Quản trị viên nói chung làm gì?

Một quản trị viên chung còn được gọi là quản lý văn phòng hoặc trợ lý hành chính.Mặc dù các mô tả công việc sẽ thay đổi phần nào theo công ty, Quản trị viên nói chung có thể chịu trách nhiệm xử lý tất cả các thư từ, trả lời các đường dây điện thoại, nhận tin nhắn, chuẩn bị báo cáo và các nhiệm vụ văn phòng chung khác.Trong một số trường hợp, các quản trị viên nói chung có thể cần đào tạo chuyên ngành để hoàn thành một số nhiệm vụ này trong môi trường văn phòng kỹ thuật cao.Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến nhất cho các công việc văn phòng ở các quốc gia nói tiếng Anh bên ngoài Bắc Mỹ., nhưng cũng gõ thư từ cho thư gửi đi.Một số quản trị viên nói chung có thể phải đến bưu điện để nhận thư, nhưng thường thì thư được gửi đến một địa điểm trung tâm trong một văn phòng để phân phối thêm.Nhiệm vụ này cực kỳ quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, có thể có giá thầu hoặc các tài liệu khác cần được kiểm tra theo thời hạn chặt chẽ. Trong một số môi trường văn phòng, một quản trị viên nói chung có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo trong nhiều nền tảng phần mềm.Do đó, các vị trí này đòi hỏi một sự hiểu biết tốt về phần mềm văn phòng, bao gồm các sản phẩm được sử dụng để xử lý văn bản, bảng tính và trình bày slide.Thông thường, Quản trị viên chung có trách nhiệm lấy thông tin thô và đưa nó vào một định dạng hấp dẫn và có thể trình bày.Người giám sát thường sẽ đăng nhập vào sản phẩm hoàn chỉnh trước khi được gửi đi.

với sự ra đời của các phần mở rộng trực tiếp và thư thoại, công việc của một quản trị viên nói chung về việc trả lời và chuyển các cuộc gọi điện thoại bị giảm bớt trong hầu hết các văn phòng.Tuy nhiên, có những lúc, khi nhân viên có thể được yêu cầu trả lời điện thoại cho ông chủ hoặc các giám đốc điều hành khác.Một số vấn đề có thể không thể chờ đợi và tùy thuộc vào quản trị viên để hiểu tình hình và đưa ra một phản ứng thích hợp.Hơn nữa, một số giám đốc điều hành thích một cuộc gọi điện thoại của người ở văn phòng trước khi gửi chúng qua. Một cách khác trong đó các quản trị viên nói chung có thể cung cấp hỗ trợ hành chính là thông qua quản lý cơ sở dữ liệu.Ví dụ: nếu công ty có thành viên hoặc cần duy trì danh sách bán hàng, đây là một nhiệm vụ có thể thuộc về Quản trị viên chung.Tùy thuộc vào người này để đảm bảo cơ sở dữ liệu không có thông tin lỗi thời để duy trì liên hệ đáng tin cậy với khách hàng. Trong một số văn phòng, Quản trị viên cũng chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì lịch trình của một hoặcnhiều giám đốc điều hành hơn.Trong tình huống này, quản trị viên sẽ thiết lập các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và cố gắng giữ ngày đúng tiến độ càng nhiều càng tốt.Điều này cũng có thể bao gồm sắp xếp các kế hoạch du lịch.