Τι κάνει ένας αναλυτής προμηθειών;

Οι εταιρείες πρέπει να διατηρήσουν ένα υγιές επίπεδο κέρδους και να δημιουργήσουν αυστηρά πρωτόκολλα προϋπολογισμού που σχετίζονται με τις δαπάνες αποτελούν μέρος αυτής της διαδικασίας.Στο τμήμα αγορών, ο αναλυτής των προμηθειών κατέχει αυτή την ευθύνη.Αυτός ή αυτή θα ενεργεί ως σύνδεσμος μεταξύ του οργανισμού του, του τμήματος χρηματοδότησης του οργανισμού και των πωλητών της εταιρείας ή των πιθανών πωλητών.Υπεύθυνος τόσο για την καθιέρωση όσο και για την τήρηση των κατευθυντήριων γραμμών για τις προμήθειες, ένας αναλυτής προμηθειών συμβάλλει στη συνολική οικονομική στρατηγική του οργανισμού.Η αξιολόγηση των δυνατοτήτων και των καθιερωμένων προμηθευτών αποτελεί μέρος αυτής της διαδικασίας, καθώς και διαπραγμάτευση συμφωνιών και τιμολόγησης για την προμήθεια εμπορευμάτων, υπηρεσιών ή προμηθειών.

Ένας αναλυτής προμηθειών θα ολοκληρώσει συχνά τα αιτήματα για πληροφορίες (RFIs), το οποίο σε ένα εργαλείο αξιολόγησης που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων που μετριάζουν με ακρίβεια τα πλεονεκτήματα και τις ικανότητες των μελλοντικών πωλητών καθώς και την έκθεση τυχόν αδυναμιών που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την οργανωτική οικονομική στρατηγική του αναλυτή.Επιπλέον, μπορεί επίσης να προετοιμάσει αιτήματα για πρόταση (RFPS), ζητώντας από τους προμηθευτές να υποβάλουν προσφορές για υπηρεσίες, εμπορεύματα ή προμήθειες για την υποστήριξη των οργανωτικών στόχων.Κατά τη συγκέντρωση των δεδομένων στις RFIs και RFP, αυτός ή αυτή θα αναλύσει τις διαθέσιμες πληροφορίες για να κάνει προσδιορισμούς σχετικά με τους πωλητές και συνήθως να εγκατασταθεί στην επιλογή ενός από τους περισσότερους πωλητές για συμβόλαιο.

Η διαπραγμάτευση είναι η επόμενη φάση της διαδικασίας στην οποία ο αναλυτής των προμηθειών θα διαπραγματευτεί με τους επιλεγμένους πωλητές τους όρους της συμφωνίας.Αυτή η διαδικασία επικεντρώνεται συνήθως στην τεκμηρίωση σαφείς προσδοκίες που απαιτούνται και από τα δύο μέρη καθώς και στην καθιέρωση τελικών δομών τιμολόγησης.Επιπλέον, ο αναλυτής των προμηθειών συχνά κατέχει την ευθύνη για τη σύνταξη και την ανανέωση όλων των συμβάσεων μεταξύ της οργάνωσής του και των πωλητών του.Οι τελικές συμβάσεις θα πρέπει να καθορίσουν όλες τις κατευθυντήριες γραμμές και τις διατάξεις που διατυπώνονται στη συμφωνία, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, αγαθών και υπηρεσιών που αγοράζονται, μήκους συμβολαίου, χρονικών πλαισίων που αναμένονται για την παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών, προσδοκίες όσον αφορά την ποιότητα και τις ποσότητες και το Clearόροι πληρωμής.

Η καθιέρωση μιας σχέσης εργασίας με τον πωλητή έχει κρίσιμη σημασία και μόλις καθιερώσει, ο αναλυτής των προμηθειών θα χρησιμοποιήσει τις δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων για να συγκρίνει τους όρους και τις επιδόσεις του προμηθευτή με τα δεδομένα της αγοράς.Η ανάλυση των σημερινών τάσεων της αγοράς και η πρόβλεψη μελλοντικών επιδόσεων αγαθών και υπηρεσιών στην ανοικτή αγορά θα παράσχει σχετικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη σύσταση στρατηγικών αγοράς που ευθυγραμμίζονται με τους οικονομικούς στόχους του οργανισμού.Ως εκ τούτου, ένας αναλυτής προμηθειών θα περάσει πολύ χρόνο μεταφράζοντας τα ακατέργαστα δεδομένα σε πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη λήψη αποφάσεων.