Apa yang dilakukan analis pengadaan?

Perusahaan perlu mempertahankan tingkat laba yang sehat, dan membangun protokol anggaran yang ketat yang terkait dengan pengeluaran adalah bagian dari proses itu.Di departemen pembelian, analis pengadaan memiliki tanggung jawab ini.Ia akan bertindak sebagai penghubung antara organisasinya, departemen keuangan organisasi, dan vendor perusahaan atau vendor potensial.Bertanggung jawab untuk membangun dan mematuhi pedoman pengadaan, analis pengadaan berkontribusi pada strategi keuangan keseluruhan organisasi.Evaluasi vendor potensial dan mapan adalah bagian dari proses ini serta negosiasi perjanjian dan harga untuk mendapatkan barang dagangan, layanan atau pasokan.

Analis pengadaan akan sering menyelesaikan permintaan informasi (RFI), yang dalam alat penilaian yang digunakan untuk mengumpulkan data yang secara akurat mengukur kekuatan dan kemampuan calon vendor serta mengungkap kelemahan apa pun yang mungkin memengaruhi strategi keuangan organisasi analis.Selain itu, ia juga dapat menyiapkan permintaan proposal (RFP), meminta vendor untuk mengajukan penawaran untuk layanan, barang dagangan atau pasokan untuk mendukung tujuan organisasi.Setelah mengumpulkan data dalam RFI dan RFP, ia akan menganalisis informasi yang tersedia untuk membuat penentuan mengenai vendor dan biasanya memilih memilih salah satu vendor untuk kontrak.

Negosiasi adalah fase berikutnya dari proses di mana analis pengadaan akan bernegosiasi dengan vendor yang dipilih ketentuan perjanjian.Proses ini biasanya difokuskan pada mendokumentasikan ekspektasi yang jelas yang diperlukan dari kedua belah pihak serta membangun struktur penetapan harga akhir.Selain itu, analis pengadaan sering kali memiliki tanggung jawab untuk menyusun dan memperbarui semua kontrak antara organisasinya dan vendornya.Kontrak akhir perlu menentukan semua pedoman dan ketentuan yang diartikulasikan dalam perjanjian, termasuk, tetapi tidak terbatas pada, barang dan jasa yang dibeli, panjang kontrak, kerangka waktu yang diharapkan untuk pengiriman barang atau jasa, ekspektasi dalam hal kualitas dan kuantitas, dan jelassyarat pembayaran.

Membangun hubungan kerja dengan vendor adalah sangat penting, dan setelah menetapkan analis pengadaan akan menggunakan kemampuan analisis datanya untuk membandingkan istilah dan kinerja vendor dengan data pasar.Menganalisis tren pasar saat ini dan memperkirakan kinerja barang dan jasa di masa depan di pasar terbuka akan memberikan data yang relevan yang digunakan dalam merekomendasikan strategi pembelian yang selaras dengan tujuan keuangan organisasi.Oleh karena itu, analis pengadaan akan menghabiskan banyak waktu menerjemahkan data mentah ke dalam informasi yang dapat digunakan untuk membuat keputusan.