Τι κάνει ένας διοικητικός υπάλληλος;

Η πρωταρχική δουλειά οποιουδήποτε διοικητικού αξιωματούχου είναι να διαχειριστεί τα χαρτιά και τα καθήκοντα προσωπικού που απαιτούνται για να διασφαλιστεί ότι η καθημερινή επιχείρηση λειτουργεί ομαλά.Αυτά τα είδη επαγγελματιών είναι συνήθως κάπως υψηλού επιπέδου και συνήθως έχουν ηγετικές ευθύνες εκτός από το έργο τους στο γραφείο.Οι περισσότερες εταιρείες και οι κυβερνητικές οντότητες χρησιμοποιούν αυτά τα είδη ανθρώπων για να βοηθήσουν να διασφαλίσουν ότι οι εσωτερικές λειτουργίες και οι επιχειρηματικές λειτουργίες συμβαίνουν με τον τρόπο που πρέπει.Σε σχεδόν κάθε πλαίσιο, η εργασία περιλαμβάνει τέσσερις κύριες λειτουργίες: επικοινωνία, συντονισμό, καθημερινά διοικητικά καθήκοντα και μακροπρόθεσμο σχεδιασμό.

Ρόλος στις εταιρείες

Πολλοί από τους πιο γνωστούς διοικητικούς υπαλλήλους εργάζονται σε εταιρείες.Σε μεγάλες επιχειρήσεις, υπάρχει συχνά μια ολόκληρη διαίρεση αφιερωμένη στις διοικητικές υποθέσεις και ο αξιωματικός χρησιμεύει ως κεφάλι του.Οι μικρότεροι οργανισμοί συνήθως προσλαμβάνουν αυτό το είδος επαγγελματικού για να εργαστούν παράλληλα με άλλους ηγέτες με πολύ πιο πρακτικό τρόπο.Και στις δύο περιπτώσεις, η εργασία επικεντρώνεται στη διοίκηση.Ο διοικητικός υπάλληλος είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη διαδικασιών και προσωπικού για να διασφαλίσει ότι η εταιρεία είναι σε θέση να επιτύχει ορισμένους καθορισμένους στόχους.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα πάντα από την ανάθεση έργων έως τη σύνταξη αναφορών και την ανάλυση των αριθμών εξόδου.Πολλή δουλειά είναι "εσωτερική", πράγμα που σημαίνει ότι βασίζεται στην αναφορά και την κατάθεση χαρτιού.

Κυβερνητικές θέσεις

Οι περισσότερες κυβερνήσεις χρειάζονται επίσης διοικητικούς υπαλλήλους, αν και ο κόσμος αυτών των επαγγελματιών τείνει να είναι κάπως διαφορετικός.Αντί να βοηθήσει μια εταιρεία να επιτύχει τους δικούς της στόχους, η δουλειά αυτού του ατόμου είναι να βοηθήσει να μεταδώσει στο κοινό τον τρόπο με τον οποίο κάνουν οι εκλεγμένοι ή διορισμένοι ηγέτες.Αυτός ή αυτή μπορεί επίσης να εργαστεί απευθείας με αυτούς τους ηγέτες για να βεβαιωθεί ότι μένουν σε καλό δρόμο.Η δουλειά εξακολουθεί να είναι πολύ κεντρική και περιλαμβάνει πολλή αναφορά και τον αριθμό.Η κύρια διαφορά είναι το επιδιωκόμενο κοινό και ο πρωταρχικός στόχος.

Επικοινωνία

Οι διοικητικοί υπάλληλοι τόσο στις εταιρείες όσο και στα κυβερνητικά γραφεία συνήθως πρέπει να επικεντρωθούν πολύ στην επικοινωνία.Αυτοί οι επαγγελματίες συνδέονται συνήθως τόσο με το προσωπικό ανώτερων στελεχών όσο και με το προσωπικό της πρώτης γραμμής και σε κάποιο βαθμό είναι υπεύθυνοι να φέρουν μηνύματα μεταξύ αυτών των δύο ομάδων.Όλη η επικοινωνία συνήθως πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική και να έχει επαγγελματικό τόνο.Η δυνατότητα καθορισμού των πληροφοριών που πρέπει να μοιραστείτε και της καλύτερης μεθόδου στην οποία θα επικοινωνήσετε είναι συνήθως πολύ σημαντική.

Συντονίζοντας τις δραστηριότητες της ομάδας

Οι περισσότεροι διοικητικοί αξιωματικοί θα επικεντρωθούν επίσης στην προσοχή τους στη συγκέντρωση διαφορετικών ομάδων ανθρώπων μαζί, είτε για να παράγουνσυγκεκριμένες αναφορές ή για να λάβετε ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πηγαίνουν τα πράγματα.Οι τύποι δραστηριοτήτων και ομάδων που πρέπει να συντονιστούν εξαρτώνται από τη βιομηχανία, τη λειτουργία των επιχειρήσεων και τις συνολικές επιχειρηματικές πρακτικές.Για παράδειγμα, σε μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών, οι αξιωματικοί μπορεί να χρειαστεί να συντονίσουν τις τοποθεσίες τεχνικών, τους ιστότοπους εργασίας και τις παραδόσεις προϊόντων.Σε μια ιατρική πρακτική, η εργασία μπορεί να περιστρέφεται γύρω από τον εξορθολογισμό της ροής πληροφοριών μεταξύ των ασθενών, των αντιπροσώπων πωλήσεων, των συμβούλων και των ιατρικών επαγγελματιών που αποτελούν τον πυρήνα της πρακτικής.

Καθημερινά διοικητικά καθήκοντα

Σχεδόν κάθε οργανισμός έχει επίσης πολλά μικρότερα καθήκοντα που μπορεί να φαίνονται κοσμικά, αλλά πρέπει να ολοκληρωθούν για να λειτουργούν οι επιχειρήσεις ως συνήθως.Πολλά από αυτά σχετίζονται με χαρτιά και τα περισσότερα από αυτά εμπίπτουν στην κύρια εργασία του διοικητικού αξιωματούχου.Αυτό περιλαμβάνει τους λογαριασμούς πληρωμής, την έκδοση τιμολογίων στους πελάτες, την επεξεργασία πληρωμών που λαμβάνονται και τη δημιουργία μισθοδοσίας για το προσωπικό.Τα εμβάσματα σε κυβερνητικές και άλλες υπηρεσίες πρέπει επίσης να αποστέλλονται με τη σωστή τεκμηρίωση υποστήριξης.

Σε μικρές εταιρείες ή οργανισμούς, ο διοικητικός υπάλληλος είναι συχνά υπεύθυνος για αυτά τα καθήκοντα του.Τα στελέχη υψηλότερης ισχύος δεν κάνουν συχνά τέτοιου είδους εργασίες προσωπικά, προτιμώντας αντ 'αυτού να de