Ano ang ginagawa ng isang administratibong opisyal?

Ang pangunahing trabaho ng anumang opisyal ng administratibo ay upang pamahalaan ang mga gawaing papel at tauhan na kinakailangan upang matiyak na ang pang-araw-araw na negosyo ay tumatakbo nang maayos.Ang mga ganitong uri ng mga propesyonal ay karaniwang medyo mataas ang ranggo at karaniwang may mga responsibilidad sa pamumuno bilang karagdagan sa kanilang trabaho sa desk.Karamihan sa mga korporasyon at mga nilalang ng gobyerno ay gumagamit ng mga ganitong uri ng mga tao upang makatulong na matiyak na ang mga panloob na operasyon at pag -andar ng negosyo ay nangyayari sa paraang nararapat.Sa halos lahat ng konteksto, ang trabaho ay nagsasangkot ng apat na pangunahing pag-andar: komunikasyon, koordinasyon, pang-araw-araw na mga gawain sa administratibo, at pangmatagalang pagpaplano.

Papel sa mga korporasyon

Marami sa mga kilalang opisyal ng administratibo ang nagtatrabaho sa mga kumpanya.Sa mga malalaking negosyo, madalas na isang buong dibisyon na nakatuon sa mga gawain sa administratibo, at ang opisyal ay nagsisilbing ulo nito.Ang mas maliit na mga organisasyon ay karaniwang umarkila ng ganitong uri ng propesyonal upang gumana kasama ang iba pang mga pinuno sa mas maraming paraan.Sa alinmang kaso, ang mga sentro ng trabaho sa pamamahala.Ang opisyal ng administratibo ay namamahala sa pangangasiwa ng mga proseso at tauhan upang matiyak na ang kumpanya ay maaaring matugunan ang ilang mga tinukoy na layunin.Maaari itong kasangkot ang lahat mula sa pagtatalaga ng mga proyekto sa pagsulat ng mga ulat at pagsusuri ng mga numero ng output.Ang maraming gawain ay "panloob," na nangangahulugang ito ay batay sa pag -uulat at pag -file ng papel.

Mga Posisyon ng Pamahalaan

Karamihan sa mga gobyerno ay nangangailangan din ng mga opisyal ng administratibo, kahit na ang mundo ng mga propesyonal na ito ay may posibilidad na maging naiiba.Sa halip na tulungan ang isang kumpanya na matugunan ang sariling mga layunin, ang trabaho ng taong ito ay upang makatulong na maiparating sa publiko kung paano ginagawa ang mga nahalal o itinalagang pinuno.Maaari rin siyang gumana nang diretso sa mga pinuno upang matiyak na nananatili sila sa track.Ang trabaho ay napaka-papel-sentrik pa rin at nagsasangkot ng maraming ulat-pagsulat at bilang ng crunching.Ang pangunahing pagkakaiba ay ang inilaan na madla at ang overarching na layunin.

Komunikasyon

Ang mga opisyal ng administratibo sa parehong mga kumpanya at tanggapan ng gobyerno ay karaniwang kailangang mag -focus ng maraming komunikasyon.Ang mga propesyonal na ito ay karaniwang konektado sa parehong senior management at front-line staff, at sa isang tiyak na lawak ay namamahala sa pagbabalik ng mga mensahe sa pagitan ng dalawang pangkat na ito.Ang lahat ng komunikasyon ay karaniwang dapat maging malinaw, maigsi, at magkaroon ng isang propesyonal na tono.Ang kakayahang matukoy kung anong impormasyon ang ibabahagi at ang pinakamahusay na pamamaraan kung saan makipag -usap ay karaniwang napakahalaga.mga tukoy na ulat o upang makakuha ng ilang impormasyon tungkol sa kung paano nangyayari ang mga bagay.Ang mga uri ng mga aktibidad at koponan na dapat na coordinated ay nakasalalay sa industriya, pag -andar ng negosyo, at pangkalahatang kasanayan sa negosyo.Halimbawa, sa isang firm firm, maaaring kailanganin ng mga opisyal na mag -coordinate ng mga lokasyon ng technician, mga site ng trabaho, at paghahatid ng produkto.Sa isang medikal na kasanayan, ang trabaho ay maaaring umikot sa pag -stream ng daloy ng impormasyon sa pagitan ng mga pasyente, mga kinatawan ng benta, consultant, at mga medikal na propesyonal na bumubuo sa pangunahing kasanayan.

Pang -araw -araw na mga gawaing pang -administratibo

Halos bawat samahan ay mayroon ding maraming mas maliit na mga gawain na maaaring mukhang makamundo ngunit kailangang makumpleto para sa negosyo na tumakbo tulad ng dati.Marami sa mga ito ay may kaugnayan sa papeles, at ang karamihan sa mga ito ay nahuhulog sa ilalim ng pangunahing paglalarawan ng trabaho ng administratibong opisyal.Kasama dito ang pagbabayad ng mga bayarin, paglabas ng mga invoice sa mga customer, mga natanggap na pagbabayad, at paglikha ng payroll para sa mga kawani.Ang mga remittance sa gobyerno at iba pang mga ahensya ay dapat ding ipadala kasama ang tamang pagsuporta sa dokumentasyon.

Sa mga maliliit na kumpanya o ahensya, ang opisyal ng administratibo ay madalas na namamahala sa mga gawaing ito.Ang mga mas mataas na pinalakas na executive ay hindi madalas gawin ang mga ganitong uri ng mga gawain nang personal, mas pinipili sa halip na deI -legate ang mga ito sa higit pang mga kawani ng junior at mdash;Ngunit kadalasan ay nananatiling responsable sila para matiyak na maayos ang mga ito at sa oras.Kapag ang isang kumpanya ay may problema sa pagsingil o nahuhulog sa mga pangunahing pagbabayad, ang opisyal ng administratibo ay madalas na isa sa mga unang tao na sinisisi.

Paplano ng Pagpaplano

Ang gawain ng Administrative Officer ay karaniwang inilalagay sa kanya sa gitna ng lahat ng mga aktibidad sa negosyo, na nagbibigay ng isang kawili -wiling pananaw sa kung paano maraming iba't ibang mga bagay ang tumatakbo at nagpapatakbo.Ang mga negosyo at gobyerno ay maaaring maghanap ng mga paraan ng pag-agaw ng ganitong uri ng "tingnan ang lahat" na diskarte pagdating sa pagpaplano sa buong samahan.Maaari itong maging kasing simple ng pagtatakda ng mga makatuwirang layunin para sa isang paparating na quarter o pagtulong upang ma -estratehiya ang isang diskarte para sa isang kampanya.Ang isang opisyal ng administratibo ay maaaring sisingilin sa paghahanap ng isang mas malaking puwang para sa samahan, pagpaplano ng paglipat, at pagdidisenyo ng workspace, halimbawa, o maaaring tungkulin sa pag -isip kung ano ang kailangan ng mga mamamayan pagdating sa isang bagay na tiyak tulad ng kaluwagan sa buwis, pagkatapos ay naghahanap para saIba't ibang mga solusyon at posibleng pag -aayos.

Pagkuha ng trabaho

Walang iisang listahan ng kung ano ang kinakailangan upang maging isang opisyal ng administratibo, sa bahagi dahil sa kung gaano karaming iba't ibang mga pagkakataon doon.Ang mga kinakailangan para sa pamumuno sa isang pangunahing korporasyon ay talagang naiiba sa mga nasa isang maliit na non-profit o tanggapan ng lokal na pamahalaan.Karamihan sa mga kandidato ay nakumpleto ang isang post-pangalawang programa ng pagsasanay sa pangangasiwa ng negosyo o pamamahala, na nagpapakita ng kanilang savvy pagdating sa panloob na operasyon at koordinasyon ng tauhan.Sa kabila ng pangunahing edukasyon, gayunpaman, marami ang naiwan sa indibidwal na kumpanya.

Maraming mga employer ang mas interesado sa mga kaugnay na karanasan sa trabaho kaysa sa mga kredensyal sa akademiko.Ang karanasan sa paglutas ng mga problema, pamamahala ng salungatan, at paggamit ng mga computer system ay napakahalaga.Ang kakayahang hawakan ang presyon, magtrabaho sa ilalim ng mga hadlang sa oras, at makitungo sa mga salungat na prayoridad ay maaaring maging kapaki -pakinabang din.Sa karamihan ng mga kaso, ang isang maingat na pagsusuri ng isang partikular na paglalarawan ng trabaho ay ang pinakamahusay na paraan para malaman ng mga kandidato kung ano ang talagang kakailanganin ng isang tiyak na pagkakataon.

Ang pag-iwas sa pagkalito sa mga administrador ng tanggapan

Ang pamagat ng trabaho na "administratibong opisyal" ay maaaring madaling malito sa katulad na tunog na "Office Administrator" at mga katulong na katulong sa Opisina ng Administratibo, kahit na ang dalawa ay karaniwang naiiba.Ang isang tagapangasiwa ng tanggapan o katulong sa opisina ay karaniwang isang sekretarya o kawani ng kawani na gumaganap ng isang napaka-junior na papel sa pag-file, pagsagot sa mga telepono, at iba pang mababang antas ng administratibong gawain.Ang mga opisyal ay mas madalas na executive na maraming pagsasanay at kadalubhasaan at gumana nang higit pa bilang mga pinuno kaysa sa mga tagasuporta.Ang parehong uri ng mga trabaho ay nagsasangkot sa pamamahala ng iba't ibang mga gawain na batay sa papel, sa iba't ibang mga antas.