Một nhân viên hành chính làm gì?
Công việc chính của bất kỳ nhân viên hành chính nào là quản lý các nhiệm vụ giấy tờ và nhân sự cần thiết để đảm bảo rằng kinh doanh hàng ngày diễn ra suôn sẻ.Những loại chuyên gia này thường có phần cao cấp và thường có trách nhiệm lãnh đạo ngoài công việc bàn của họ.Hầu hết các tập đoàn và thực thể chính phủ sử dụng các loại người này để giúp đảm bảo rằng các hoạt động nội bộ và chức năng kinh doanh đang diễn ra theo cách mà họ nên làm.Trong gần như mọi bối cảnh, công việc liên quan đến bốn chức năng chính: giao tiếp, phối hợp, nhiệm vụ hành chính hàng ngày và lập kế hoạch dài hạn.Vai trò trong các tập đoàn
Nhiều sĩ quan hành chính nổi tiếng làm việc trong các công ty.Trong các doanh nghiệp lớn, thường có toàn bộ bộ phận dành riêng cho các vấn đề hành chính, và cảnh sát viên đóng vai trò là người đứng đầu.Các tổ chức nhỏ hơn thường thuê loại chuyên nghiệp này để làm việc cùng với các nhà lãnh đạo khác theo cách thực hành hơn nhiều.Trong cả hai trường hợp, các công việc tập trung vào quản lý.Cán bộ hành chính chịu trách nhiệm giám sát các quy trình và nhân sự để đảm bảo rằng công ty có thể đáp ứng các mục tiêu xác định nhất định.Điều này có thể liên quan đến tất cả mọi thứ, từ việc gán các dự án đến viết báo cáo và phân tích số đầu ra.Rất nhiều công việc là nội bộ của người Viking, có nghĩa là nó dựa trên báo cáo và nộp đơn giấy.Các vị trí chính phủ Hầu hết các chính phủ cũng cần các sĩ quan hành chính, mặc dù thế giới của các chuyên gia này có xu hướng hơi khác.Thay vì giúp một công ty đáp ứng các mục tiêu của riêng mình, công việc của người này là giúp truyền đạt cho công chúng cách các nhà lãnh đạo được bầu hoặc bổ nhiệm đang làm.Anh ấy hoặc cô ấy cũng có thể làm việc trực tiếp với các nhà lãnh đạo đó để đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng.Công việc vẫn còn rất tập trung vào giấy và liên quan đến rất nhiều báo cáo viết và khủng hoảng số lượng.Sự khác biệt chính là đối tượng dự định và mục tiêu bao quát.Truyền thông Cán bộ hành chính trong cả hai công ty và văn phòng chính phủ thường phải tập trung rất nhiều vào giao tiếp.Các chuyên gia này thường được kết nối với cả nhân viên quản lý cấp cao và nhân viên tiền tuyến, và ở một mức độ nhất định chịu trách nhiệm mang tin nhắn qua lại giữa hai nhóm này.Tất cả các giao tiếp thường phải rõ ràng, súc tích và có giọng điệu chuyên nghiệp.Khả năng xác định thông tin nào để chia sẻ và phương pháp tốt nhất để giao tiếp thường rất quan trọng.Các báo cáo cụ thể hoặc để có được thông tin nhất định về cách mọi thứ đang diễn ra.Các loại hoạt động và nhóm phải được phối hợp phụ thuộc vào ngành công nghiệp, chức năng kinh doanh và thực tiễn kinh doanh tổng thể.Ví dụ, trong một công ty dịch vụ, các sĩ quan có thể cần điều phối các địa điểm kỹ thuật viên, trang web việc làm và giao hàng sản phẩm.Trong một thực hành y tế, công việc có thể xoay quanh việc hợp lý hóa luồng thông tin giữa bệnh nhân, đại diện bán hàng, chuyên gia tư vấn và các chuyên gia y tế, những người tạo nên cốt lõi của thực hành.Các nhiệm vụ hành chính hàng ngày Gần như mọi tổ chức cũng có rất nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn có vẻ trần tục nhưng phải hoàn thành để kinh doanh chạy như bình thường.Rất nhiều trong số này là liên quan đến thủ tục giấy tờ, và hầu hết trong số đó thuộc về nhân viên hành chính mô tả công việc chính.Điều này bao gồm thanh toán hóa đơn, cấp hóa đơn cho khách hàng, xử lý thanh toán nhận được và tạo bảng lương cho nhân viên.Chuyển tiền cho chính phủ và các cơ quan khác cũng phải được gửi đi với các tài liệu hỗ trợ chính xác. Trong các công ty hoặc cơ quan nhỏ, nhân viên hành chính thường chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ này.Các giám đốc điều hành quyền lực cao hơn don don thường thực hiện các loại nhiệm vụ này, thay vào đó thíchLegate họ cho nhiều nhân viên cơ sở mdash;Nhưng họ thường vẫn chịu trách nhiệm đảm bảo rằng chúng được thực hiện đúng và đúng hạn.Khi một công ty có vấn đề về thanh toán hoặc tụt lại phía sau các khoản thanh toán lớn, nhân viên hành chính thường là một trong những người đầu tiên bị đổ lỗi.Vai trò lập kế hoạchCán bộ hành chính Công việc thường đặt anh ta hoặc cô ta vào trung tâm của tất cả các hoạt động kinh doanh, điều này đưa ra một viễn cảnh thú vị về cách nhiều thứ khác nhau chạy và hoạt động.Các doanh nghiệp và chính phủ có thể tìm kiếm các cách tận dụng loại hình này xem tất cả các phương pháp tiếp cận khi nói đến kế hoạch toàn tổ chức.Điều này có thể đơn giản như đặt ra các mục tiêu hợp lý cho một quý sắp tới hoặc giúp lập chiến lược một cách tiếp cận cho một chiến dịch.Một nhân viên hành chính có thể bị buộc tội tìm một không gian rộng hơn cho tổ chức, lập kế hoạch di chuyển và thiết kế không gian làm việc, hoặc có thể được giao nhiệm vụ tìm ra những gì công dân cần khi nói đến một thứ gì đó cụ thể như giảm thuế, sau đó tìm kiếmCác giải pháp khác nhau và các bản sửa lỗi có thể có.
Nhận công việc Không có danh sách duy nhất nào để trở thành một nhân viên hành chính, một phần vì có bao nhiêu cơ hội khác nhau.Các yêu cầu về lãnh đạo trong một tập đoàn lớn thực sự khác với các công ty trong một văn phòng phi lợi nhuận nhỏ hoặc chính quyền địa phương.Hầu hết các ứng viên đã hoàn thành một chương trình đào tạo sau trung học về quản trị hoặc quản lý kinh doanh, điều này thể hiện sự hiểu biết của họ khi nói đến hoạt động nội bộ và phối hợp nhân sự.Tuy nhiên, ngoài giáo dục cơ bản, rất nhiều thứ được để lại cho từng công ty.Nhiều nhà tuyển dụng quan tâm đến kinh nghiệm làm việc liên quan nhiều hơn thông tin học tập.Kinh nghiệm giải quyết các vấn đề, quản lý xung đột và sử dụng hệ thống máy tính là rất quan trọng.Khả năng xử lý áp lực, làm việc theo hạn chế thời gian và đối phó với các ưu tiên mâu thuẫn cũng có thể rất hữu ích.Trong hầu hết các trường hợp, một đánh giá cẩn thận về một mô tả công việc cụ thể là cách tốt nhất để các ứng viên tìm ra cơ hội cụ thể thực sự sẽ yêu cầu gì.Tránh nhầm lẫn với các quản trị viên văn phòng