Apa yang dilakukan petugas administrasi?

Pekerjaan utama setiap petugas administrasi adalah mengelola dokumen dan tugas personel yang diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis sehari-hari berjalan dengan lancar.Profesional semacam ini biasanya agak berpangkat tinggi dan biasanya memiliki tanggung jawab kepemimpinan selain pekerjaan meja mereka.Sebagian besar perusahaan dan entitas pemerintah menggunakan orang -orang semacam ini untuk membantu memastikan bahwa operasi internal dan fungsi bisnis terjadi seperti yang seharusnya.Dalam hampir setiap konteks, pekerjaan itu melibatkan empat fungsi utama: komunikasi, koordinasi, tugas administrasi harian, dan perencanaan jangka panjang.

Peran dalam perusahaan

Banyak pejabat administrasi paling terkenal bekerja di perusahaan.Dalam bisnis besar, seringkali ada seluruh divisi yang didedikasikan untuk urusan administrasi, dan petugas berfungsi sebagai kepalanya.Organisasi yang lebih kecil biasanya mempekerjakan profesional semacam ini untuk bekerja bersama para pemimpin lain dengan cara yang jauh lebih langsung.Dalam kedua kasus tersebut, pekerjaan berpusat pada manajemen.Pejabat Administrasi bertanggung jawab atas mengawasi proses dan personel untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi tujuan tertentu.Ini dapat melibatkan segalanya mulai dari menetapkan proyek hingga menulis laporan dan menganalisis nomor output.Banyak pekerjaan adalah "internal," yang berarti didasarkan pada pelaporan dan pengarsipan kertas.

Posisi Pemerintah

Sebagian besar pemerintah juga membutuhkan petugas administrasi, meskipun dunia para profesional ini cenderung agak berbeda.Alih -alih membantu perusahaan memenuhi tujuannya sendiri, tugas orang ini adalah membantu menyampaikan kepada publik bagaimana kabar para pemimpin yang dipilih atau ditunjuk.Ia juga dapat bekerja secara langsung dengan para pemimpin itu untuk memastikan bahwa mereka tetap di jalur.Pekerjaan itu masih sangat berpusat pada kertas dan melibatkan banyak penulisan laporan dan angka-angka.Perbedaan utama adalah audiens yang dimaksud dan tujuan menyeluruh.

Komunikasi

Petugas administrasi di perusahaan dan kantor pemerintah biasanya harus banyak fokus pada komunikasi.Para profesional ini biasanya terhubung dengan manajemen senior dan staf garis depan, dan sampai batas tertentu bertugas membawa pesan bolak-balik antara kedua kelompok ini.Semua komunikasi biasanya harus jelas, ringkas, dan memiliki nada profesional.Kemampuan untuk menentukan informasi apa yang akan dibagikan dan metode terbaik untuk berkomunikasi biasanya sangat penting.

Kegiatan tim yang mengoordinasikan

Sebagian besar petugas administrasi juga akan memusatkan banyak perhatian mereka untuk menyatukan kelompok orang yang berbeda, baik untuk menghasilkanlaporan khusus atau untuk mendapatkan informasi tertentu tentang bagaimana keadaannya.Jenis kegiatan dan tim yang harus dikoordinasikan tergantung pada industri, fungsi bisnis, dan praktik bisnis secara keseluruhan.Misalnya, di perusahaan jasa, petugas mungkin perlu mengoordinasikan lokasi teknisi, lokasi kerja, dan pengiriman produk.Dalam praktik medis, pekerjaan dapat berputar di sekitar merampingkan aliran informasi antara pasien, perwakilan penjualan, konsultan, dan profesional medis yang membentuk inti dari praktik tersebut.

Tugas Administratif Harian

Hampir setiap organisasi juga memiliki banyak tugas yang lebih kecil yang mungkin tampak biasa tetapi harus diselesaikan untuk bisnis untuk berjalan seperti biasa.Banyak dari ini terkait dengan dokumen, dan sebagian besar berada di bawah deskripsi pekerjaan utama petugas administrasi.Ini termasuk pembayaran tagihan, menerbitkan faktur kepada pelanggan, memproses pembayaran yang diterima, dan membuat penggajian untuk staf.Pengiriman uang kepada pemerintah dan lembaga lain juga harus dikirim dengan dokumentasi pendukung yang benar.

Di perusahaan atau lembaga kecil, Pejabat Administrasi sering bertanggung jawab atas tugas-tugas ini dirinya sendiri.Eksekutif bertenaga lebih tinggi tidak sering melakukan tugas-tugas semacam ini secara pribadi, lebih suka DEmelahirkan mereka untuk lebih banyak staf junior mdash;Tetapi mereka biasanya tetap bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka dilakukan dengan benar dan tepat waktu.Ketika sebuah perusahaan memiliki masalah penagihan atau tertinggal pada pembayaran besar, petugas administrasi sering kali salah satu orang pertama disalahkan.

Peran Perencanaan

Pekerjaan petugas administrasi biasanya menempatkannya di pusat semua kegiatan bisnis, yang memberikan perspektif yang menarik tentang bagaimana banyak hal yang berbeda berjalan dan beroperasi.Bisnis dan pemerintah dapat mencari cara untuk memanfaatkan pendekatan "lihat semua" semacam ini dalam hal perencanaan organisasi.Ini bisa sesederhana menetapkan tujuan yang masuk akal untuk kuartal mendatang atau membantu menyusun strategi pendekatan untuk kampanye.Seorang pejabat administrasi dapat dituduh menemukan ruang yang lebih besar untuk organisasi, merencanakan langkah, dan merancang ruang kerja, misalnya, atau mungkin ditugaskan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan warga ketika datang ke sesuatu yang spesifik seperti keringanan pajak, kemudian mencariSolusi yang berbeda dan perbaikan yang mungkin.

Mendapatkan pekerjaan

Tidak ada daftar tunggal tentang apa yang diperlukan untuk menjadi petugas administrasi, sebagian karena berapa banyak peluang berbeda yang ada.Persyaratan untuk kepemimpinan di perusahaan besar sangat berbeda dari yang ada di kantor kecil nirlaba atau pemerintah daerah.Sebagian besar kandidat telah menyelesaikan program pelatihan pasca-sekolah menengah dalam administrasi bisnis atau manajemen, yang menunjukkan paham mereka dalam hal operasi internal dan koordinasi personel.Di luar pendidikan dasar, bagaimanapun, banyak yang diserahkan kepada perusahaan individu.

Banyak pengusaha lebih tertarik pada pengalaman kerja terkait daripada kredensial akademik.Pengalaman menyelesaikan masalah, mengelola konflik, dan menggunakan sistem komputer sangat penting.Kemampuan untuk menangani tekanan, bekerja di bawah kendala waktu, dan menangani prioritas yang bertentangan juga bisa sangat berguna.Dalam kebanyakan kasus, tinjauan yang cermat dari deskripsi pekerjaan tertentu adalah cara terbaik bagi kandidat untuk mencari tahu apa yang sebenarnya diperlukan peluang spesifik.

Menghindari kebingungan dengan administrator kantor

Judul pekerjaan "petugas administrasi" kadang-kadang dapat mudah untuk membingungkan dengan "administrator kantor" yang terdengar serupa dan pekerjaan asisten administrasi, meskipun keduanya biasanya sangat berbeda.Administrator kantor atau asisten kantor pada dasarnya adalah sekretaris atau staf pendukung yang memainkan peran yang sangat junior dalam mengajukan, menjawab telepon, dan pekerjaan administrasi tingkat rendah lainnya.Petugas lebih sering eksekutif yang memiliki banyak pelatihan dan keahlian dan berfungsi lebih sebagai pemimpin daripada pendukung.Kedua jenis pekerjaan melibatkan manajemen tugas berbasis kertas yang berbeda, hanya pada tingkat yang sangat berbeda.