Τι κάνει ένας εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων;

Ένας εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων εργάζεται υπό την κηδεμονία ενός διαχειριστή εκδηλώσεων για να εξασφαλίσει όλες τις πτυχές ενός προγραμματισμένου συμβάντος να εκτελείται ομαλά.Η διαχείριση των εκδηλώσεων είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει την πράξη των εκδηλώσεων σχεδιασμού και εκτέλεσης και πολλά σχολεία προσφέρουν πτυχία στη διαχείριση ξενοδοχείων και φιλοξενίας για να εκπαιδεύσουν διαχειριστές εκδηλώσεων.Ο εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων συνεργάζεται με τον διαχειριστή εκδηλώσεων για τον συντονισμό του θέματος, του προϋπολογισμού, των τροφίμων, του χώρου, της μουσικής, των δελτίων τύπου, της ασφάλειας και πολλών άλλων πτυχών εφοδιαστικής που απαιτούνται κατά τη φιλοξενία ενός γεγονότος. Το θέμα είναι συνήθως το πρώτο στοιχείο που συζητήθηκε όταν συμβάνΟι διευθυντές συνεργάζονται με έναν πελάτη.Η κατανόηση ακριβώς τι θέλει ο πελάτης βοηθά τον εκπαιδευόμενο του διαχειριστή εκδηλώσεων και του διαχειριστή εκδηλώσεων να γνωρίζει πού να ξεκινήσει.Οι θέσεις των εκπαιδευόμενων συχνά περιλαμβάνουν την έρευνα της ιστορίας πίσω από το θέμα για την επίτευξη ιστορικής ακρίβειας.Για παράδειγμα, ένα

Gone with the Wind

κοστούμι κόμμα θα πρέπει να περιλαμβάνει φορέματα antebellum και ενδεχομένως ακόμη και φαγητό και μουσική από την περίοδο.Ο εκπαιδευόμενος διαχειριστής εκδηλώσεων ερευνά τα κανονικά στοιχεία από αυτή τη χρονική περίοδο και παρέχει στον διαχειριστή εκδηλώσεων τις απαραίτητες λεπτομέρειες για την ανάπτυξη ενός σχεδίου. Ο προϋπολογισμός είναι μια άλλη σημαντική πτυχή στον προγραμματισμό των εκδηλώσεων.Μόλις δημιουργηθεί το θέμα, ο διαχειριστής εκδηλώσεων θα συζητήσει τα κατώτατα όρια του προϋπολογισμού με τον πελάτη για να καθορίσει ποιο ποσό δαπανών είναι διαθέσιμο.Ο εκπαιδευόμενος είναι στη συνέχεια υπεύθυνος για την αίτηση προσφορών από τους διάφορους πωλητές, την εδραίωση των πληροφοριών και την παροχή στον διαχειριστή εκδηλώσεων με μια έκθεση για αναθεώρηση.Ανάλογα με την τελική έκθεση, ενδέχεται να απαιτηθούν διαπραγματεύσεις για να εξασφαλιστεί η ικανοποίηση των αναγκών του πελάτη.Ο εκπαιδευόμενος μπορεί να καθίσει στις διαπραγματεύσεις μεταξύ του διαχειριστή εκδηλώσεων και είτε των πωλητών είτε του πελάτη για να μάθει πώς διεξάγεται η τέχνη της διαπραγμάτευσης.

Ένας εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων θεωρείται μερικές φορές "gopher" λόγω του αριθμού των καθηκόντων της τελευταίας στιγμής που έχουν ανατεθεί.Καθώς προσεγγίζει η ημέρα της εκδήλωσης, πολλές μικρές δραστηριότητες όπως η κλήση για επιβεβαίωση παραδόσεων ή την επαλήθευση του R.S.V.P.Η λίστα πέφτει στον εκπαιδευόμενο.Οι ημερήσιες συνεδρίες ανατροφοδότησης είναι κοινές όταν ο διαχειριστής εκδηλώσεων και ο εκπαιδευόμενος τρέχουν μέσω μιας λίστας ελέγχου για να διασφαλιστεί ότι όλες οι πτυχές αντιμετωπίζονται έγκαιρα.Τα εγκόσμια πράγματα όπως ο προγραμματισμός του χώρου στάθμευσης και της εκφόρτωσης για τους πωλητές, καθώς και η επιβεβαίωση των σωστών αντικειμένων που παραγγέλθηκαν παραδόθηκαν πτώση στον εκπαιδευόμενο.Όταν ξεκίνησε η εκδήλωση, ο διαχειριστής εκδηλώσεων μπορεί να είναι μέρος των εορτασμών και ο εκπαιδευόμενος θα παρακολουθεί συνεχώς τους πωλητές για να εξασφαλίσει ότι τα πράγματα θα λειτουργούν ομαλά.

Μόλις ολοκληρωθεί η εκδήλωση, ο εκπαιδευόμενος διαχείρισης και διαχείρισης εκδηλώσεων θα συνεργαστεί με τους πωλητές για να εξασφαλίσει ότι ο χώρος παραμένει σε παρθένα κατάσταση και ότι όλα τα υλικά έχουν αφαιρεθεί.Τις επόμενες ημέρες, ο εκπαιδευόμενος θα εργαστεί για να επιστρέψει οποιαδήποτε ενοικιαζόμενα ή δανεισμένα αντικείμενα και να προετοιμάσει μια αναφορά των τελικών εξόδων.Ο διαχειριστής και ο εκπαιδευόμενος συζητούν τυχόν ζητήματα που προέκυψαν και καθορίζουν τον τρόπο αντιμετώπισης της προόδου.Μόλις καταβληθούν τα τελικά έξοδα, ο εκπαιδευόμενος καταθέτει την αναφορά της εκδήλωσης και προχωρήσει στο επόμενο συμβάν.