Apa yang dilakukan peserta pelatihan manajemen acara?

Seorang peserta pelatihan manajemen acara bekerja di bawah pengawasan manajer acara untuk memastikan semua aspek acara yang direncanakan berjalan dengan lancar.Manajemen Acara adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan tindakan perencanaan dan pelaksanaan acara, dan banyak sekolah menawarkan gelar dalam manajemen hotel dan perhotelan untuk melatih manajer acara.Trainee manajemen acara bekerja dengan manajer acara untuk mengoordinasikan tema, anggaran, makanan, venue, musik, siaran pers, keamanan, dan banyak aspek logistik lainnya yang diperlukan saat menjadi tuan rumah acara.

Tema biasanya merupakan item pertama yang dibahas saat acaraManajer bekerja dengan klien.Memahami dengan tepat apa yang diinginkan klien membantu manajer acara dan pelatihan manajer acara tahu dari mana harus memulai.Posisi peserta sering melibatkan meneliti sejarah di balik tema untuk mencapai akurasi historis.Misalnya, A Gone With the Wind Pesta kostum harus mencakup gaun antebellum dan bahkan mungkin makanan dan musik dari periode tersebut.Trainee Manajer Acara meneliti item normal dari periode waktu itu dan memberi manajer acara rincian yang diperlukan untuk mengembangkan rencana.

Penganggaran adalah aspek penting lainnya dalam perencanaan acara.Setelah tema ditetapkan, manajer acara akan membahas ambang anggaran dengan klien untuk menentukan jumlah pengeluaran yang tersedia.Trainee kemudian bertanggung jawab untuk meminta penawaran dari berbagai vendor, mengkonsolidasikan informasi dan memberikan laporan kepada manajer acara untuk ditinjau.Bergantung pada laporan akhir, negosiasi mungkin diperlukan untuk memastikan kebutuhan klien dipenuhi.Peserta pelatihan dapat duduk dalam negosiasi antara manajer acara dan baik vendor atau klien untuk mempelajari bagaimana seni negosiasi dilakukan.

peserta pelatihan manajemen acara kadang -kadang dianggap sebagai "gopher" karena jumlah tugas menit terakhir yang ditetapkan.Saat hari acara mendekat, banyak kegiatan kecil seperti menelepon untuk mengkonfirmasi pengiriman atau memverifikasi R.S.V.P.Daftar jatuh ke peserta pelatihan.Sesi umpan balik harian adalah umum di mana manajer acara dan peserta pelatihan berjalan melalui daftar periksa untuk memastikan semua aspek ditangani tepat waktu.

Pada hari acara yang sebenarnya, peserta pelatihan manajemen acara biasanya ditugaskan untuk berkoordinasi di balik layar dengan berbagai vendor.Hal -hal biasa seperti menjadwalkan zona parkir dan pembongkaran untuk vendor serta mengkonfirmasi barang -barang yang benar yang dipesan dikirimkan jatuh ke peserta pelatihan.Ketika acara telah dimulai, manajer acara mungkin menjadi bagian dari perayaan dan peserta pelatihan akan terus memantau vendor untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Setelah acara berakhir, manajer dan pelatihan manajemen acara akan bekerja dengan vendor untuk memastikan venue dibiarkan dalam kondisi murni dan bahwa semua bahan dihapus.Pada hari -hari setelah acara tersebut, peserta pelatihan akan bekerja untuk mengembalikan barang -barang sewaan atau pinjaman dan menyiapkan laporan dari biaya akhir.Manajer dan peserta pelatihan mendiskusikan masalah apa pun yang mengakibatkan dan menentukan cara menangani ke depan.Setelah biaya akhir dibayarkan, peserta pelatihan mengajukan laporan acara dan pindah ke acara berikutnya.