Τι κάνει ένας εκτελεστικός βοηθός;

Ένας εκτελεστικός βοηθός αφιερώνει την καριέρα του για να βοηθήσει έναν εταιρικό αξιωματούχο, συνήθως παρέχοντας ένα συνδυασμό επαγγελματικών συμβουλών και διοικητικής υποστήριξης.Ενώ οι ευθύνες που σχετίζονται με το έργο ποικίλλουν ανάλογα με τον πολιτισμό που επικρατεί σε μια δεδομένη εταιρεία, υπάρχουν μερικά βασικά καθήκοντα που εκτελούν όλοι οι βοηθοί.Τα περισσότερα από αυτά σχετίζονται με τη γραμματειακή εργασία, τον προγραμματισμό και τη διαχείριση των επαφών.Πολλά στελέχη αντιμετωπίζουν τους βοηθούς τους ως τους ανθρώπους τους για ιδέες, συστάσεις και εμπιστευτική βοήθεια και βοηθούν με τα πάντα, από την φωτοτυπία μέχρι τις ενημερώσεις του Τύπου.

Ιεραρχία

Οι εταιρείες με εκτελεστικούς βοηθούς συνήθως αναθέτουν έναν βοηθό ανά εκτελεστικό.Ο βοηθός είναι υπεύθυνος για το χειρισμό των καθηκόντων που μεταβιβάζονται από την εκτελεστική εξουσία που υπηρετεί ως άμεσος επόπτης του.Σε πολλές περιπτώσεις, οι βοηθοί έχουν γραφεία λίγο έξω από τα γραφεία των στελεχών τους, ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο προσιτά.

Οι εκτελεστικοί βοηθοί συνήθως απαντούν μόνο στο όνομα Superior.Λειτουργούν ως εμπιστευτικοί και βοηθός γραφείου αυτού του ατόμου.Οτιδήποτε χρειάζεται η εκτελεστική εξουσία, ο βοηθός κάνει.Μπορούν να συνοδεύουν το εκτελεστικό τους σε επιχειρηματικές συναντήσεις και είναι υπεύθυνοι για τη γνώση λεπτομερειών σχετικά με άλλους συμμετέχοντες.Ανάλογα με τις ανάγκες της εκτελεστικής εξουσίας, οι βοηθοί μπορούν επίσης να έρθουν μαζί σε εταιρικά ταξίδια.Με αυτή την ιδιότητα, ο βοηθός είναι συνήθως υπεύθυνος για τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος της εκτελεστικής εξουσίας, την οργάνωση των συνεδριάσεων και τη διασφάλιση ότι έχει διαβάσει το σωστό υλικό ενημέρωσης και είναι έτοιμος να κάνει τυχόν απαραίτητες παρουσιάσεις ή παρατηρήσεις.Πολλές από τις καθημερινές εργασίες ενός εκτελεστικού βοηθού είναι γραφικοί.Οι βοηθοί είναι συνήθως υπεύθυνοι για το χειρισμό των εγγράφων του ανώτερου τους.Αυτό περιλαμβάνει αλληλογραφία, αλληλογραφίες μεταξύ των γραφείων και βασική αρχειοθέτηση.Ο βοηθός μπορεί επίσης να κληθεί να διαχειριστεί ένα ημερολόγιο, να παρακολουθεί τους χρόνους συνάντησης, τους επίσημους διορισμούς και τις σημαντικές επαφές.

Απαιτήσεις διαχείρισης

Ανάλογα με τη δομή και το μέγεθος της εταιρείας, ένας εκτελεστικός βοηθός μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους βοηθούς του δικού του για να βοηθήσει με τον φόρτο εργασίας.Αυτοί είναι συνήθως γραμματείς ή περισσότεροι entry-level Clerical Associates.Ο εκτελεστικός βοηθός είναι συνήθως υπεύθυνος για τη διαχείριση των καθηκόντων του και την ανάθεση των αναθέσεων όπως απαιτείται.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, το εταιρικό στέλεχος δεν έχει λίγα ή καθόλου λόγο για τη γραμματειακή δομή που ο βοηθός του θα δημιουργήσει.Οι αποφάσεις σχετικά με την πειθαρχία, τα επαίνους και τις αυξήσεις συχνά αφήνονται στη διακριτική ευχέρεια του βοηθού, συχνά σε συνεννόηση με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της Εταιρείας.

Κατάρτιση και εμπειρία

Η εξασφάλιση ενός εκτελεστικού βοηθού εργασίας απαιτεί συνήθως ένα συνδυασμό κατάρτισης και πρακτικής εμπειρίας.Σε γενικές γραμμές, τα στελέχη αναμένουν από τους βοηθούς τους να είναι ειδικοί στις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας καθώς και στις βασικές λειτουργίες του γραφείου.Δεν είναι ασυνήθιστο για έναν υπάλληλο να γίνει εκτελεστικός βοηθός μετά από να εργαστεί σε άλλη θέση μέσα στη δομή της εταιρείας.Πολλοί γραμματείς χαμηλότερου επιπέδου, για παράδειγμα, προχωρούν στο καθεστώς του εκτελεστικού βοηθού μετά από αρκετά χρόνια ισχυρής απόδοσης της εργασίας.

Οι περισσότερες εταιρείες προτιμούν ότι οι βοηθοί κατέχουν κάποιο βαθμό κάποιου τύπου.Τα μαθήματα στη διαχείριση, τους ανθρώπινους πόρους ή ακόμα και την κοινωνιολογία μπορεί να είναι ευεργετικά, αλλά συνήθως απλά κρατάτε ένα πτυχίο

κάτι

είναι αρκετό.Οι διαχειριστές εταιρικών προσλήψεων συχνά βλέπουν την εκπαίδευση του κολλεγίου ως περισσότερο ένα σημάδι του κύρους και της συνολικής διάνοιας παρά ως πηγή συγκεκριμένων γνώσεων που σχετίζονται με την εργασία.

Αυτό δεν σημαίνει ότι ένα πτυχίο κολλεγίων υποχρεούται να γίνει εκτελεστικός βοηθός, ωστόσο.Σε πολλές περιπτώσεις, η εμπειρία είναι πιο σημαντική από την επίσημη εκπαίδευση.Ενώ μπορεί να είναι δύσκολο να προσληφθεί στο εκτελεστικό επίπεδο ImmeΑμιά μετά από το γυμνάσιο, κάποιος με μόνο ένα δίπλωμα γυμνασίου που έχει περάσει αρκετά χρόνια εργασίας ως μέλος του προσωπικού υποστήριξης σε ένα εταιρικό περιβάλλον μπορεί να είναι ο πιο επιτακτικός υποψήφιος.Οι εταιρείες συχνά ενδιαφέρονται περισσότερο για το πόσο καλά ένας υποψήφιος μπορεί να εκτελέσει τη δουλειά από τα σχολεία που ονομάζονται σε ένα βιογραφικό σημείωμα.

Prestige και οφέλη

Οι εκτελεστικοί βοηθοί θεωρούνται συνήθως κάπως ελίτ, τουλάχιστον όταν πρόκειται για το προσωπικό υποστήριξης.Τείνουν να έχουν προνόμια που δεν μοιράζονται από άλλους διοικητικούς βοηθούς, τόσο από την άποψη των πόρων όσο και από τους μισθούς.Σε ορισμένες εταιρείες, ένας εκτελεστικός βοηθός με μακρά θητεία μπορεί να είναι επιλέξιμη για να συμμετάσχει σε συνταξιοδοτικά προγράμματα ή άλλα προνόμια που δεν είναι διαθέσιμα στους υπαλλήλους σε μικρότερες θέσεις.

Σχέση με προσωπικούς βοηθούς

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εκτελεστικοί βοηθοί μπορούν επίσης να εκτελούν ορισμένα προσωπικά καθήκοντα, όπως η παραλαβή στεγνού καθαρισμού ή η πραγματοποίηση ρυθμίσεων διακοπών για ένα οικογενειακό κατοικίδιο ζώο.Ωστόσο, αυτές δεν είναι κανονικές υποχρεώσεις εργασίας.Τις περισσότερες φορές, αυτές οι θέσεις εργασίας εκτός του γραφείου είναι τα καθήκοντα ενός προσωπικού βοηθού.Μπορεί να είναι εύκολο να συγχέουμε τους προσωπικούς και εκτελεστικούς βοηθούς, αν και το έργο που κάνουν είναι τεχνικά ξεχωριστό.Ο μόνος επίσημος ρόλος ενός εκτελεστικού βοηθού είναι να βοηθήσει έναν ανώτερο να επιτύχει τη δουλειά.Ένας προσωπικός βοηθός, από την άλλη πλευρά, είναι συνήθως υπεύθυνος για να βοηθήσει ένα σημαντικό πρόσωπο να οργανώσει τη ζωή του γενικά, τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά.