Trợ lý điều hành làm gì?
Một trợ lý điều hành dành sự nghiệp của mình để hỗ trợ một quan chức công ty, thường là bằng cách cung cấp sự kết hợp giữa tư vấn chuyên nghiệp và hỗ trợ hành chính.Mặc dù các trách nhiệm liên quan đến công việc khác nhau tùy thuộc vào văn hóa chiếm ưu thế trong một công ty nhất định, có một vài nhiệm vụ cơ bản mà tất cả các trợ lý thực hiện.Hầu hết trong số này có liên quan đến công việc thư ký, lập kế hoạch và quản lý liên hệ.Nhiều giám đốc điều hành coi các trợ lý của họ là người của họ để biết ý tưởng, khuyến nghị và sự giúp đỡ bí mật, và họ hỗ trợ mọi thứ từ sao chép đến các cuộc họp báo.Phân cấp Công ty với các trợ lý điều hành thường chỉ định một trợ lý cho mỗi điều hành.Trợ lý chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ được ủy quyền bởi giám đốc điều hành, người phục vụ như là người giám sát trực tiếp của mình.Trong nhiều trường hợp, các trợ lý có bàn ngay bên ngoài văn phòng giám đốc điều hành của họ, để có thể truy cập càng tốt.Trợ lý điều hành thường trả lời chỉ có tên của họ.Họ đóng vai trò là người này, tâm sự và người trợ giúp văn phòng.Bất cứ điều gì mà người điều hành cần thực hiện, trợ lý làm.Họ có thể đi cùng điều hành của họ đến các cuộc họp kinh doanh và chịu trách nhiệm biết chi tiết về những người tham dự khác.Tùy thuộc vào nhu cầu của người điều hành, các trợ lý cũng có thể đi cùng trong các chuyến đi của công ty.Trong khả năng này, trợ lý thường chịu trách nhiệm quản lý lịch trình điều hành, sắp xếp các cuộc họp và đảm bảo rằng anh ta hoặc cô ta đã đọc các tài liệu tóm tắt đúng và sẵn sàng thực hiện bất kỳ bài thuyết trình hoặc nhận xét cần thiết nào.
Nhiệm vụ giáo sĩ
Không phải tất cả mọi thứ về công việc đều quyến rũ như du lịch và các cuộc họp cao cấp.Nhiều nhiệm vụ trợ lý điều hành hàng ngày là giáo sĩ trong tự nhiên.Trợ lý thường chịu trách nhiệm xử lý giấy tờ Superior của họ.Điều này bao gồm thư, thư từ liên văn bản và nộp đơn cơ bản.Trợ lý cũng có thể được gọi để quản lý lịch, theo dõi thời gian họp, các cuộc hẹn chính thức và các liên hệ quan trọng.Yêu cầu quản lý
Tùy thuộc vào cấu trúc và quy mô của công ty, một trợ lý điều hành có thể có một hoặc nhiều trợ lý của riêng mình để giúp đỡ với khối lượng công việc.Đây thường là các thư ký hoặc các cộng sự văn thư cấp nhập cảnh.Trợ lý điều hành thường chịu trách nhiệm quản lý các nhiệm vụ của họ và ủy thác các nhiệm vụ cho họ theo yêu cầu.Trong hầu hết các trường hợp, giám đốc điều hành của công ty có rất ít để không nói gì về cấu trúc thư ký của mình.Các quyết định về kỷ luật, khen thưởng và tăng lên thường được để theo quyết định của trợ lý, thường được tham khảo ý kiến của bộ phận nhân sự của công ty.Đào tạo và kinh nghiệm đảm bảo một công việc trợ lý điều hành thường đòi hỏi sự kết hợp giữa đào tạo và kinh nghiệm thực tế.Nhìn chung, các giám đốc điều hành hy vọng các trợ lý của họ sẽ là chuyên gia trong chính sách và thủ tục của công ty cũng như thành thạo với các chức năng văn phòng cơ bản.Không có gì lạ khi một nhân viên trở thành trợ lý điều hành sau khi làm việc ở một vị trí khác trong cấu trúc công ty.Nhiều thư ký cấp thấp hơn, ví dụ, tiến lên vị thế trợ lý điều hành sau vài năm thực hiện công việc mạnh mẽ.Hầu hết các công ty thích trợ lý có một mức độ nào đó.Khóa học về quản lý, nguồn nhân lực, hoặc thậm chí xã hội học có thể có lợi, nhưng thường chỉ đơn giản là có bằng cấp trong
một cái gì đó là đủ.Các nhà quản lý tuyển dụng doanh nghiệp thường xem giáo dục đại học là một dấu hiệu của uy tín và trí tuệ tổng thể hơn là một nguồn kiến thức liên quan đến công việc cụ thể.Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là cần có bằng đại học để trở thành trợ lý điều hành.Trong nhiều trường hợp, kinh nghiệm quan trọng hơn giáo dục chính thức.Mặc dù có thể khó được thuê ở cấp điều hànhDiately sau khi học cấp ba, một người chỉ có bằng tốt nghiệp trung học đã dành một số năm làm thành viên của nhân viên hỗ trợ trong môi trường công ty có thể là ứng cử viên hấp dẫn nhất.Các công ty thường quan tâm nhiều hơn đến việc một ứng viên có thể thực hiện công việc tốt hơn so với các trường có tên trong sơ yếu lý lịch.Uy tín và lợi ích