Ano ang ginagawa ng isang executive assistant?

Ang isang executive assistant ay naglalaan ng kanyang karera sa pagtulong sa isang opisyal ng korporasyon, karaniwang sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang kumbinasyon ng propesyonal na payo at suporta sa administratibo.Habang ang mga responsibilidad na nauugnay sa trabaho ay nag -iiba depende sa kultura na nananatili sa isang naibigay na kumpanya, may ilang mga pangunahing gawain na ginagawa ng lahat ng mga katulong.Karamihan sa mga ito ay nauugnay sa gawaing sekretarya, pag -iskedyul, at pamamahala ng mga contact.Maraming mga executive ang tinatrato ang kanilang mga katulong bilang kanilang mga tao para sa mga ideya, rekomendasyon, at kumpidensyal na tulong, at tinutulungan nila ang lahat mula sa pag-photocopying hanggang sa mga press briefings.

Hierarchy

Ang mga kumpanya na may mga katulong sa ehekutibo ay karaniwang nagtatalaga ng isang katulong sa bawat ehekutibo.Ang katulong ay may pananagutan sa paghawak ng mga gawain na ipinagkaloob ng ehekutibo na nagsisilbing kanyang kagyat na superbisor.Sa maraming mga kaso, ang mga katulong ay may mga mesa sa labas lamang ng mga tanggapan ng kanilang mga executive, upang ma -access hangga't maaari.

Ang mga katulong sa ehekutibo ay karaniwang sumasagot sa kanilang pinangalanan na superyor.Kumikilos sila bilang confidante at katulong ng taong ito.Anumang bagay na kailangan ng ehekutibo, ginagawa ng katulong.Maaari nilang samahan ang kanilang ehekutibo sa mga pulong sa negosyo, at namamahala sa pag -alam ng mga detalye sa iba pang mga dadalo.Depende sa mga pangangailangan ng ehekutibo, ang mga katulong ay maaari ring sumama sa mga biyahe sa korporasyon.Sa kapasidad na ito, ang katulong ay karaniwang may pananagutan sa pamamahala ng iskedyul ng ehekutibo, pag -aayos ng mga pagpupulong, at pagtiyak na nabasa niya ang tamang materyal ng pagtatagubilin at handa na gumawa ng anumang kinakailangang mga pagtatanghal o puna.

Mga tungkulin sa clerical

Hindi lahat tungkol sa trabaho ay kaakit-akit tulad ng mga pagpupulong at high-profile na mga pagpupulong.Marami sa mga pang-araw-araw na gawain ng executive assistant ay clerical sa kalikasan.Ang mga katulong ay karaniwang may pananagutan sa paghawak ng kanilang papeles.Kasama dito ang mail, mga sulat sa inter-office, at pangunahing pag-file.Ang katulong ay maaari ring tawagan upang pamahalaan ang isang kalendaryo, pagsubaybay sa mga oras ng pagpupulong, opisyal na mga appointment, at mahahalagang contact.

Mga kinakailangan sa pamamahala

Depende sa istraktura at laki ng kumpanya, ang isang executive assistant ay maaaring magkaroon ng isa o higit pang mga katulong sa kanyang sarili upang makatulong sa workload.Ang mga ito ay karaniwang mga sekretaryo o higit pang mga kasama sa clerical na mga clerical.Ang Executive Assistant ay karaniwang responsable para sa pamamahala ng kanilang mga gawain, at mga pagtatalaga sa kanila kung kinakailangan.

Sa karamihan ng mga kaso, ang corporate executive ay may maliit na hindi sasabihin sa sekretarya na istraktura na itinakda ng kanyang katulong.Ang mga pagpapasya sa disiplina, pagpuri, at pagtaas ay madalas na naiwan sa pagpapasya ng katulong, na madalas na kumonsulta sa departamento ng mga mapagkukunan ng kumpanya.

Pagsasanay at Karanasan

Ang pag -secure ng isang executive assistant job ay karaniwang nangangailangan ng isang kumbinasyon ng pagsasanay at praktikal na karanasan.Sa pangkalahatan, inaasahan ng mga executive na ang kanilang mga katulong ay maging mga dalubhasa sa mga patakaran at pamamaraan ng kumpanya pati na rin marunong sa mga pangunahing pag -andar ng tanggapan.Hindi pangkaraniwan para sa isang empleyado na maging isang executive assistant pagkatapos magtrabaho sa ibang posisyon sa loob ng istraktura ng kumpanya.Maraming mga mas mababang antas ng mga sekretaryo, halimbawa, ay sumulong sa katayuan ng executive assistant pagkatapos ng maraming taon ng malakas na pagganap ng trabaho.Mas gusto ng karamihan sa mga kumpanya na ang mga katulong ay may hawak na antas ng ilang uri.Ang gawaing kurso sa pamamahala, mga mapagkukunan ng tao, o kahit na sosyolohiya ay maaaring maging kapaki -pakinabang, ngunit karaniwang simpleng paghawak ng isang degree sa

isang bagay

ay sapat na.Ang mga tagapamahala ng pag-upa sa korporasyon ay madalas na tiningnan ang edukasyon sa kolehiyo bilang mas isang marka ng prestihiyo at pangkalahatang talino kaysa bilang isang mapagkukunan ng tiyak na kaalaman na may kaugnayan sa trabaho. Hindi ito sasabihin na ang isang degree sa kolehiyo ay kinakailangan upang maging isang executive assistant, gayunpaman.Sa maraming mga kaso, ang karanasan ay mas mahalaga kaysa sa pormal na edukasyon.Habang maaaring mahirap makakuha ng upahan sa antas ng ehekutibo.Di -matapos ang high school, ang isang tao na may diploma lamang sa high school na gumugol ng maraming taon na nagtatrabaho bilang isang miyembro ng mga kawani ng suporta sa isang setting ng korporasyon ay maaaring ang pinaka -nakakahimok na kandidato.Ang mga kumpanya ay madalas na mas interesado sa kung gaano kahusay ang isang kandidato ay maaaring magsagawa ng trabaho kaysa sa mga paaralan na pinangalanan sa isang resume.

Prestige at benepisyo

Ang mga katulong sa ehekutibo ay karaniwang itinuturing na medyo piling tao, hindi bababa sa pagdating sa pagsuporta sa mga kawani.May posibilidad silang magkaroon ng mga pribilehiyo na hindi ibinahagi ng iba pang mga katulong sa administratibo, kapwa sa mga tuntunin ng mga mapagkukunan at suweldo.Sa ilang mga kumpanya, ang isang executive assistant na may mahabang panunungkulan ay maaaring maging karapat -dapat na lumahok sa mga programa ng pensyon o iba pang mga perks na hindi magagamit sa mga empleyado sa mas kaunting posisyon.

Pakikipag -ugnayan sa mga personal na katulong

Sa ilang mga kaso, ang mga katulong sa ehekutibo ay maaari ring magsagawa ng ilang mga personal na tungkulin, tulad ng pagpili ng dry cleaning o paggawa ng mga pag -aayos ng bakasyon para sa isang alagang hayop ng pamilya.Ang mga ito ay hindi normal na mga obligasyon sa trabaho, gayunpaman.Karamihan sa mga oras, ang mga ganitong uri ng mga hindi trabaho na trabaho ay ang mga gawain ng isang personal na katulong.Madali itong malito ang mga katulong sa personal at ehekutibo, kahit na ang gawaing ginagawa nila ay teknolohikal na natatangi.Ang isang opisyal na tungkulin lamang ng isang executive assistant ay upang matulungan ang isang mahusay na magtagumpay sa trabaho.Ang isang personal na katulong, sa kabilang banda, ay karaniwang may pananagutan sa pagtulong sa isang mahalagang tao na ayusin ang kanyang buhay sa pangkalahatan, kapwa personal at propesyonal.