Apa yang dilakukan asisten eksekutif?

Seorang asisten eksekutif mencurahkan karirnya untuk membantu seorang pejabat perusahaan, biasanya dengan memberikan kombinasi nasihat profesional dan dukungan administrasi.Sementara tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan bervariasi tergantung pada budaya yang berlaku di perusahaan tertentu, ada beberapa tugas dasar yang dilakukan semua asisten.Sebagian besar terkait dengan pekerjaan kesekretariatan, penjadwalan, dan manajemen kontak.Banyak eksekutif memperlakukan asisten mereka sebagai orang-orang untuk ide-ide, rekomendasi, dan bantuan rahasia, dan mereka membantu dengan segala sesuatu mulai dari fotokopi hingga penekan briefing.

Hierarki

Perusahaan dengan asisten eksekutif biasanya menugaskan satu asisten per eksekutif.Asisten bertanggung jawab untuk menangani tugas -tugas yang didelegasikan oleh eksekutif yang berfungsi sebagai penyelia langsungnya.Dalam banyak kasus, asisten memiliki meja di luar kantor eksekutif mereka, sehingga dapat diakses mungkin.

Asisten Eksekutif biasanya menjawab hanya atas superior mereka.Mereka bertindak sebagai orang kepercayaan dan pembantu kantor orang ini.Apa pun yang dilakukan oleh eksekutif, asisten melakukannya.Mereka dapat menemani eksekutif mereka ke pertemuan bisnis, dan bertugas mengetahui detail tentang peserta lainnya.Bergantung pada kebutuhan eksekutif, asisten juga dapat datang dalam perjalanan perusahaan.Dalam kapasitas ini, asisten biasanya bertanggung jawab untuk mengelola jadwal eksekutif, mengatur pertemuan, dan memastikan bahwa ia telah membaca materi pengarahan yang tepat dan siap untuk membuat presentasi atau komentar yang diperlukan.

Tugas Klerikal

Bukan segalanya tentang pekerjaan itu sama glamornya dengan perjalanan dan pertemuan profil tinggi.Banyak tugas asisten eksekutif sehari-hari bersifat klerikal.Asisten biasanya bertanggung jawab untuk menangani dokumen superior mereka.Ini termasuk surat, korespondensi antar-kantor, dan pengarsipan dasar.Asisten juga dapat dipanggil untuk mengelola kalender, melacak waktu pertemuan, janji temu resmi, dan kontak penting.

Persyaratan manajemen

Tergantung pada struktur dan ukuran perusahaan, asisten eksekutif mungkin memiliki satu atau lebih asistennya sendiri untuk membantu beban kerja.Ini biasanya sekretaris atau lebih banyak rekan klerus entry-level.Asisten Eksekutif biasanya bertanggung jawab untuk mengelola tugas mereka, dan mendelegasikan tugas kepada mereka sesuai kebutuhan.

Dalam kebanyakan kasus, eksekutif perusahaan memiliki sedikit atau tidak ada suara atas struktur sekretaris asistennya yang didirikan.Keputusan tentang disiplin, pujian, dan kenaikan gaji seringkali diserahkan kepada kebijaksanaan asisten, sering kali berkonsultasi dengan departemen sumber daya manusia perusahaan.

Pelatihan dan Pengalaman

Mengamankan pekerjaan asisten eksekutif biasanya membutuhkan kombinasi pelatihan dan pengalaman praktis.Secara umum, eksekutif berharap asisten mereka menjadi ahli dalam kebijakan dan prosedur perusahaan serta mahir dengan fungsi kantor dasar.Bukan hal yang aneh bagi karyawan untuk menjadi asisten eksekutif setelah bekerja di posisi lain dalam struktur perusahaan.Banyak sekretaris tingkat bawah, misalnya, maju ke status asisten eksekutif setelah beberapa tahun kinerja pekerjaan yang kuat.

Sebagian besar perusahaan lebih suka asisten memiliki tingkat beberapa jenis.Kursus dalam manajemen, sumber daya manusia, atau bahkan sosiologi dapat bermanfaat, tetapi biasanya hanya memiliki gelar dalam Sesuatu sudah cukup.Manajer perekrutan perusahaan sering melihat pendidikan perguruan tinggi sebagai tanda prestise dan kecerdasan keseluruhan daripada sebagai sumber pengetahuan terkait pekerjaan tertentu.

Ini bukan untuk mengatakan bahwa gelar sarjana diharuskan untuk menjadi asisten eksekutif.Dalam banyak kasus, pengalaman lebih penting daripada pendidikan formal.Meskipun mungkin sulit untuk dipekerjakan di tingkat eksekutif IMMEDiat setelah sekolah menengah, seseorang dengan diploma sekolah menengah yang telah menghabiskan beberapa tahun bekerja sebagai anggota staf pendukung dalam lingkungan perusahaan mungkin menjadi kandidat yang paling menarik.Perusahaan sering lebih tertarik pada seberapa baik seorang kandidat dapat melakukan pekerjaan daripada sekolah yang disebutkan pada resume.

Prestige dan Manfaat

Asisten Eksekutif biasanya dianggap agak elit, setidaknya ketika datang ke staf pendukung.Mereka cenderung memiliki hak istimewa yang tidak dibagikan oleh asisten administrasi lainnya, baik dalam hal sumber daya maupun gaji.Di beberapa perusahaan, asisten eksekutif dengan masa jabatan yang panjang mungkin memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam program pensiun atau fasilitas lain yang tidak tersedia untuk karyawan di posisi yang lebih rendah.

Hubungan dengan asisten pribadi

Dalam beberapa kasus, asisten eksekutif juga dapat melakukan tugas pribadi tertentu, seperti mengambil pembersihan kering atau membuat pengaturan liburan untuk hewan peliharaan keluarga.Namun, ini bukan kewajiban pekerjaan yang normal.Sebagian besar waktu, pekerjaan non-kantor semacam ini adalah tugas asisten pribadi.Mudah untuk membingungkan asisten pribadi dan eksekutif, meskipun pekerjaan yang mereka lakukan secara teknis berbeda secara teknis.Satu -satunya peran resmi asisten eksekutif adalah membantu superior berhasil dalam pekerjaan.Seorang asisten pribadi, di sisi lain, biasanya bertanggung jawab untuk membantu orang penting mengatur hidupnya secara umum, baik secara pribadi maupun profesional.