Mit csinál az ügyvezető asszisztens?

Egy ügyvezető asszisztens karrierjét a vállalati tisztviselő segítésére fordítja, általában a szakmai tanácsadás és az adminisztratív támogatás kombinációjának nyújtásával.Noha a munkához kapcsolódó felelősségek az adott társaságban uralkodó kultúrától függően változnak, van néhány alapvető feladat, amelyet minden asszisztens elvégez.Ezek többsége a titkársági munkához, az ütemezéshez és a kapcsolattartók kezeléséhez kapcsolódik.Számos vezetõ az asszisztenseket úgy kezeli, mint az embert, hogy ötleteket, ajánlásokat és bizalmas segítséget nyújtsanak, és segítenek mindent a fénymásolástól a sajtógondozásig.

Hierarchia

Az ügyvezető asszisztensekkel rendelkező vállalatok általában egy asszisztenst rendelnek végrehajtónként.Az asszisztens felel a végrehajtó feladatok kezeléséért, amelyeket az ügyvezető igazgató delegált, aki közvetlen felügyelőjeként szolgál.Sok esetben az asszisztenseknek íróasztalai vannak közvetlenül a vezetők irodáin kívül, hogy a lehető legmegfelelőbbek legyenek.

A végrehajtó asszisztensek általában csak a megnevezett felettesükre válaszolnak.Úgy viselkednek, mint ennek a személynek a bizalmasa és az irodai segítő.Bármit, amit a végrehajtónak szüksége van, az asszisztens megteszi.Kísérhetik ügyvezetőjét üzleti találkozókon, és felelősek a többi résztvevő részleteinek megismeréséért.A végrehajtó igényeitől függően az asszisztensek vállalati kirándulásokon is eljuthatnak.Ebben a minőségben az asszisztens általában felelős a végrehajtó ütemtervének irányításáért, az ülések megszervezéséért és annak biztosításáért, hogy elolvasta a megfelelő eligazító anyagot, és készen áll a szükséges előadások vagy megjegyzések készítésére.

papi feladatok

Nem minden a munkáról olyan elbűvölő, mint az utazási és a magas rangú találkozók.Sok ügyvezető asszisztens napi feladata írásbeli jellegű.Az asszisztensek általában felelősek a felettesük papírmunkájának kezeléséért.Ez magában foglalja a leveleket, a hivatalok közötti levelezéseket és az alapvető bejelentést.Az asszisztenst felhívhatják a naptár kezelésére, a találkozók idejének, a hivatalos kinevezések és a fontos kapcsolatok nyomon követésére.

Vezetési követelmények

A társaság felépítésétől és méretétől függően az ügyvezető asszisztensnek lehet egy vagy több asszisztens, hogy segítsen a munkaterhelésben.Ezek tipikusan titkárok vagy több belépő szintű papi munkatársak.Az ügyvezető asszisztens általában felelős a feladatok kezeléséért, és szükség szerint átruházza őket.

A legtöbb esetben a vállalati ügyvezetõnek alig vagy egyáltalán nem szólnak a titkársági struktúrájáról, amelyet asszisztense felállított.A fegyelemről, az elismerésről és az emelkedésről szóló döntéseket gyakran az asszisztens mérlegelési jogkörére hagyják, gyakran a vállalat humánerőforrás -osztályával konzultálva.

Képzés és tapasztalat

Az ügyvezető asszisztens munka biztosítása általában képzés és gyakorlati tapasztalatok kombinációját igényli.Általánosságban elmondható, hogy a vezetők azt várják el, hogy asszisztenseik szakértők legyenek a vállalati politikákban és eljárásokban, valamint az alapvető irodai funkciókkal járjanak.Nem szokatlan, hogy a munkavállaló ügyvezető asszisztenssé váljon, miután a vállalati struktúrán egy másik pozícióban dolgozott.Számos alacsonyabb szintű titkár, például több éves erős munkavégzés után továbbjut a végrehajtó asszisztens státusba.

A legtöbb vállalat inkább azt állítja, hogy az asszisztensek bizonyos fokúak.A menedzsment, az emberi erőforrások vagy akár a szociológia tanfolyamai hasznosak lehetnek, de általában egyszerűen csak

diplomát tartanak.A vállalati bérbeadási vezetők gyakran a főiskolai oktatást inkább a presztízs és az általános értelem jeleinek tekintik, mint a konkrét munkával kapcsolatos ismeretek forrásaként.

Ez nem azt jelenti, hogy főiskolai diplomát kell végeznie, hogy ügyvezető asszisztens legyen.Sok esetben a tapasztalat fontosabb, mint a formális oktatás.Noha nehéz lehet felvenni a végrehajtó szintű IMME -nA középiskolát követően, csak olyan középiskolai diplomával rendelkező személy, aki több éven át tart vállalati környezetben támogató személyzet tagjaként dolgozik, lehet a legérdekesebb jelölt.A vállalatokat gyakran jobban érdekli, hogy a jelölt mennyire képes elvégezni a munkát, mint az önéletrajzban megnevezett iskolák.

Prestige és juttatások

A végrehajtó asszisztenseket általában kissé elitnek tekintik, legalábbis a személyzet támogatásakor.Általában olyan kiváltságokkal rendelkeznek, amelyeket más adminisztratív asszisztensek nem osztanak meg, mind az erőforrások, mind a fizetés szempontjából.Egyes vállalatokban a hosszú ideje alatt álló ügyvezető asszisztens jogosult lehet olyan nyugdíjprogramokban vagy más előnyökben, amelyek nem állnak rendelkezésre a kisebb pozíciókban alkalmazott alkalmazottak számára.

A személyes asszisztensekkel való kapcsolat

Bizonyos esetekben a végrehajtó asszisztensek bizonyos személyes feladatokat is elvégezhetnek, például vegytisztítást vagy nyaralási megállapodást hozhatnak egy családi háziállat számára.Ezek azonban nem normális munkakötelezettségek.Az ilyen típusú nem hivatali munkák általában a személyes asszisztens feladata.Könnyű lehet megzavarni a személyes és végrehajtó asszisztenseket, bár az általuk elvégzett munka technikailag megkülönböztethető.Az ügyvezető asszisztens egyetlen hivatalos szerepe az, hogy segítsen a kiemelkedőnek a munkában.Másrészt egy személyes asszisztens általában a felelős, hogy segítsen egy fontos embernek, hogy általában életében megszervezze életét, mind személyesen, mind szakmai szempontból.