Τι είναι ο εκτελεστικός γραμματέας;

Ένας εκτελεστικός γραμματέας είναι ένα πρόσωπο που εργάζεται ως διοικητικός βοηθός για ένα κορυφαίο εκτελεστικό.Αυτό γενικά δεν είναι μια γραμματειακή θέση στο επίπεδο.Συνήθως, αυτή η δουλειά θα ζητήσει πολλά χρόνια εμπειρίας ως γραμματέας για κυρίως υψηλόβαθμους αξιωματούχους.Τα καθήκοντα εργασίας ενός εκτελεστικού γραμματέα μπορούν να επεκτείνουν εκείνα ενός παραδοσιακού γραμματέα.Παρόλο που η εμπειρία μπορεί να είναι ένας παράγοντας που συμβάλλει, ορισμένοι εργοδότες μπορεί να απαιτούν από την εκπαίδευση κολλεγίων για να αποκτήσουν αυτή τη θέση.

Η αποφοίτηση από το γυμνάσιο είναι συνήθως το λιγότερο αποδεκτό εκπαίδευση για να εργαστεί ως εκτελεστικός γραμματέας.Ενώ στο γυμνάσιο, το άτομο μπορεί να έχει διακριθεί σε μαθήματα επιχειρήσεων και υπολογιστή.Καθώς ο τομέας για τους εκτελεστικούς γραμματείς μπορεί να είναι ανταγωνιστικός, η απόκτηση πτυχίου κολλεγίου μπορεί να δώσει σε ένα άτομο κάποιο πλεονέκτημα για την εξασφάλιση μιας εργασίας.Ορισμένα άτομα μπορούν να επιλέξουν να ακολουθήσουν πτυχίο δύο ετών συνεργάτη, ενώ άλλα μπορούν να επιλέξουν ένα τετραετές πτυχίο πανεπιστημίου.Πολλοί άνθρωποι που αναζητούν αυτή τη θέση ως καριέρα μπορεί να εγγραφούν σε ένα πρόγραμμα που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις, όπως η διοίκηση επιχειρήσεων, η διοίκηση επιχειρήσεων ή η διοίκηση γραφείων.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο εκτελεστικός γραμματέας είναι ο δεξιός άνδρας ή γυναίκα σε ανώτατο όριο κατάταξης σε μια επιχείρηση ή μια εγκατάσταση.Ο γραμματέας είναι αρκετά συχνά η κινητήρια δύναμη πίσω από τις σκηνές, εξασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση λειτουργεί ομαλά σε καθημερινή βάση.Υπάρχουν πολλά καθήκοντα που πραγματοποιούνται από έναν εκτελεστικό βοηθό σε αυτή τη θέση.Ορισμένα από τα πιο κοινά καθήκοντα αυτού του τύπου γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν γράμματα πληκτρολόγησης για λογαριασμό του αφεντικού του, κάνοντας φόρμες, καταρτίζοντας υπολογιστικά φύλλα και λήψη μηνυμάτων.Επιπλέον, ο γραμματέας μπορεί να παρέχει διοικητική υποστήριξη σε άλλα στελέχη του τμήματος.

Μερικές φορές, ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να βρεθεί μέσα σε μια αίθουσα συνεδριάσεων που κάνει περισσότερα από το να παίρνει λίγα λεπτά.Ο γραμματέας μπορεί να πρέπει να καθίσει σε μια συνάντηση ελλείψει του αφεντικού του και να τον εκπροσωπήσει.Ενώ ο γραμματέας μπορεί να ακούσει μόνο στη συνάντηση και να σημειώσει σημειώσεις για να επιστρέψει στο αφεντικό, μερικοί μπορεί να χρειαστεί να διαδραματίσουν ενεργό ρόλο, όπως η παράδοση ομιλίας ή η παρουσίαση.Για το λόγο αυτό, πολλά αφεντικά ξοδεύουν πολύ χρόνο κατάρτισης του γραμματέα τους για να εξασφαλίσουν ότι το άτομο μπορεί να αναλάβει ηγετική θέση εάν απαιτείται απουσία.το γραφείο.Ορισμένοι γραμματείς θα είναι υπεύθυνοι για τη λήψη ταξιδιωτικών ρυθμίσεων για το αφεντικό τους.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προγραμματισμό πτήσεων, πραγματοποιώντας ρυθμίσεις ξενοδοχείων και προγραμματισμό υπηρεσιών αυτοκινήτων.Συχνά, ο γραμματέας μπορεί επίσης να παρέχει βοήθεια στο εκτελεστικό με θέματα που αφορούν την προσωπική του ζωή.Για παράδειγμα, ο γραμματέας μπορεί να προγραμματίσει ραντεβού γιατρούς, να κάνει ρυθμίσεις για δείπνο και να συντονίζει τις συναντήσεις εκτός γραφείου για το εκτελεστικό.