Thư ký điều hành là gì?

Một thư ký điều hành là một người làm trợ lý hành chính cho một giám đốc điều hành hàng đầu.Đây thường không phải là một vị trí thư ký cấp nhập cảnh.Thông thường, công việc này sẽ kêu gọi nhiều năm kinh nghiệm làm thư ký cho các quan chức cấp cao chủ yếu.Nhiệm vụ công việc của một thư ký điều hành có thể mở rộng những người trong thư ký truyền thống.Mặc dù kinh nghiệm có thể là một yếu tố đóng góp, một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu một nền giáo dục đại học để có được vị trí này. Tốt nghiệp từ trung học thường là số lượng giáo dục ít được chấp nhận nhất để làm thư ký điều hành.Trong khi ở trường trung học, cá nhân có thể đã xuất sắc trong các khóa học liên quan đến kinh doanh và máy tính.Vì lĩnh vực cho các thư ký điều hành có thể cạnh tranh, việc lấy bằng đại học có thể mang lại cho một cá nhân một số lợi thế để đảm bảo một công việc.Một số cá nhân có thể chọn theo đuổi bằng cấp hai năm, trong khi những người khác có thể chọn bằng cử nhân bốn năm.Nhiều người tìm kiếm vị trí này như một nghề nghiệp có thể đăng ký vào một chương trình liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như quản trị kinh doanh, quản lý doanh nghiệp hoặc quản trị văn phòng.Trong hầu hết các trường hợp, thư ký điều hành là người đàn ông hoặc phụ nữ tay phải của một giám đốc điều hành xếp hạng hàng đầu trong một doanh nghiệp hoặc cơ sở.Thư ký khá thường xuyên là động lực đằng sau hậu trường, đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ trên cơ sở hàng ngày.Có nhiều nhiệm vụ được thực hiện bởi một trợ lý điều hành ở vị trí này.Một số nhiệm vụ phổ biến nhất của loại thư ký này có thể bao gồm việc gõ thư thay mặt cho sếp của mình, làm mẫu, biên dịch bảng tính và nhận tin nhắn.Ngoài ra, thư ký có thể cung cấp hỗ trợ hành chính cho các giám đốc điều hành khác trong bộ phận.Đôi khi, một thư ký điều hành có thể thấy mình bên trong một phòng họp làm nhiều hơn là chỉ mất vài phút.Thư ký có thể phải ngồi vào một cuộc họp trong trường hợp không có ông chủ của mình và đại diện cho anh ta hoặc cô ta.Mặc dù thư ký chỉ có thể lắng nghe trong cuộc họp và ghi chú để trả lại cho ông chủ, một số người có thể phải đóng một vai trò tích cực, chẳng hạn như đưa ra một bài phát biểu hoặc trình bày.Vì lý do này, nhiều ông chủ dành rất nhiều thời gian để đào tạo thư ký của họ để đảm bảo người đó có thể đảm nhận vị trí lãnh đạo nếu được yêu cầu khi vắng mặt.văn phòng.Một số thư ký sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp du lịch cho sếp của họ.Điều này có thể bao gồm các chuyến bay lên lịch, sắp xếp khách sạn và lên lịch dịch vụ xe hơi.Thông thường, thư ký cũng có thể cung cấp hỗ trợ cho giám đốc điều hành với các vấn đề liên quan đến cuộc sống cá nhân của mình.Chẳng hạn, thư ký có thể sắp xếp các cuộc hẹn với bác sĩ, sắp xếp bữa tối và điều phối các cuộc họp ngoài văn phòng cho giám đốc điều hành.