Ano ang isang executive secretary?

Ang isang executive secretary ay isang tao na nagtatrabaho bilang isang katulong sa administratibo para sa isang nangungunang ehekutibo.Sa pangkalahatan ito ay hindi isang posisyon ng sekretarya ng entry-level.Karaniwan, ang trabahong ito ay tatawag sa maraming taon ng karanasan bilang isang kalihim para sa nakararami na mga opisyal na mataas na ranggo.Ang mga tungkulin sa trabaho ng isang executive secretary ay maaaring palawakin ang mga tradisyunal na kalihim.Bagaman ang karanasan ay maaaring maging isang kadahilanan na nag -aambag, ang ilang mga employer ay maaaring mangailangan ng edukasyon sa kolehiyo upang makuha ang posisyon na ito.Habang nasa high school, ang indibidwal ay maaaring napakahusay sa mga kurso na may kaugnayan sa negosyo at computer.Bilang ang patlang para sa mga executive secretaries ay maaaring maging mapagkumpitensya, ang pagkuha ng isang degree sa kolehiyo ay maaaring magbigay ng isang indibidwal ng ilang kalamangan para sa pag -secure ng isang trabaho.Ang ilang mga indibidwal ay maaaring pumili upang ituloy ang isang dalawang taong degree na Associates, habang ang iba ay maaaring pumili ng isang apat na taong bachelors degree.Maraming mga tao na naghahanap ng posisyon na ito bilang isang karera ay maaaring magpalista sa isang programa na may kaugnayan sa negosyo, tulad ng pangangasiwa ng negosyo, pamamahala ng mga negosyo o pangangasiwa ng opisina.

Sa karamihan ng mga kaso, ang executive secretary ay ang kanang kamay o babae sa isang nangungunang ranggo ng ehekutibo sa isang negosyo o pagtatatag.Ang kalihim ay madalas na ang puwersa sa pagmamaneho sa likod ng mga eksena, na tinitiyak na ang negosyo ay tumatakbo nang maayos sa pang-araw-araw na batayan.Maraming mga gawain na ginawa ng isang executive assistant sa posisyon na ito.Ang ilan sa mga pinaka -karaniwang tungkulin ng ganitong uri ng kalihim ay maaaring magsama ng pag -type ng mga titik sa ngalan ng kanyang boss, paggawa ng mga form, pag -compile ng mga spreadsheet at pagkuha ng mga mensahe.Bilang karagdagan, ang Kalihim ay maaaring magbigay ng suporta sa administratibo sa iba pang mga executive sa kagawaran.

Minsan, ang isang executive secretary ay maaaring makita ang kanyang sarili sa loob ng isang boardroom na gumagawa ng higit pa sa paglipas ng ilang minuto.Ang Kalihim ay maaaring umupo sa isang pulong sa kawalan ng kanyang boss at kumakatawan sa kanya.Habang ang kalihim ay maaaring makinig lamang sa pulong at kumuha ng mga tala upang maihatid sa boss, ang ilan ay maaaring maglaro ng isang aktibong papel, tulad ng paghahatid ng isang pagsasalita o pagbibigay ng isang pagtatanghal.Para sa kadahilanang ito, maraming mga boss ang gumugol ng maraming oras sa pagsasanay sa kanilang kalihim upang matiyak na ang tao ay maaaring mag -isip ng isang posisyon sa pamumuno kung kinakailangan sa kanilang kawalan.

Hindi tulad ng karamihan sa mga tradisyunal na kalihim, ang isang executive secretary ay maaaring gumugol ng oras sa pag -ugnay ng mga aktibidad para sa ehekutibo sa labas ngang opisina.Ang ilang mga kalihim ay mananagot para sa paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay para sa kanilang boss.Maaaring kabilang dito ang pag -iskedyul ng mga flight, paggawa ng mga pag -aayos ng hotel at pag -iskedyul ng serbisyo sa kotse.Kadalasan, ang Kalihim ay maaari ring magbigay ng tulong sa ehekutibo na may mga isyu tungkol sa kanyang personal na buhay.Halimbawa, ang Kalihim ay maaaring mag-iskedyul ng mga appointment ng doktor, gumawa ng mga pag-aayos ng hapunan at ayusin ang mga pagpupulong sa labas ng opisina para sa ehekutibo.