Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται σε ένα γενικό βιβλίο;

Ένα γενικό βιβλίο χρησιμοποιείται από πολλές επιχειρήσεις για να βοηθήσει στην εξισορρόπηση των λογαριασμών και στην παρακολούθηση των χρημάτων και των εξόδων και πολλά αντικείμενα περιλαμβάνονται σε ένα τέτοιο βιβλίο.Οι συνήθεις συναλλαγές, όπως η λήψη χρημάτων προς ή από μια τράπεζα ή η χρήση χρημάτων για την πληρωμή των υπαλλήλων, καταγράφονται σε ένα γενικό βιβλίο ως πιστώσεις και χρεώσεις.Τα περιουσιακά στοιχεία όπως η αξία των μηχανημάτων και άλλου εξοπλισμού καταγράφονται επίσης και το άτομο που ελέγχει το βιβλίο μπορεί να αλλάξει την αξία των περιουσιακών στοιχείων καθώς ο χρόνος εξελίσσεται, ώστε να παραμένουν ακριβή.Οι ημερομηνίες προστίθενται σε κάθε στοιχείο, διότι αυτό βοηθά την επιχείρηση να παρακολουθεί την παρακολούθηση των συναλλαγών, για να εξασφαλιστεί ότι δεν υπάρχει εσωτερική απάτη ή κλοπή.Οι περιγραφές προστίθενται επίσης σε κάθε συναλλαγή, οπότε όποιος κοιτάζει το βιβλίο θα γνωρίζει ποια είναι τα χρήματα που χρησιμοποιήθηκαν ή πώς ήρθε στην επιχείρηση.

Ο πρωταρχικός λόγος για τη χρήση ενός γενικού βιβλίου είναι η καταγραφή συναλλαγών.Αυτό περιλαμβάνει οποιαδήποτε χρήματα που εισέρχονται ή προέρχονται από την επιχείρηση.Οι συναλλαγές μπορούν να συσχετιστούν με αναλήψεις ή καταθέσεις που έγιναν σε τράπεζα, πληρώνοντας υπαλλήλους, λειτουργικά έξοδα και λογαριασμούς, πληρωμές τιμολογίων και πωλήσεις και αποδόσεις στην επιχείρηση.Οι περισσότεροι βιβλία έχουν ξεχωριστές στήλες για χρεώσεις και πιστώσεις, αλλά μερικοί έχουν μια μόνο στήλη και ο συγγραφέας πρέπει να προσθέσει ένα σύμβολο συν ή μείον για να δηλώσει εάν τα χρήματα έρχονται ή πηγαίνουν.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν περιουσιακά στοιχεία, όπως εξοπλισμό ή απογραφή και τοΗ αξία των περιουσιακών στοιχείων καταγράφεται σε ένα γενικό βιβλίο.Καθώς τα περιουσιακά στοιχεία αλλάζουν στην αξία, το άτομο που είναι υπεύθυνο για το βιβλίο θα σημειώνει συχνά αυτές τις διαφορές.Για παράδειγμα, καθώς οι ηλικίες εξοπλισμού, η αξία του μειώνεται και αυτή η μείωση μπορεί να επισημανθεί στο βιβλίο.Η καταγραφή της αξίας των περιουσιακών στοιχείων βοηθά μια επιχείρηση να γνωρίζει πόσα στερεά χρήματα έχει.

Οι ημερομηνίες μπορεί να φαίνονται ασήμαντες, αλλά ένα γενικό βιβλίο χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός ελέγχου ελέγχου, έτσι είναι συνήθως πολύ χρήσιμες.Εάν υπάρχουν δόλιες συναλλαγές, τότε κάποιος μπορεί να ελέγξει τις ημερομηνίες για να δει πότε εμφανίστηκαν ψεύτικες συναλλαγές.Αυτό βοηθά επίσης την επιχείρηση να κατανοήσει τις οικονομικές τάσεις και αυτές οι πληροφορίες μπορούν να εφαρμοστούν στο μέλλον.

Ένα άλλο στοιχείο που συνήθως προστίθεται σε ένα γενικό βιβλίο είναι μια στήλη περιγραφής.Έχοντας έναν μεγάλο κατάλογο πιστώσεων και χρεώσεων μπορεί να είναι δύσκολο να ακολουθηθεί, ειδικά αν ο αναγνώστης δεν γνωρίζει για ποια είναι η κάθε συναλλαγή.Η προσθήκη μιας περιγραφής διευκολύνει τον έλεγχο του βιβλίου και ο αναγνώστης θα γνωρίζει επίσης ακριβώς ποια είναι τα χρήματα που χρησιμοποιούνται.