Thông tin nào được bao gồm trên một sổ cái chung?

Một sổ cái chung được nhiều doanh nghiệp sử dụng để giúp cân bằng các tài khoản và theo dõi tiền và chi phí, và nhiều mục được bao gồm trong một sổ cái như vậy.Các giao dịch phổ biến, chẳng hạn như lấy tiền đến hoặc từ ngân hàng hoặc sử dụng tiền để trả cho nhân viên, được ghi lại trong một sổ cái chung dưới dạng tín dụng và ghi nợ.Các tài sản như giá trị của máy móc và các thiết bị khác cũng được ghi lại và người kiểm soát sổ cái có thể thay đổi giá trị của tài sản khi thời gian tiến triển để chúng vẫn chính xác.Ngày được thêm vào từng mặt hàng, bởi vì điều này giúp doanh nghiệp theo dõi khi các giao dịch diễn ra, để đảm bảo không có gian lận hoặc ăn cắp nội bộ.Mô tả cũng được thêm vào mỗi giao dịch, vì vậy bất kỳ ai nhìn vào sổ cái đều sẽ biết số tiền được sử dụng để làm gì hoặc làm thế nào nó đi vào doanh nghiệp. Lý do chính cho việc sử dụng sổ cái chung là ghi lại các giao dịch.Điều này bao gồm bất kỳ tiền đi vào hoặc đến từ doanh nghiệp.Giao dịch có thể được liên kết với việc rút tiền hoặc tiền gửi được thực hiện tại một ngân hàng, trả tiền cho nhân viên, chi phí hoạt động và hóa đơn, thanh toán hóa đơn, và bán hàng và trả lại trong doanh nghiệp.Hầu hết các sổ cái có các cột riêng biệt cho các khoản ghi nợ và tín dụng, nhưng một số có một cột duy nhất và người viết phải thêm một dấu hiệu cộng hoặc trừ để biểu thị nếu tiền đến hoặc đi.Giá trị của tài sản được ghi lại trong một sổ cái chung.Khi tài sản thay đổi về giá trị, người phụ trách sổ cái thường sẽ lưu ý những khác biệt này.Ví dụ, khi thiết bị già đi, giá trị của nó giảm xuống và sự suy giảm này có thể được đánh dấu trong sổ cái.Ghi lại giá trị của tài sản giúp một doanh nghiệp biết số tiền vững chắc của nó. Ngày có vẻ không quan trọng, nhưng một sổ cái chung được sử dụng để thiết lập một dấu vết kiểm toán, vì vậy chúng thường rất hữu ích.Nếu có các giao dịch gian lận, thì ai đó có thể kiểm tra ngày để xem khi nào giao dịch giả xảy ra.Điều này cũng giúp doanh nghiệp hiểu xu hướng tài chính và thông tin này có thể được áp dụng cho tương lai.

Một mặt hàng khác thường được thêm vào sổ cái chung là một cột mô tả.Có một danh sách lớn các khoản tín dụng và ghi nợ có thể khó theo dõi, đặc biệt nếu người đọc không biết mỗi giao dịch là gì.Thêm một mô tả giúp kiểm toán sổ cái dễ dàng hơn và người đọc cũng sẽ biết chính xác số tiền đang được sử dụng.