Τι είναι ένα σύστημα λογιστικών πληροφοριών;

Ένα σύστημα λογιστικών πληροφοριών είναι το σύστημα μεθόδων και διαδικασιών που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για τη διατήρηση πληροφοριών σχετικά με τις επιχειρηματικές ή οικονομικές συναλλαγές.Ιστορικά, αυτό το σύστημα περιελάμβανε χαρτί, περιοδικά και άλλες οικονομικές εκθέσεις.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι λογιστές ήταν υπεύθυνοι για την ενεργά χρησιμοποιώντας αυτά τα βιβλία και τα περιοδικά για να διατηρήσουν ακριβή οικονομικά αρχεία κατά τη διεξαγωγή των επιχειρηματικών τους δραστηριοτήτων.Η πρόοδος της τεχνολογίας των πληροφοριών επέτρεψε στις εταιρείες να μετατρέψουν αυτό το σύστημα λογιστικών πληροφοριών σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία χρησιμοποιώντας υπολογιστές, διακομιστές και λογισμικό λογιστικής.

Ο κύκλος λογιστικής είναι μια κινητήρια δύναμη στα συστήματα λογιστικής πληροφόρησης της περισσότερης εταιρείας.Αυτός ο κύκλος περιλαμβάνει τον εντοπισμό και την ανάλυση των συναλλαγών, τη δημιουργία και την απόσπαση καταχωρίσεων στο γενικό βιβλίο, την προετοιμασία ενός δοκιμαστικού υπολοίπου, τη δημιουργία προσαρμογών καταχωρήσεων, την προετοιμασία ενός προσαρμοσμένου ισοζυγίου δοκιμής, τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων, την οριστικοποίηση των λογαριασμών με τις καταχωρήσεις κλεισίματος και τη δημιουργία τελικού ισοζυγίου δοκιμής καιοικονομικές καταστάσεις για τη λογιστική περίοδο.Αυτά τα βασικά βήματα βοηθούν τις εταιρείες να αναπτύξουν το λογιστικό τους σύστημα πληροφοριών, είτε χειροκίνητα είτε μηχανογραφημένα.Οι ενότητες περιλαμβάνουν γενική λογιστική, πάγια περιουσιακά στοιχεία, πληρωτέα λογαριασμούς, εισπρακτέους λογαριασμούς, μισθοδοσία και άλλες ειδικές ενότητες.Κάθε μεμονωμένη ενότητα δημιουργεί ένα σύστημα όπου οι εταιρείες μπορούν να μεταφέρουν πληροφορίες μέσω των βημάτων του κύκλου λογιστικής.Η δυνατότητα μεταφοράς αυτών των πληροφοριών μπορεί να βελτιώσει την ακρίβεια και την επικαιρότητα της εταιρείας για την αναφορά οικονομικών πληροφοριών.

Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα συχνά απαιτούν από τους υπαλλήλους της εταιρείας να επικεντρωθούν περισσότερο στην αναθεώρηση των πληροφοριών που συγκεντρώθηκαν από διάφορα επιχειρηματικά τμήματα αντί να εισάγουν δεδομένα επιχειρήσεων.Αυτό το σύστημα επιτρέπει στους μεμονωμένους λογιστές να επεξεργάζονται περισσότερες πληροφορίες σε λιγότερο χρόνο από τα παραδοσιακά χαρτιά.Το λογισμικό λογιστικής μπορεί επίσης να έχει αυτόματες εσωτερικές διασφαλίσεις που ελέγχουν την ακρίβεια και την εγκυρότητα των οικονομικών πληροφοριών χρησιμοποιώντας μια εσωτερική διαδικασία αναθεώρησης.Αυτή η διαδικασία συχνά περιορίζει το ποσό των βασικών σφαλμάτων εισαγωγής δεδομένων και άλλων ανόητων πληροφοριών από την είσοδο στο σύστημα λογιστικών πληροφοριών.

Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν ένα υβριδικό σύστημα λογιστικών πληροφοριών που περιλαμβάνει τόσο χειροκίνητες όσο και μηχανογραφικές λογιστικές διαδικασίες.Ορισμένοι τύποι επιχειρηματικών ή οικονομικών πληροφοριών, όπως τιμολόγια προμηθευτών, φύλλα χρόνου μισθοδοσίας και συμβατικές συμφωνίες, ενδέχεται να χρειαστεί να αναθεωρηθούν από έναν λογιστή.Η χρήση ενός υβριδικού συστήματος μπορεί να παράσχει μια καλύτερη διαδικασία αναθεώρησης, καθώς οι υπάλληλοι της λογιστικής μπορεί να αμφισβητήσουν τις οικονομικές πληροφορίες και να αναζητήσουν ανατροφοδότηση πριν από την εισαγωγή πληροφοριών στο λογιστικό σύστημα.Η διαδικασία χειροκίνητης αναθεώρησης μπορεί επίσης να απαιτείται από τους εσωτερικούς ελέγχους της εταιρείας.Αυτοί οι εσωτερικοί έλεγχοι διασφαλίζουν ότι δεν εισάγονται πληροφορίες σε λογισμικό λογιστικής μιας εταιρείας που είναι ανακριβές ή αντιπροσωπεύει υψηλότερες οικονομικές υποχρεώσεις από ό, τι προηγουμένως αναμενόταν.