Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống các phương pháp và quy trình mà các công ty sử dụng để duy trì thông tin liên quan đến giao dịch kinh doanh hoặc tài chính.Trong lịch sử, hệ thống này liên quan đến sổ cái giấy, tạp chí và các báo cáo tài chính khác.Chủ doanh nghiệp và kế toán có trách nhiệm tích cực sử dụng các sổ cái và tạp chí này để duy trì hồ sơ tài chính chính xác khi chạy hoạt động kinh doanh của họ.Sự tiến bộ của công nghệ thông tin đã cho phép các công ty chuyển đổi hệ thống thông tin kế toán này thành một quy trình tự động sử dụng máy tính, máy chủ và phần mềm kế toán. Chu kỳ kế toán là một động lực trong hầu hết các hệ thống thông tin kế toán của công ty.Chu kỳ này bao gồm xác định và phân tích các giao dịch, tạo và đăng các mục nhật ký cho sổ cái chung, chuẩn bị số dư dùng thử, tạo các mục điều chỉnh, chuẩn bị số dư dùng thử được điều chỉnh, tạo báo cáo tài chính, hoàn thiện tài khoản với các mục đóng và tạo số dư thử nghiệm cuối cùng vàBáo cáo tài chính cho kỳ kế toán.Các bước cơ bản này giúp các công ty phát triển hệ thống thông tin kế toán của họ, dù là thủ công hay máy tính. Gói phần mềm kế toán thường bao gồm một số mô -đun khác nhau dựa trên quy trình kế toán thủ công truyền thống.Các mô -đun bao gồm kế toán chung, tài sản cố định, tài khoản phải trả, các khoản phải thu, bảng lương và các mô -đun đặc biệt khác.Mỗi mô -đun riêng lẻ tạo ra một hệ thống nơi các công ty có thể di chuyển thông tin qua các bước chu kỳ kế toán.Khả năng chuyển thông tin này bằng điện tử có thể cải thiện độ chính xác và tính kịp thời của các công ty để báo cáo thông tin tài chính. Hệ thống kế toán máy tính thường yêu cầu nhân viên công ty tập trung nhiều hơn vào việc xem xét thông tin được thu thập từ các bộ phận kinh doanh khác nhau thay vì nhập dữ liệu kinh doanh.Hệ thống này cho phép các kế toán cá nhân xử lý nhiều thông tin hơn trong thời gian ngắn hơn các sổ cái giấy truyền thống.Phần mềm kế toán cũng có thể có các biện pháp bảo vệ nội bộ tự động kiểm tra tính chính xác và tính hợp lệ của thông tin tài chính bằng quy trình đánh giá nội bộ.Quá trình này thường giới hạn số lượng lỗi nhập dữ liệu cơ bản và các thông tin vô nghĩa khác vào hệ thống thông tin kế toán. Các công ty có thể chọn sử dụng hệ thống thông tin kế toán lai liên quan đến cả quy trình kế toán thủ công và máy tính.Một số loại thông tin kinh doanh hoặc thông tin tài chính, chẳng hạn như hóa đơn của nhà cung cấp, bảng thời gian trả lương và thỏa thuận hợp đồng, có thể cần được xem xét bởi một kế toán viên.Sử dụng một hệ thống lai có thể cung cấp một quy trình đánh giá tốt hơn vì nhân viên kế toán có thể đặt câu hỏi về thông tin tài chính và tìm kiếm phản hồi trước khi nhập thông tin vào hệ thống kế toán.Quá trình xem xét thủ công cũng có thể được yêu cầu bởi các điều khiển nội bộ của các công ty.Các điều khiển nội bộ này đảm bảo rằng không có thông tin nào được nhập vào phần mềm kế toán của COMYYS không chính xác hoặc đại diện cho các nghĩa vụ tài chính cao hơn dự đoán trước đây.