Τι είναι το βιβλίο απογραφής;

Ένα βιβλίο απογραφής είναι ένα έγγραφο ή μια συλλογή γραφειοκρατίας που χρησιμοποιείται από μια εταιρεία για την παρακολούθηση προϊόντων που βασίζονται σε ποσότητα και αξία.Αυτό συχνά επιτρέπει σε μια επιχείρηση να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο τα υλικά και τα αγαθά έρχονται στην εταιρεία, πόσο καλά μπορεί να μετακινούνται λόγω πωλήσεων και να μετρήσουν τυχόν απώλειες που μπορεί να προκύψουν.Ένας κοινός τύπος βιβλίου απογραφής είναι διαρκής, ενώ ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να προτιμούν να χρησιμοποιούν ένα περιοδικό βιβλίο.Αυτοί οι δύο συνηθισμένοι τύποι βιβλίων αποθεμάτων ποικίλλουν ανάλογα με τη συχνότητα των ενημερώσεων που εκτελούνται σε κάθε μία.Κάθε μία από αυτές τις σελίδες έχει μια διάταξη που συνήθως περιλαμβάνει πολλαπλές στήλες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να σημειώσουν διαφορετικές πληροφορίες, όπως ποσότητα, αξία και περιγραφές αντικειμένων.Μια επιχείρηση έχει συνήθως ένα βιβλίο απογραφής με ξεχωριστές σελίδες για ορισμένους τύπους αντικειμένων, όπως μεμονωμένους λογαριασμούς.Η σύγχρονη τεχνολογία έχει διευκολύνει τις εταιρείες να διατηρούν τέτοιους συνδρομητές και πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό υπολογιστών για να διατηρούν ψηφιακά αρχεία αποθέματος και αγαθών για παραγωγή ή πώληση."Perpetual", η οποία ενημερώνεται σε συνεχή βάση.Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτό το είδος βιβλίου έχουν συνήθως ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που παρακολουθεί τη μεταφορά προϊόντων λόγω πωλήσεων ή εισερχόμενων παραγγελιών.Αυτό σημαίνει ότι καθώς τα αγαθά πωλούνται, το βιβλίο απογραφής ενημερώνεται αμέσως για να αντικατοπτρίζει αυτή τη μεταφορά και καθώς τα νέα υλικά έρχονται στην εταιρεία προστίθενται στο βιβλίο.Ενώ τέτοιες μέθοδοι δεν είναι πρακτικές για κάθε επιχείρηση, μπορούν να επιτρέψουν σε μια εταιρεία να παρακολουθεί γρήγορα το απόθεμά της και να προσαρμόσει τις παραγγελίες για τα υλικά όπως απαιτείται.

Η άλλη κοινή μορφή του βιβλίου αποθέματος ονομάζεται "περιοδικό" και ενημερώνεται σε τακτική βάση,αλλά όχι αμέσως μετά τις αλλαγές στο απόθεμα.Αυτό συνήθως απαιτεί μια φυσική καταμέτρηση προϊόντων και αγαθών σε μια εταιρεία, η οποία στη συνέχεια χρησιμοποιείται για την προσαρμογή των εσωτερικών αριθμών σχετικά με τα υλικά.Τέτοιες μετρήσεις εκτελούνται συνήθως σε ένα καθορισμένο πρόγραμμα, το οποίο μπορεί να κυμαίνεται από την ετήσια πλήρη καταμέτρηση των αποθεμάτων έως τις εβδομαδιαίες αξιολογήσεις για αντικείμενα υψηλού κινδύνου.Ένα βιβλίο αυτού του τύπου, που χρησιμοποιείται για περιοδικές μετρήσεις, συνήθως ενημερώνεται λιγότερο συχνά από μια διαρκή, αλλά οι αλλαγές μπορεί να είναι πιο δραματικές ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο τα προϊόντα πωλούν ή έρχονται με την πάροδο του χρόνου.