Sổ cái hàng tồn kho là gì?

Một sổ cái hàng tồn kho là một tài liệu hoặc bộ sưu tập giấy tờ được sử dụng bởi một công ty để theo dõi các sản phẩm dựa trên số lượng và giá trị.Điều này thường cho phép một doanh nghiệp đánh giá làm thế nào các tài liệu và hàng hóa vào công ty, họ có thể chuyển đi tốt như thế nào do doanh số bán hàng và để đánh giá bất kỳ tổn thất nào có thể xảy ra.Một loại sổ cái hàng tồn kho phổ biến là vĩnh viễn, trong khi một số công ty có thể thích sử dụng sổ cái định kỳ.Hai loại sổ cái hàng tồn kho phổ biến này khác nhau dựa trên tần suất cập nhật được thực hiện trên mỗi loại. Có một số hình thức khác nhau mà sổ cái hàng tồn kho có thể lấy, mặc dù theo truyền thống, đó là một cuốn sách có nhiều trang.Mỗi trang này có một bố cục thường bao gồm nhiều cột có thể được sử dụng để lưu ý các thông tin khác nhau, chẳng hạn như số lượng, giá trị và mô tả của các mục.Một doanh nghiệp thường có một sổ cái kiểm kê với các trang riêng cho một số loại mặt hàng, chẳng hạn như các tài khoản cá nhân.Công nghệ hiện đại đã giúp các công ty giữ các sổ cái như vậy dễ dàng hơn và nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm máy tính để duy trì hồ sơ kỹ thuật số về hàng tồn kho và hàng hóa để sản xuất hoặc bán.Càng vĩnh viễn, được cập nhật trên cơ sở liên tục.Các công ty sử dụng loại sổ cái này thường có một hệ thống tự động theo dõi việc chuyển giao sản phẩm do bán hàng hoặc đơn đặt hàng đến.Điều này có nghĩa là khi hàng hóa được bán, sổ cái hàng tồn kho được cập nhật ngay lập tức để phản ánh sự chuyển nhượng này và khi các tài liệu mới đến công ty, chúng được thêm vào sổ cái.Mặc dù các phương pháp như vậy không thực tế cho mọi doanh nghiệp, nhưng chúng có thể cho phép một công ty theo dõi hàng tồn kho của mình một cách nhanh chóng và điều chỉnh các đơn đặt hàng cho các vật liệu khi cần thiết.Nhưng không ngay lập tức khi thay đổi hàng tồn kho.Điều này thường đòi hỏi một số lượng vật lý của sản phẩm và hàng hóa tại một công ty, sau đó được sử dụng để điều chỉnh các số nội bộ liên quan đến những vật liệu nào có trong tay.Các số lượng như vậy thường được thực hiện trong một lịch trình đã thiết lập, có thể từ số lượng hàng tồn kho đầy đủ hàng năm đến các đánh giá hàng tuần cho các mặt hàng có rủi ro cao.Một sổ cái thuộc loại này, được sử dụng cho số lượng định kỳ, thường được cập nhật ít thường xuyên hơn so với một loại vĩnh viễn, nhưng những thay đổi có thể kịch tính hơn tùy thuộc vào cách bán hoặc đến theo thời gian.