Τι είναι η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων;

Σε αντίθεση με την παραδοσιακή διαχείριση έργων, η οποία επικεντρώνεται μόνο σε κάθε μεμονωμένο έργο μιας εταιρείας, το Project Portfolio Management (PPM) θεωρεί όλα τα έργα ενός οργανισμού.Επομένως, η PPM είναι η ελεγχόμενη ανάλυση και ο συντονισμός των έργων μιας εταιρείας.Με τη χρήση εργαλείων, λογισμικού και διαδικασιών, το PPM συχνά επιτρέπει την κατανομή των πόρων και τη βέλτιστη αλληλουχία των έργων.Μπορεί επίσης να αναλύσει τις μεγαλύτερες επιστροφές σε μια εταιρεία προσδιορίζοντας τα έργα που έχουν μεγαλύτερη σημασία.Τελικά, η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων μπορεί να ενσωματώσει όλους τους επιχειρηματικούς στόχους ενός οργανισμού και να μειώσει τη συχνότητα εμφάνισης αλληλεπικαλυπτόμενων ή αποστραγγιστικών έργων.

Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων (PPM) είναι η συντονισμένη ανάλυση και έλεγχος των έργων μιας εταιρείας.Παρόλο που θεωρείται από πολλούς επαγγελματίες των επιχειρήσεων που σχετίζονται με την τεχνολογία των πληροφοριών, το PPM μπορεί να εφαρμοστεί με επιτυχία από τους περισσότερους κλάδους.Οι εταιρείες συχνά αναλαμβάνουν πολλαπλά έργα ταυτόχρονα που μπορούν να περιορίσουν τους πόρους όπως τα χρήματα, το χρόνο, τους ανθρώπους και την ικανότητα.Ένας πιθανός στόχος της διαχείρισης του έργου και του χαρτοφυλακίου είναι η κατανομή αυτών των πόρων για να βοηθήσει την εταιρεία να αποκτήσει το μεγαλύτερο κέρδος.Το PPM μπορεί επίσης να βοηθήσει τους διαχειριστές να καθορίσουν το βέλτιστο μίγμα και την αλληλουχία των προτεινόμενων έργων, λαμβάνοντας υπόψη τους παράγοντες του πραγματικού κόσμου.

Όταν οι οργανισμοί αναλαμβάνουν έργα, συχνά δεσμεύονται σε σημαντικά επίπεδα επενδύσεων.Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων είναι μερικές φορές παρομοιαία με τη διαχείριση χαρτοφυλακίου, καθώς και οι δύο απαιτούν την εποπτεία των επενδύσεων.Το PPM συχνά επιτρέπει στους διαχειριστές να βελτιστοποιούν, να ισορροπούν και να βελτιώνουν συνεχώς τα χαρτοφυλάκιά τους, επιτυγχάνοντας έτσι μεγαλύτερες αποδόσεις μειώνοντας παράλληλα τον συνολικό κίνδυνο.

Ειδικά εργαλεία, εφαρμογές λογισμικού και διαδικασίες συχνά παρέχουν τα θεμέλια για τη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων.Για παράδειγμα, η χρήση δέντρων αποφάσεων με κόμβους διακλάδωσης μπορεί να περιγράψει κάθε πιθανό έργο σε σχέση με τον προϋπολογισμό ενός ενιαίου χαρτοφυλακίου.Επομένως, οι διαχειριστές είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για να αποφασίσουν ποια έργα μπορούν και δεν μπορούν να παρέχονται.Ένα άλλο εργαλείο μπορεί να δημιουργήσει μια κεντρική κυκλική άποψη των έργων με τα οποία τα ανθυγιεινά, χαμηλής αξίας ή διπλά έργα υποβιβάζονται στο εξωτερικό του κύκλου.Τα μέλη της ομάδας διαχείρισης του έργου μπορούν στη συνέχεια να υπολογίσουν τις εκτιμώμενες αποδόσεις των επενδύσεων για όλα τα έργα και να δημοσιεύσουν ένα στιγμιότυπο της αναμενόμενης απόδοσης του χαρτοφυλακίου για να μετρήσουν τα έργα που έχουν μεγαλύτερη σημασία.

Οι διάφορες μετρήσεις και στρατηγικές που προσφέρει η PPM μπορούν να βοηθήσουν τους διαχειριστές να επιτύχουν συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους.Για παράδειγμα, αντί να εστιάζουμε μόνο στο μάρκετινγκ και την ανάπτυξη έργων, οι αρχές του PPM ενσωματώνουν συνήθως πρόσθετους κρίσιμους παράγοντες όπως η χρηματοδότηση, η ζήτηση των πελατών και η κατανάλωση των πόρων της εταιρείας.Έτσι, η απόφαση επένδυσης και των διαδικασιών που πρέπει να προχωρήσουμε σε ένα έργο μπορεί να αντικατοπτρίζει τις συγκρίσεις των παροχών με το κόστος.

Ένα άλλο σαφές χαρακτηριστικό του PPM είναι η ικανότητά του να αξιολογεί και να δίνει προτεραιότητα στα έργα.Κάθε έργο που επιλέγεται από μια εταιρεία συχνά πρέπει να αξιολογηθεί με όρους επιχειρηματικής αξίας και τήρησης της πολιτικής.Ως επιχειρηματικές δυνατότητες επιχειρήσεων της εταιρείας επεκτείνονται, το χαρτοφυλάκιό της πιθανότατα θα αυξηθεί επίσης.Έτσι, η διαχείριση του χαρτοφυλακίου του έργου βοηθά συχνά τις εταιρείες να απορρίψουν τα καθήκοντα που αποστραγγίζουν τους πόρους και αποδέχονται έργα που έχουν νόημα από την άποψη του χρόνου και των χρημάτων. Ενώ η γνώση της ατομικής απόδοσης κάθε έργου είναι σημαντική, ο αντίκτυπος κάθε έργου στο ίδιο το χαρτοφυλάκιο είναι εξίσου σημαντική.Ένας διαχειριστής έργου είναι επομένως πιθανό να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο κάθε έργο συμβάλλει στη συνολική επίτευξη του χαρτοφυλακίου, εάν κάποιο έργο μπορεί να προκαλέσει αρνητικές επιπτώσεις στα επόμενα έργα και ποια έργα στο χαρτοφυλάκιο εξαρτώνται από άλλους.Η εργασία σε αυτό το επίπεδο μπορεί να απαιτεί συνοπτικά στοιχεία για τα βασικά δεδομένα για να αποφευχθεί η υπερφόρτωση πληροφοριών.Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων μπορεί έτσι να παρέχει ένα SYnopsis της απόδοσης και προόδου, καθώς και μια μέτρηση των εκτιμήσεων έναντι του πραγματικού κόστους.

Οι διαδικασίες διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων θεωρούνται συχνά πολύτιμες σε περιόδους οικονομικών δυσκολιών, αλλά ορισμένες εταιρείες εφαρμόζουν αυτές τις στρατηγικές ως καθημερινές πρακτικές.Χωρίς PPM, ένας οργανισμός μπορεί να παρουσιάσει επικαλυπτόμενα ή περιττά έργα, έργα που εργάζονται σε διασταυρούμενες θέσεις ή εκείνα που δεν ευθυγραμμίζονται με επιχειρηματικές στρατηγικές.Τέτοιες παγίδες είναι πιθανό να συμβούν επειδή κάθε έργο μπορεί να φαίνεται καλό σε χαρτί, αλλά οι πραγματικές τιμές μπορεί να μην είναι ορατές μέχρι να αναλυθούν με εργαλεία που βασίζονται σε αποτελέσματα.