Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την αρχειοθέτηση email;

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή e-mail, σύντομο για Electronic Mail , είναι το όνομα για μηνύματα κειμένου που αποστέλλονται μέσω του Διαδικτύου και παραλαμβάνεται από τον χρήστη online ή λήφθηκε μέσω ενός πελάτη αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τεχνολογία ώθησης ή έλξης, ανάλογα με τη συσκευή και το πρόγραμμα που λαμβάνειτα μηνύματα.Η αρχειοθέτηση αναφέρεται σε ένα σχέδιο αποθήκευσης με το οποίο τα αντικείμενα είναι διατεταγμένα με λογικό και προσβάσιμο τρόπο.Μπορεί επίσης να αναφέρεται σε ένα αντίγραφο ασφαλείας του υλικού.Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφέρεται σε ένα μεθοδικό σύστημα αρχειοθέτησης για email που το αφαιρεί από το διακομιστή και το υποστηρίζει με ασφάλεια.Αποφασίστε αν αρκεί να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο σύννεφο ή αν τα χρειάζεστε αρχειοθετημένα στο μηχάνημά σας ή σε έντυπη αντιγραφή.Ίσως ορισμένο υλικό να εκτυπωθεί, ενώ άλλο υλικό μπορεί να παραμείνει σε ηλεκτρονική μορφή.Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρόκειται να αρχειοθετηθούν στο μηχάνημά σας, αποφασίστε αν θα δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο και επίσης αν πρέπει να αποθηκευτεί κάτι σε μορφή διαφορετική από τη μορφή αρχείου του πελάτη αλληλογραφίας σας, για παράδειγμα, αποθηκεύεται στο PDFΜορφή αρχείου

Γενικά το δεύτερο βήμα για τη δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να δημιουργήσετε μια ιεραρχία των φακέλων αποθήκευσης στο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διαχωρίσετε το προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να βεβαιωθείτε ότι οι φάκελοι θα χρειαστεί να έχετε πρόσβαση πιο συχνά είναι εύκολο να προσεγγίσετε.Λάβετε υπόψη ότι οι φακέλοι μπορούν να αναδιοργανωθούν και να μετονομαστούν, οπότε όταν ολοκληρωθεί ένα έργο που ήταν η πρώτη προτεραιότητα, ίσως θελήσετε να έχετε έναν τρόπο να το αρχειοθετήσετε στο σύστημα φακέλων, όπως το να το τοποθετήσετε σε ένα φάκελο που ονομάζεται "ολοκληρωμένα έργα" μετο έτος.Εξετάστε εάν η δημιουργία φίλτρων για να ταξινομήσετε το εισερχόμενο ταχυδρομείο απευθείας σε φακέλους θα σας εξυπηρετήσει καλά: Μερικοί άνθρωποι ορκίζονται από αυτό το χαρακτηριστικό.Άλλοι δεν το χρησιμοποιούν ποτέ.

Μία από τις καλύτερες συμβουλές για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να διαγράψετε ανεπιθύμητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως μετά την παραλαβή ή όταν το βλέπετε στα εισερχόμενά σας.Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο επειδή δεν θα χρειαστεί ποτέ να το αναθεωρήσετε ξανά και να βοηθήσετε στην αποτροπή του περιττού υλικού να φτάσετε στο αρχείο, όπου πρέπει να αποθηκευτεί μόνο υλικό αξίας.Εναλλακτικά, αν σας ταιριάζει καλύτερα, μπορείτε να κάνετε μαζική διαγραφή πριν από την αρχειοθέτηση.Μπορεί να είστε σε θέση να ορίσετε τον πελάτη αλληλογραφίας σας για το πότε θα πρέπει να διαγραφεί το Mail από το διακομιστή, αλλά περιοδικά, είναι καλή ιδέα να επισκεφθείτε τον ιστότοπό σας ISP, να δείτε τι είναι πραγματικά στο διακομιστή και να καθαρίσετε, όπως απαιτείται.Εάν έχετε αρκετό κενό χώρο διακομιστή, μπορείτε να επιλέξετε να αφήσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκεί ως πρόσθετο αρχείο.

Σε επιχειρηματικές καταστάσεις, συμμορφώνοντας με τους κανονισμούς, την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα είναι βασικά στοιχεία της λήψης αποφάσεων αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Enterprise μπορεί να διαχειριστεί από εφαρμογές λογισμικού που έγιναν για το σκοπό αυτό και με χαρακτηριστικά που έγιναν για την αντιμετώπιση των ειδικών για τις επιχειρήσεις.Αυτές περιλαμβάνουν τη δυνατότητα διαχείρισης του εικονικού μονοπατιού χαρτιού και διαγραφής μηνυμάτων που δεν χρειάζονται πια.