Ano ang pinakamahusay na mga tip para sa pag -archive ng email?

Email o e-mail, maikli para sa Electronic Mail , ay ang pangalan para sa mga text message na ipinadala sa internet at kinuha ng gumagamit online o nai-download sa pamamagitan ng isang mail client gamit ang Push o Pull Technology, depende sa aparato at programa na natatanggapang mga mensahe.Ang pag -archive ay tumutukoy sa isang plano sa imbakan kung saan ang mga item ay nakaayos sa isang lohikal at naa -access na paraan.Maaari rin itong sumangguni sa paggawa ng isang backup na kopya ng materyal.Ang pag -archive ng email ay tumutukoy sa isang pamamaraan ng pag -file ng sistema para sa email na tinanggal ito mula sa server at ligtas itong mai -back up.

Ang pinakamahusay na bagay na dapat gawin muna tungkol sa pag -archive ng email ay isaalang -alang ang iyong mga pagpipilian.Magpasya kung sapat na upang ma -archive ang iyong mga email sa ulap, o kung kailangan mo ang mga ito na naka -archive sa iyong makina o sa hard copy.Marahil ang ilang materyal ay kailangang mai -print, habang ang iba pang materyal ay maaaring manatili sa elektronikong anyo.Kung ang mga email ay mai -archive sa iyong makina, magpasya kung gagawa ka ba ng backup sa isang panlabas na hard drive at kung mayroon man ay kailangang mai -save sa isang form maliban sa format ng file ng iyong mail client, halimbawa, nai -save sa PDFFormat ng File.

Karaniwan ang pangalawang hakbang sa paglikha ng isang sistema ng pag -archive ng email ay upang lumikha ng isang hierarchy ng mga folder ng imbakan sa loob ng iyong email client.Sa paggawa nito, maaari mong paghiwalayin ang personal na email mula sa email sa negosyo, at tiyaking ang mga folder na kakailanganin mong ma -access nang mas madalas ay madaling maabot.Tandaan na ang mga folder ay maaaring maiayos muli at pinalitan ng pangalan, kaya sa sandaling nakumpleto ang isang proyekto na pangunahing prayoridad, baka gusto mong magkaroon ng isang paraan upang mai -archive ito sa loob ng sistema ng folder, tulad ng paglalagay nito sa isang folder na tinatawag na "nakumpletong mga proyekto" kasamaang taon.Isaalang -alang kung ang paglikha ng mga filter upang ayusin ang papasok na mail nang direkta sa mga folder ay magsisilbi sa iyo nang maayos: ang ilang mga tao ay nanunumpa sa tampok na ito;Ang iba ay hindi kailanman gumagamit nito.

Ang isa sa mga pinakamahusay na tip para sa pag -archive ng email ay upang tanggalin ang hindi kanais -nais na email kaagad kapag natanggap o kapag nakikita ito sa iyong inbox.Maaari itong makatipid sa iyo ng oras dahil hindi mo na kailangang suriin muli, at makakatulong na maiwasan ang hindi kinakailangang materyal na maabot ang archive, kung saan ang materyal na halaga lamang ang dapat maiimbak.Bilang kahalili, kung nababagay sa iyo ng mas mahusay, maaari kang gumawa ng pagtanggal ng masa bago ang pag -archive.Maaari mong itakda ang iyong mail client para sa kung kailan dapat tanggalin ang mail mula sa server, ngunit pana -panahon, magandang ideya na bisitahin ang iyong website ng ISP, tingnan kung ano talaga ang server, at limasin, kung kinakailangan.Kung sapat kang walang laman na puwang ng server, maaari mong piliing mag -iwan ng mga mahahalagang email doon bilang isang karagdagang archive.

Sa mga sitwasyon sa negosyo, sumunod sa mga regulasyon, seguridad, at kahusayan ay mga pangunahing elemento ng paggawa ng desisyon sa pag -archive ng email.Ang pag-archive ng email ng enterprise ay maaaring pamahalaan ng mga aplikasyon ng software na ginawa para sa hangaring iyon at may mga tampok na ginawa upang matugunan ang mga isyu na partikular sa negosyo.Kasama dito ang kakayahang pamahalaan ang virtual paper trail at tanggalin ang mga mensahe na hindi na kinakailangan.