Melyek a legjobb tippek az e -mail archiváláshoz?

E-mail vagy e-mail, rövid elektronikus e-mail , az interneten keresztül küldött szöveges üzenetek neve, amelyet a felhasználó online, vagy a Push O vagy Pull technológiát használó e-mail kliensen keresztül tölt be, az eszköz és a program fogadásától függőenaz üzenetek.Az archiválás egy olyan tárolási tervre utal, amely szerint az elemek logikus és hozzáférhető módon vannak elrendezve.Utalhat az anyag biztonsági másolatának készítésére is.Az e -mail archiválás egy e -mail módszeres iratgyűjtő rendszerére vonatkozik, amely eltávolítja azt a szerverről, és biztonságosan alátámasztja.

A legjobb dolog, amit először az e -mail archiválás szempontjából kell tenni, az, hogy megfontolja a lehetőségeit.Döntse el, hogy elegendő -e az e -mailek a felhőben archiválása, vagy szükség van -e archiválva a gépen vagy nyomtatott példányban.Talán bizonyos anyagokat ki kell nyomtatni, míg más anyagok elektronikus formában maradhatnak.Ha az e -maileket a gépen archiválni kell, akkor döntse el, hogy készít -e biztonsági másolatot egy külső merevlemezen, és azt is, hogy valamit más formában kell -e menteni, mint például a Mail kliens fájlformátuma, például a PDF -ben mentve.Fájl formátum.Ennek során elválaszthatja a személyes e -maileket az üzleti e -mailektől, és ellenőrizze, hogy a mappákhoz gyakrabban kell elérnie.Ne feledje, hogy a mappák átszervezhetők és átnevezhetők, tehát ha a kiemelt prioritású projekt befejeződött, érdemes lehet a módja annak, hogy archiválhassa a mapparendszerben, például a „Beflex Projects” nevű mappába helyezéseaz év.Fontolja meg, hogy a bejövő levelek közvetlenül a mappákba történő rendezéséhez szűrők létrehozása jól szolgál -e Önnek: néhány ember esküszik erre a funkcióra;Mások soha nem használják.Ez időt takaríthat meg, mert soha többé nem kell újra felülvizsgálnia, és segít megakadályozni, hogy a felesleges anyag az archívum elérésében elérje, ahol csak az értéket kell tárolni.Alternatív megoldásként, ha jobban megfelel Önnek, akkor az archiválás előtt megteheti a tömeg törlését.Előfordulhat, hogy beállíthatja az e -mail klienst, amikor a leveleket törölni kell a szerverről, de rendszeresen érdemes meglátogatni az internetszolgáltató webhelyét, megnézni, mi van a kiszolgálón, és szükség szerint törölje ki.Ha elegendő üres szerver -teret szeretne, akkor dönthet úgy, hogy fontos e -maileket hagy ott, mint további archívum.A vállalati e-mail archiválást szoftveralkalmazásokkal lehet kezelni erre a célra és az üzleti specifikus problémák kezelésére szolgáló funkciókkal.Ide tartoznak a virtuális papír nyomvonal kezelésének képessége és az olyan üzenetek törlése, amelyekre már nincs szükség.