Apa tips terbaik untuk pengarsipan email?
Email atau email, kependekan dari Mail elektronik , adalah nama untuk pesan teks yang dikirim melalui internet dan diambil oleh pengguna secara online atau diunduh melalui klien surat menggunakan teknologi push atau tarik, tergantung pada perangkat dan penerimaan program programpesan.Pengarsipan mengacu pada rencana penyimpanan di mana barang -barang disusun dengan cara yang logis dan mudah diakses.Ini juga dapat merujuk pada membuat salinan cadangan materi.Pengarsipan email mengacu pada sistem pengarsipan metodis untuk email yang menghapusnya dari server dan mendukungnya dengan aman.
Hal terbaik yang harus dilakukan terlebih dahulu sehubungan dengan pengarsipan email adalah dengan mempertimbangkan opsi Anda.Putuskan apakah cukup untuk diarsipkan email Anda di cloud, atau apakah Anda perlu diarsipkan di mesin Anda atau dalam cetak.Mungkin bahan tertentu perlu dicetak, sementara bahan lain dapat tetap dalam bentuk elektronik.Jika email akan diarsipkan di mesin Anda, putuskan apakah Anda akan membuat cadangan pada hard drive eksternal dan juga apakah ada sesuatu yang perlu disimpan dalam bentuk selain format file klien email Anda, misalnya, disimpan dalam pdfFormat File.
Umumnya langkah kedua dalam membuat sistem pengarsipan email adalah membuat hierarki folder penyimpanan dalam klien email Anda.Dalam melakukan ini, Anda dapat memisahkan email pribadi dari email bisnis, dan memastikan folder yang Anda perlukan untuk mengakses lebih sering mudah dijangkau.Perlu diingat bahwa folder dapat direorganisasi dan diganti namanya, jadi begitu proyek yang menjadi prioritas utama selesai, Anda mungkin ingin memiliki cara untuk mengarsipkannya dalam sistem folder, seperti meletakkannya di folder yang disebut "proyek yang sudah selesai" dengantahun.Pertimbangkan apakah membuat filter untuk mengurutkan surat yang masuk langsung ke dalam folder akan melayani Anda dengan baik: beberapa orang bersumpah dengan fitur ini;Orang lain tidak pernah menggunakannya.
Salah satu tips terbaik untuk pengarsipan email adalah menghapus email yang tidak diinginkan segera setelah diterima atau setelah melihatnya di kotak masuk Anda.Ini dapat menghemat waktu Anda karena Anda tidak perlu meninjaunya lagi, dan membantu mencegah materi yang tidak perlu mencapai arsip, di mana hanya bahan nilai yang harus disimpan.Atau, jika lebih cocok untuk Anda, Anda dapat melakukan penghapusan massal sebelum mengarsipkan.Anda mungkin dapat mengatur klien surat Anda saat surat harus dihapus dari server, tetapi secara berkala, adalah ide yang baik untuk mengunjungi situs web ISP Anda, lihat apa yang sebenarnya ada di server, dan jelas, sesuai kebutuhan.Jika Anda cukup ruang server kosong, Anda dapat memilih untuk meninggalkan email penting di sana sebagai arsip tambahan.
Dalam situasi bisnis, mematuhi peraturan, keamanan, dan efisiensi adalah elemen kunci dalam membuat keputusan pengarsipan email.Pengarsipan email perusahaan dapat dikelola oleh aplikasi perangkat lunak yang dibuat untuk tujuan itu dan dengan fitur yang dibuat untuk mengatasi masalah khusus bisnis.Ini termasuk kemampuan untuk mengelola jejak kertas virtual dan menghapus pesan yang tidak diperlukan lagi.