Τι είναι ένας διαχειριστής επικοινωνίας;

Ένας διαχειριστής επικοινωνίας είναι λογισμικό που επιτρέπει σε έναν χρήστη να αποθηκεύει, να οργανώνει και να αναζητά αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις, ημερομηνίες, σημειώσεις, λίστες και πολλά άλλα.Παρόμοια με έναν διαχειριστή προσωπικών πληροφοριών, ένας διαχειριστής επικοινωνίας έχει σχεδιαστεί για εκπροσώπους πωλήσεων και άλλους που πρέπει να αποθηκεύουν πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες και τις προοπτικές πωλήσεων, τις συναντήσεις και τις κλήσεις των τηλεφώνων και την οργάνωση εγγράφων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κειμένου.Με τα τεράστια ποσά δεδομένων που συναντάται κάθε μέρα ένα άτομο, μια ενιαία θέση για την αποθήκευση αυτών των δεδομένων είναι ελκυστική.Τα χαρακτηριστικά ενός διαχειριστή επαφών ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν τη δυνατότητα αποθήκευσης κωδικών πρόσβασης, σημαντικών ημερομηνιών και διορισμών και της ικανότητας κοινής χρήσης δεδομένων με άλλο υπολογιστή ή προσωπικό ψηφιακό βοηθό.Ορισμένοι διαχειριστές επαφών μπορούν να επιτρέψουν σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση σε μια κοινή βάση δεδομένων των επαφών.

Ένας διαχειριστής επικοινωνίας μπορεί επίσης να δημιουργήσει αναφορές και να οργανώσει, να προβλέψει και να παρακολουθεί τις δραστηριότητες πωλήσεων.Μερικοί χαρακτηρίζουν τη δυνατότητα να επισυνάψετε μια φωτογραφία, η οποία είναι μεγάλη για όσους δεν μπορούν να θυμούνται πάντα ονόματα ή έγγραφα στην εγγραφή των επαφών.Το αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό ασφαλείας σε έναν διαχειριστή επαφών.Μια άλλη διαθέσιμη λειτουργία είναι η δυνατότητα ομαδοποίησης και κατηγοριοποίησης των επαφών.

Αντί να κάνουν σημειώσεις σε αποκόμματα χαρτιού ή να διατηρούν ένα σημειωματάριο, πολλοί χρήστες επιλέγουν έναν διαχειριστή επαφών με μια δυνατότητα σημειώσεων.Χρησιμοποιώντας αυτήν τη λειτουργία, μπορείτε να πληκτρολογήσετε, να κόψετε και να επικολλήσετε ή να κλιπ τα τμήματα ιστοσελίδων στο διαχειριστή επικοινωνίας σας.Το λογισμικό θα σφραγίσει αυτόματα το χρόνο και την ημερομηνία εγγραφής σας για να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τις σημειώσεις σας.Ορισμένες συσκευές σας επιτρέπουν επίσης να παραδώσετε σημειώσεις εγγραφής με εξειδικευμένη γραφίδα.

Όπως και οι διαχειριστές προσωπικών πληροφοριών, ένας διαχειριστής επικοινωνίας μπορεί επίσης να έχει ένα χαρακτηριστικό ημερολογίου.Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα διαχείρισης ημερολογίου, μπορείτε να παρακολουθείτε συναντήσεις, διακοπές, γενέθλια κ.ο.κ.Οι υπενθυμίσεις ήχου μπορούν να σας ειδοποιήσουν ότι μια εργασία οφείλεται ή ένας χρόνος συνάντησης πλησιάζει.

Η δυνατότητα αναζήτησης ενός διαχειριστή επαφής είναι εξαιρετικά πολύτιμη.Μπορείτε να αναζητήσετε κατά ημερομηνία, κατηγορία, φράσεις ή άλλες μεθόδους για να βρείτε το υλικό που ψάχνετε.Ένας διαχειριστής επικοινωνίας μπορεί επίσης να περιέχει πρότυπα για κοινές εργασίες, όπως τηλεφωνικά μηνύματα, αρχεία εξόδων ή λίστες υποχρεώσεων.

Υπάρχουν πολλές εκδόσεις των διαχειριστών επαφών.Ορισμένα συστήματα βασίζονται στο Διαδίκτυο, πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχει λογισμικό φόρτωσης.Άλλα λογισμικό διαχείρισης επικοινωνίας μπορούν να φορτωθούν σε ένα διακομιστή Companys, έτσι ώστε οι βάσεις δεδομένων των πληροφοριών πελατών να είναι προσβάσιμες σε πολλούς υπαλλήλους.Άλλοι αποτελούν μέρος μιας άλλης εφαρμογής λογισμικού, όπως το Microsoft Outlook, το οποίο διαθέτει χαρακτηριστικό Business Contact Manager.