Τι είναι η διαχείριση των βασικών δεδομένων;

Η διαχείριση των βασικών δεδομένων είναι η δυνατότητα δημιουργίας ενός κοινού συνδέσμου σε όλα τα βασικά δεδομένα μέσω της χρήσης ενός κύριου αρχείου.Το κύριο αρχείο, με τη σειρά του, λειτουργεί ως πύλη σε όλα τα δεδομένα, καθώς και χρησιμεύει ως κοινό σημείο αναφοράς στην επίβλεψη της χρήσης των δεδομένων.Η χρήση της διαχείρισης βασικών δεδομένων μπορεί να βοηθήσει στην απλούστευση της διαδικασίας για την ανταλλαγή κοινών δεδομένων μεταξύ διαφόρων διαφόρων τμημάτων ή βασικού προσωπικού, εξαλείφοντας την ανάγκη για πολλαπλά αντίγραφα των ίδιων δεδομένων για να διαμένουν σε διάφορες τοποθεσίες γύρω από το δίκτυο.

Η διαχείριση των βασικών δεδομένων μπορεί επίσης να έρθει στο χέρι με την οργάνωση της πρόσβασης σε αρχεία σε πιο περίπλοκα περιβάλλοντα.Σε περίπτωση που μια εταιρεία διατηρήσει μια σειρά γραφείων σε μια μεγάλη γεωγραφική περιοχή, η χρήση του MDM μπορεί να βοηθήσει στην ανάκτηση δεδομένων από οποιαδήποτε από τις τοποθεσίες γρήγορες και εύκολες.Συχνά, αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση κρυπτογραφημένων διαπιστευτηρίων σύνδεσης που διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο σε όσους χρειάζονται πρόσβαση στα βασικά αρχεία που εμπλέκονται.Χρησιμοποιώντας αυτό το μοντέλο, είναι δυνατό για τα τμήματα ή τα γραφεία να συγχρονίζονται με το κύριο αρχείο που διατηρείται στον εταιρικό διακομιστή και να συνεργαστεί με τα αρχεία που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση των ευθυνών εργασίας τους.

Ενώ η χρήση της διαχείρισης βασικών δεδομένων θα λειτουργήσει για μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους, το πραγματικό όφελος είναι για μεγαλύτερες εταιρείες που διατηρούν πολλαπλά γραφεία ή εγκαταστάσεις παραγωγής.Αντί για κάθε ιστότοπο που δημιουργεί και χρησιμοποιεί ξεχωριστά δεδομένα κλειδιών, το μοντέλο Master Data Management επιτρέπει σε όλους να κάνουν χρήση των ίδιων αρχείων.Αυτό συμβάλλει στη μείωση των λειτουργικών εξόδων που σχετίζονται με τη διατήρηση ενός δικτύου, εξαλείφει ορισμένες από τις εργασίες που εμπλέκονται στη διανομή πληροφοριών και γενικά οδηγεί σε ένα πιο αποτελεσματικό εργασιακό περιβάλλον για όλους τους ενδιαφερόμενους.

Η ομορφιά της διαχείρισης των βασικών δεδομένων είναι ότι μπορούν να δημιουργηθούν κύρια αρχεία που παρέχουν ευρεία πρόσβαση σε βασικά δεδομένα, καθώς και κύρια αρχεία που περιορίζουν την πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα.Για παράδειγμα, η Master Data Management θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός κύριου αρχείου που επέτρεψε στο προσωπικό πωλήσεων να έχει πρόσβαση σε λογιστικά δεδομένα σχετικά με τους λογαριασμούς πελατών που έχουν ανατεθεί σε κάθε πωλητή, εμποδίζοντας παράλληλα την πρόσβαση σε στοιχεία πωλήσεων που σχετίζονται με πελάτες που εξυπηρετούνται από άλλους πωλητές.Ταυτόχρονα, ένας περιφερειακός διαχειριστής πωλήσεων θα μπορούσε να έχει πρόσβαση μέσω της διαχείρισης των βασικών δεδομένων για να δει τα έσοδα που προέρχονται από όλους τους πωλητές στην περιοχή του.Ο Διευθυντής Εταιρικών Πωλήσεων με τη σειρά του θα έχει πρόσβαση μέσω διαχείρισης βασικών δεδομένων για να δει πληροφορίες για κάθε περιοχή πωλήσεων και το επίπεδο παραγωγικότητάς τους.