Τι είναι το λογισμικό προμηθειών;

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι λογισμικού προμηθειών: Ηλεκτρονική διαχείριση προμηθειών ή εφοδιαστικής.Το λογισμικό προμηθειών αποτελεί συνήθως μέρος μιας λύσης για τον σχεδιασμό των πόρων Enterprise (ERP) ή το λογιστικό πακέτο.Οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού προσφέρουν μια πλήρως ολοκληρωμένη λύση που ενσωματώνει τη δραστηριότητα αγοράς στο λογιστικό σύστημα.Το όφελος αυτού του τύπου λογισμικού είναι η δυνατότητα να αναφερθούν με ακρίβεια σε όλες τις οικονομικές δεσμεύσεις σε οποιοδήποτε σημείο.

Η προμήθεια ή η αγορά είναι όλη η δραστηριότητα που σχετίζεται με την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για χρήση από την επιχείρηση.Ένα τυπικό σύστημα προμηθειών επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν απαιτήσεις αγοράς, εισπράξεις αγαθών, παραγγελίες αγοράς και τιμολόγια.Οι επιστροφές αγαθών, τα πιστωτικά σημεία και η επιβεβαίωση της παράδοσης περιλαμβάνονται συχνά οι επιλογές που περιλαμβάνονται συχνά σε αυτό το είδος λογισμικού.Το καλύτερο λογισμικό προμηθειών περιλαμβάνει σημαντική λειτουργικότητα αναφοράς, αυτοματοποιημένες ροές εργασίας έγκρισης και παρακολούθηση δέσμευσης.

Ηλεκτρονικές προμήθειες ή η ηλεκτρονική προμήθεια, είναι ένα λογισμικό προμηθειών που χρησιμοποιείται για την αγορά αγαθών από άλλους προμηθευτές μέσω των ιστότοπων τους.Συνήθως, ο χρήστης συνδέεται σε μια εσωτερική λύση ηλεκτρονικών προμηθειών που συνδέεται με το λογισμικό λογιστικής.Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει από μια λίστα εγκεκριμένων προμηθευτών και να περιηγηθεί στους καταλόγους τους για προϊόντα.Κατά την επιλογή των προϊόντων, τα στοιχεία σημειώνονται στο λογισμικό ηλεκτρονικής προμήθειας.Στη συνέχεια, η διαδικασία εσωτερικής έγκρισης ενεργοποιείται, συνήθως με αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συναφή εργαλεία.Μετά την έγκριση, αποστέλλεται ηλεκτρονική εντολή αγοράς στον προμηθευτή.Όταν λαμβάνονται τα στοιχεία, ο χρήστης καταγράφει ξανά στο ηλεκτρονικό σύστημα προμηθειών για να επεξεργαστεί την παραλαβή των αγαθών.

Η ηλεκτρονική διαδικασία τιμολόγησης επιτρέπει στις εγκεκριμένες επιχειρήσεις να υποβάλλουν τα τιμολόγιά τους απευθείας στον πελάτη ηλεκτρονικά.Τα περισσότερα συστήματα διαθέτουν αυτόματη διαδικασία για να εξασφαλίσουν ότι υποβάλλονται μόνο παραγγελίες που έχουν ληφθεί για πληρωμή.Άλλες επιχειρήσεις απαιτούν από κάθε τιμολόγιο να επανεξετάζεται και να εγκρίνεται με το χέρι πριν από την επεξεργασία για πληρωμή.

Το ηλεκτρονικό λογισμικό προμηθειών έχει βιώσει τεράστια ανάπτυξη τα τελευταία πέντε χρόνια και αναμένεται να συνεχίσει να αυξάνεται.Υπάρχουν σημαντικές αποταμιεύσεις σε ιδρύματα που εφαρμόζουν ηλεκτρονικές προμήθειες.Η εξοικονόμηση είναι τόσο σκληρή εξοικονόμηση δολαρίων λόγω του μειωμένου χρόνου για την επεξεργασία τιμολογίων και των εξοικονομήσεων μαλακών δολαρίων λόγω του μειωμένου χρόνου του προσωπικού που απαιτείται για την επεξεργασία μιας παραγγελίας.Το τυποποιημένο λογισμικό προμηθειών είναι ένας συνηθισμένος μηχανισμός ελέγχου για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των δαπανών και την παρακολούθηση των τιμών που χρεώνουν οι προμηθευτές, καθώς και για να διασφαλιστεί ότι ακολουθείται η πολιτική.