Phần mềm mua sắm là gì?

Có hai loại phần mềm mua sắm chính: mua sắm điện tử hoặc quản lý hậu cần.Phần mềm mua sắm thường là một phần của giải pháp kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hoặc gói kế toán.Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm cung cấp một giải pháp tích hợp đầy đủ kết hợp hoạt động mua hàng vào hệ thống kế toán.Lợi ích của loại phần mềm này là khả năng báo cáo chính xác về tất cả các cam kết tài chính tại bất kỳ thời điểm nào.Mua sắm hoặc mua hàng là tất cả các hoạt động liên quan đến việc mua lại hàng hóa và dịch vụ để sử dụng bởi doanh nghiệp.Một hệ thống mua sắm tiêu chuẩn cho phép người dùng tạo yêu cầu mua hàng, biên lai hàng hóa, đơn đặt hàng và hóa đơn.Trả lại hàng hóa, ghi nhớ tín dụng và xác nhận giao hàng là các tùy chọn thường được bao gồm trong loại phần mềm này.Phần mềm mua sắm tốt nhất bao gồm chức năng báo cáo quan trọng, luồng công việc phê duyệt tự động và theo dõi cam kết.Mua sắm điện tử, hoặc mua sắm điện tử, là một phần mềm mua sắm được sử dụng để mua hàng từ các nhà cung cấp khác thông qua trang web của họ.Thông thường, người dùng đăng nhập vào một giải pháp mua sắm điện tử nội bộ được kết nối với phần mềm kế toán.Người dùng có thể chọn từ danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt và duyệt danh mục của họ cho sản phẩm.Khi chọn sản phẩm, các mặt hàng được ghi nhận trong phần mềm mua sắm điện tử.

Người dùng được yêu cầu gán các tài khoản nội bộ cho các mặt hàng trong giỏ hàng.Quá trình phê duyệt nội bộ sau đó được kích hoạt, thường là với các email tự động hoặc các công cụ liên quan.Sau khi phê duyệt, một đơn đặt hàng điện tử được gửi cho nhà cung cấp.Khi các mặt hàng được nhận, người dùng đăng nhập lại vào hệ thống mua sắm điện tử để xử lý biên lai hàng hóa.Quá trình lập hóa đơn điện tử cho phép các công ty được phê duyệt gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng bằng điện tử.Hầu hết các hệ thống có một quy trình tự động để đảm bảo rằng chỉ các đơn đặt hàng đã được nhận mới được gửi để thanh toán.Các công ty khác yêu cầu mọi hóa đơn phải được xem xét và phê duyệt thủ công trước khi được xử lý để thanh toán.Phần mềm mua sắm điện tử đã trải qua một sự tăng trưởng rất lớn trong năm năm qua và dự kiến sẽ tiếp tục phát triển.Có những khoản tiết kiệm đáng kể có sẵn cho các tổ chức thực hiện mua sắm điện tử.Tiết kiệm cả hai là tiết kiệm đồng đô la do thời gian giảm để xử lý hóa đơn và tiết kiệm đô la mềm do giảm thời gian nhân viên cần thiết để xử lý đơn đặt hàng.Phần mềm mua sắm tiêu chuẩn là một cơ chế kiểm soát thường được sử dụng để theo dõi hoạt động chi tiêu và giám sát giá mà các nhà cung cấp đang tính phí, cũng như để đảm bảo chính sách được tuân thủ.