Apa itu Perangkat Lunak Pengadaan?
Ada dua jenis utama perangkat lunak pengadaan: Pengadaan Elektronik atau Manajemen Logistik.Perangkat lunak pengadaan biasanya merupakan bagian dari solusi atau paket akuntansi Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP).Sebagian besar pemasok perangkat lunak menawarkan solusi terintegrasi penuh yang menggabungkan aktivitas pembelian ke dalam sistem akuntansi.Manfaat dari jenis perangkat lunak ini adalah kemampuan untuk secara akurat melaporkan semua komitmen keuangan pada titik mana pun.
Pengadaan atau pembelian adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan akuisisi barang dan jasa untuk digunakan oleh bisnis.Sistem pengadaan standar memungkinkan pengguna untuk membuat permintaan pembelian, tanda terima barang, pesanan pembelian, dan faktur.Pengembalian barang, memo kredit, dan konfirmasi pengiriman adalah opsi yang sering termasuk dalam jenis perangkat lunak ini.Perangkat lunak pengadaan terbaik mencakup fungsionalitas pelaporan yang signifikan, aliran kerja persetujuan otomatis, dan pelacakan komitmen.
Pengadaan elektronik, atau e-procurement, adalah perangkat lunak pengadaan yang digunakan untuk membeli barang dari pemasok lain melalui situs web mereka.Biasanya, pengguna masuk ke solusi pengadaan elektronik internal yang terhubung ke perangkat lunak akuntansi.Pengguna dapat memilih dari daftar pemasok yang disetujui dan menelusuri katalog mereka untuk produk.Saat memilih produk, item dicatat dalam perangkat lunak pengadaan elektronik.
Pengguna diperlukan untuk menetapkan akun internal ke item di keranjang belanja.Proses persetujuan internal kemudian dipicu, biasanya dengan email otomatis atau alat terkait.Setelah disetujui, pesanan pembelian elektronik dikirim ke pemasok.Ketika item diterima, pengguna masuk kembali ke sistem pengadaan elektronik untuk memproses tanda terima barang.
Proses faktur elektronik memungkinkan perusahaan yang disetujui untuk mengirimkan faktur mereka secara langsung ke pelanggan secara elektronik.Sebagian besar sistem memiliki proses otomatis untuk memastikan bahwa hanya pesanan yang telah diterima untuk pembayaran.Perusahaan lain mengharuskan setiap faktur untuk ditinjau dan disetujui secara manual sebelum diproses untuk pembayaran.
Perangkat lunak pengadaan elektronik telah mengalami pertumbuhan besar dalam lima tahun terakhir dan diperkirakan akan terus tumbuh.Ada penghematan signifikan yang tersedia untuk lembaga yang menerapkan pengadaan elektronik.Penghematan keduanya merupakan penghematan dolar yang keras karena berkurangnya waktu untuk memproses faktur, dan penghematan dolar lunak karena berkurangnya waktu staf yang diperlukan untuk memproses pesanan.Perangkat lunak pengadaan standar adalah mekanisme kontrol yang umum digunakan untuk melacak aktivitas pengeluaran dan memantau harga yang dikenakan pemasok, serta untuk memastikan kebijakan sedang diikuti.