Τι είναι το web conferencing;

Ως τρόπος για την προσθήκη οπτικών δεδομένων σε μια ηχητική διάσκεψη, η διεξοδική συνεδρίαση προσφέρει ένα σχετικά φθηνό μέσο για τη δημιουργία ενός εικονικού περιβάλλοντος εργασίας με άτομα σε όλη την πόλη ή σε όλο τον κόσμο.Ακολουθούν ορισμένα βασικά στοιχεία σχετικά με την τεχνολογία, τις επιλογές και τις εφαρμογές του Web Conferencing.Πριν από εκείνη την εποχή, η διεξαγωγή διαδικτύου είχε θεωρηθεί ως υπηρεσία υψηλής ποιότητας που μόνο οι πιο ευημερούσες εταιρείες και οργανισμοί είχαν την πολυτέλεια να χρησιμοποιήσουν.Ωστόσο, οι τεχνολογικές εξελίξεις κατά τα τέλη της δεκαετίας του 1980 καθιστούσαν προφανές ότι το Διαδίκτυο θα μπορούσε να υποστηρίξει ένα απλό περιβάλλον ανταλλαγής παρουσίασης που θα ήταν ένας ιδανικός τρόπος για να μοιραστείτε, τα διαγράμματα, τα φύλλα εργασίας και άλλα δεδομένα με άτομα, ενώ εξακολουθούν να χρησιμοποιούν ήχους συνεδρίων για τη λεκτική επικοινωνία.

Τα πρώτα συνέδρια του Ιστού βασίστηκαν σε μεγάλο βαθμό στη μεταφόρτωση και την προσωρινή αποθήκευση μιας εφαρμογής στον σκληρό δίσκο κάθε ατόμου που είχε προγραμματιστεί να συμμετάσχει σε μια συνάντηση στο διαδίκτυο.Η μεταφόρτωση θα περιλαμβάνει αρχεία που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης.Στην πραγματικότητα, ο δημιουργός ή ο ηγέτης της διάσκεψης θα έχει πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία κατά τη διάρκεια της διάσκεψης και ελέγχοντας την εμφάνισή τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Ωστόσο, πολλά άτομα αντιτάχθηκαν σε αυτήν την προσέγγιση, καθώς οι ιδιόκτητες πληροφορίες στεγάστηκαν τώρα σε αρκετούς σκληρούς δίσκους.Ο ηγέτης του συνεδρίου έπρεπε να βασιστεί στην γενναιοδωρία των παρευρισκομένων για να διαγράψει ευαίσθητα αρχεία από το σκληρό δίσκο μετά τη συνάντηση.Με την πάροδο του χρόνου, η τεχνολογία ενισχύθηκε για να επιτρέψει την αυτόματη διαγραφή των αρχείων μόλις τελειώσει η διάσκεψη.Μέχρι σήμερα, εξακολουθούν να υπάρχουν πάροχοι διαδικτυακών συνεδρίων που απαιτούν από τους συμμετέχοντες να συνδεθούν τουλάχιστον τριάντα λεπτά πριν από τις ζωντανές συναντήσεις και να περάσουν από αυτή τη διαδικασία μεταφόρτωσης.

Στις αρχές της δεκαετίας του 1990, οι εναλλακτικές λύσεις στις παρουσιάσεις ιστού άρχισαν να εμφανίζονται.Ένας τύπος υπηρεσίας βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό στη χρήση εργαλείων δημιουργίας κοινής χρήσης παρουσίασης, όπως το PowerPoint.Με αυτόν τον τύπο διασκέψεων ιστού, ο ηγέτης θα ανεβάσει μια παρουσίαση διαφάνειας στον διακομιστή της υπηρεσίας Web Conferencing.Οι διαφάνειες μετατράπηκαν σε βασικές διαφάνειες HTML και αποθηκεύτηκαν στον διακομιστή του παρόχου.Χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια σύνδεσης, ο ηγέτης μπόρεσε να συνδεθεί και να ενεργοποιήσει μια συνάντηση, επιλέγοντας από έναν κατάλογο αποθηκευμένων παρουσιάσεων για να μοιραστεί με τους συμμετέχοντες.Αυτή η προσέγγιση είχε μεγάλη έκκληση σε πρόσωπα που ταξίδεψαν και δεν μπορούσαν πάντα να είναι στον υπολογιστή του για να οδηγήσουν τη συνάντηση.Εφόσον η παρουσίαση είχε μεταφορτωθεί στην υπηρεσία διεξαγωγής διαδικτύου εκ των προτέρων, οποιοσδήποτε υπολογιστής με σύνδεση στο Διαδίκτυο και ένα πρόγραμμα αναπαραγωγής πολυμέσων θα ήταν αρκετή.

Για τους συμμετέχοντες, αυτή η νεότερη μορφή διεξαγωγής ιστού εξάλειψε την προσωρινή αποθήκευση των αρχείων στο σκληρό τουςδίσκοι.Όλα όσα απαιτούνται για να παρακολουθήσουν ήταν μια διεύθυνση URL στη σελίδα σύνδεσης και έναν κωδικό πρόσβασης.Δεδομένου ότι η παρουσίαση μετατράπηκε σε βασικές διαφάνειες HTML, οι συμμετέχοντες δεν χρειάζονταν τίποτα άλλο από έναν παίκτη μέσων ενημέρωσης για να δουν τις παρουσιάσεις.Δεν υπήρξε καμία σύνδεση νωρίς για να κατεβάσετε τίποτα.Η διεξαγωγή διαδικτύου έγινε λίγο καθαρότερη για όλους.Η ροή ήχου επιτρέπει στους συμμετέχοντες να ακούσουν τον ήχο καθώς βλέπουν τις παρουσιάσεις σήμερα.Τα περισσότερα εργαλεία διασκέψεων ιστού σήμερα επιτρέπουν όχι μόνο την προβολή εγγράφων, αλλά και τη δυνατότητα του ηγέτη να περάσει εκτός ελέγχου, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να εργαστούν σε επιστολή, υπολογιστικό φύλλο ή παρουσίαση μαζί.

Δυνατότητες μηνυμάτων σε πολλά συστήματα συνέδρια Web επιτρέπουν στους συμμετέχοντες να στείλουν ιδιωτικό μήνυμα στον ηγέτη, ο οποίος μπορεί να απαντήσει σε ιδιωτικό ή να δημοσιεύσει το μήνυμα σε ολόκληρη την ομάδα για συζήτηση.Οι κατάλογοι συμμετοχής τόσο για τον ηγέτη όσο και για τους συμμετέχοντες επιτρέπουν σε όλους να δουν ποιος είναι σήμερα στο συνέδριο, όταν τα άτομα συμμετέχουν,και πόσο καιρό οι άνθρωποι βρίσκονται στη συνάντηση παρουσίασης στο διαδίκτυο.Οι ικανότητες καταγραφής επιτρέπουν τον συγχρονισμό της φωνής και των οπτικών σε ένα μόνιμο αρχείο που ο ηγέτης μπορεί να μοιραστεί με άλλους αργότερα.

Η διεξαγωγή ιστού έχει αποδειχθεί ότι είναι ένα χρήσιμο και οικονομικά αποδοτικό εργαλείο για πολλές επιχειρήσεις και οργανισμούς όλων των μεγεθών.Καθώς το προϊόν ενισχύεται με πρόσθετα χαρακτηριστικά τα επόμενα χρόνια, θα παρέχει αναμφίβολα έναν ακόμη πιο χρήσιμο τρόπο επικοινωνίας με άτομα σε όλο τον κόσμο.