Πώς μπορώ να γράψω ένα φύλλο καλύμματος φαξ;

Ένα φαξ είναι η συντομευμένη λέξη Slang για την τηλεομοιοτυπία.Πρόκειται για ένα έγγραφο που μεταδίδεται από μια μηχανή φαξ σε όλες τις τηλεφωνικές γραμμές.Λόγω της μορφής συμπίεσης των δεδομένων της μορφής φαξ, το φύλλο καλύμματος φαξ πρέπει να είναι κειμένου, σαφώς και συνοπτικά γραμμένο και να περιλαμβάνει τις πιο βασικές σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το φαξ.Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σε έναν υπολογιστή για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο φύλλο καλύμματος φαξ ή να επωφεληθείτε από τα πολυάριθμα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στο Διαδίκτυο.

Ένα φαξ σαρώνεται μέσω της μηχανής φαξ σας και μεταδίδεται στη μηχανή φαξ ανταποκριτών σας.Για παράδειγμα, μπορεί να στέλνετε φαξ σε μια μεγάλη εταιρεία, όπου πολλοί εργαζόμενοι πιθανότατα μοιράζονται την ίδια μηχανή φαξ στο γραφείο.Το φύλλο καλύμματος φαξ είναι εξαιρετικά σημαντικό, επομένως, περιγράφοντας λεπτομερώς ποιος πρέπει να λάβει το φαξ και να συνοψίσει το περιεχόμενο του φαξ.Αυτό εξασφαλίζει ότι το φαξ διανέμεται στο κατάλληλο μέρος στο τέλος λήψης.

Ο καθένας μπορεί να σκίσει ένα χειρόγραφο σημείωμα σε ένα φύλλο χαρτιού και να το στείλει ως φύλλο καλύμματος φαξ.Ένα φύλλο καλύμματος φαξ επαγγελματίας, ωστόσο, χρησιμοποιεί μια γραφομηχανή ή τον επεξεργαστή κειμένου υπολογιστών για να πληκτρολογήσει ένα τακτοποιημένο και οργανωμένο φύλλο κάλυψης.Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σύντομες και ακριβείς με λίγες ή καθόλου εικόνες ή εξωτερικές γραφικές που καθυστερούν τον χρόνο μετάδοσης.Η κορυφή της συνοδευτικής επιστολής, κάτω από το τυπικά δηλώνει τις πληροφορίες αποστολέα, όπως το όνομα, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό φαξ.Αυτά τα δεδομένα φαίνονται σαν τη διεύθυνση επιστροφής σε ένα φάκελο, στοιβαγμένο με το όνομα αποστολέα στην πρώτη γραμμή, τη διεύθυνση στη δεύτερη και την τρίτη γραμμή και ούτω καθεξής.

Κάτω από τις πληροφορίες από τις πληροφορίες είναι τα δεδομένα που εμφανίζουν τις πληροφορίες παραλήπτη φαξ, συνήθως αναφέρονται ως προς ή ως παραλήπτη.Παρόμοια με τις πληροφορίες από τις πληροφορίες, οι πληροφορίες παραλήπτη πρέπει να περιλαμβάνουν το πλήρες όνομα, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τους αριθμούς τηλεφώνου και φαξ, καθώς και οποιαδήποτε άλλα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας.Είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα των παραλήπτη και, εάν είναι δυνατόν, άλλες πληροφορίες αναγνώρισης, όπως το τμήμα γραφείων ή η επέκταση.Αυτό αποφεύγει τη σύγχυση στους παραλήπτες, αν η εταιρεία έχει, για παράδειγμα, τρεις John Browns που εργάζονται στο ίδιο γραφείο.Η συμπερίληψη του τμήματος γραφείου και άλλων πληροφοριών ταυτοποίησης βοηθά το γραφείο με μεγαλύτερη ακρίβεια τον παραλήπτη και βοηθά να διασφαλιστεί ότι το φαξ σας λαμβάνεται από το σωστό άτομο χωρίς καθυστερήσεις.

Τέλος, η συνοδευτική επιστολή φαξ πρέπει να περιέχει μια πολύ σύντομη περίληψη των σχετικών λεπτομερειών που περιλαμβάνονται στο σώμα του φαξ.Εάν το φαξ περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια ηλεκτρονική σειρά τμημάτων υπηρεσιών για ένα χλοοκοπτικό, η επιστολή συνοδευτικής φαξ θα πρέπει να δηλώνει συνοπτικά ότι με σκοπό τη φαξ και τις γενικές πληροφορίες.Τα περισσότερα φύλλα και πρότυπα κάλυψης φαξ επιτρέπουν χώρο για αυτές τις πληροφορίες, κάτω από λεπτομέρειες ή μήνυμα.Οι πληροφορίες σε αυτή την ενότητα συνήθως περιορίζονται σε μία ή δύο προτάσεις και πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομες.

Μόλις πληκτρολογηθεί το φύλλο καλύμματος φαξ, εκτυπώστε το φύλλο στον εκτυπωτή υπολογιστή.Τα φύλλα φαξ συσχετίζονται στη συνέχεια με το φύλλο καλύμματος φαξ στην κορυφή.Όταν είναι καιρός να στείλετε ένα φαξ, στείλτε πρώτα την επιστολή συνοδευτικής φαξ και τα λεπτομερή φύλλα φαξ για να ακολουθήσετε το φύλλο εξώφυλλου.