Bagaimana cara menulis lembar sampul faks?

Faks adalah kata slang yang dipersingkat untuk faksimili.Ini adalah dokumen yang dikirimkan oleh mesin faks melintasi saluran telepon.Karena sifat pengompres data dari format faks, lembar sampul faks harus tekstual, ditulis dengan jelas dan ringkas, dan menyertakan informasi penting paling mendasar tentang faks.Anda dapat menggunakan program pengolah kata di komputer untuk membuat lembar sampul faks khusus, atau memanfaatkan berbagai templat yang tersedia di internet.

Faks dipindai melalui mesin faks Anda dan ditransmisikan ke mesin faks koresponden Anda.Misalnya, Anda mungkin mengirim faks ke perusahaan besar, di mana sejumlah karyawan mungkin berbagi mesin faks yang sama di kantor.Lembar penutup faks sangat penting, oleh karena itu, dalam merinci siapa yang harus menerima faks dan merangkum isi faks.Ini memastikan bahwa faks didistribusikan ke pihak yang sesuai di ujung penerima.

Siapa pun dapat menulis catatan tulisan tangan pada selembar kertas dan mengirimkannya sebagai lembar penutup faks.Namun, lembar sampul faks yang tampak profesional menggunakan mesin tik atau prosesor kata komputer untuk mengetik lembar penutup yang rapi dan terorganisir.Informasi harus pendek dan tepat dengan sedikit atau tidak ada gambar atau grafik asing yang menunda waktu transmisi.Bagian atas surat lamaran di bawah dari biasanya menyatakan informasi pengirim, seperti nama, alamat, alamat email, nomor telepon, dan nomor faks.Data ini tampak seperti alamat pengembalian pada amplop, ditumpuk dengan nama pengirim di baris pertama, alamat pada baris kedua dan ketiga, dan sebagainya.

Di bawah dari informasi dari adalah data yang menampilkan informasi penerima faks, biasanya terdaftar sebagai atau sebagai penerima.Mirip dengan informasi dari dari informasi, informasi penerima harus mencakup nama lengkap penerima, alamat, alamat email, nomor telepon dan faks serta informasi kontak yang relevan lainnya.Penting untuk memasukkan nama lengkap penerima dan, jika mungkin, informasi pengenal lainnya, seperti departemen kantor atau ekstensi.Ini menghindari kebingungan pada penerima berakhir jika perusahaan memiliki, misalnya, tiga John Brown yang bekerja di kantor yang sama.Termasuk departemen kantor dan informasi pengidentifikasi lainnya membantu kantor lebih akurat menentukan penerima dan membantu memastikan bahwa faks Anda diterima oleh orang yang benar tanpa penundaan.

Akhirnya, surat pengantar faks harus berisi ringkasan yang sangat singkat dari detail yang relevan yang termasuk dalam tubuh faks.Jika faks berisi informasi tentang pesanan elektronik suku cadang layanan untuk mesin pemotong rumput, surat pengantar faks harus secara ringkas menyatakan bahwa dalam tujuan faks dan informasi umum.Sebagian besar lembar dan templat penutup faks memungkinkan ruang untuk informasi ini, di bawah detail atau pesan.Informasi di bagian ini biasanya terbatas pada satu atau dua kalimat dan harus ringkas mungkin.

Setelah lembar penutup faks diketik, cetak lembar pada printer komputer.Lembar faks kemudian berkorelasi dengan lembar penutup faks di atasnya.Ketika tiba saatnya untuk mengirim faks, kirim surat pengantar faks terlebih dahulu dan lembar faks terperinci secara berurutan mengikuti lembar sampul.