Paano ako magsusulat ng isang fax cover sheet?

Ang isang fax ay ang pinaikling slang salita para sa facsimile.Ito ay isang dokumento na ipinadala ng isang fax machine sa mga linya ng telepono.Dahil sa likas na katangian ng data ng format ng fax, ang fax cover sheet ay dapat na tekstuwal, malinaw at malubhang nakasulat, at isama ang pinakamahalagang mahalagang impormasyon tungkol sa fax.Maaari kang gumamit ng isang programa sa pagproseso ng salita sa isang computer upang lumikha ng isang pasadyang fax cover sheet, o samantalahin ang maraming mga template na magagamit sa Internet.

Ang isang fax ay na -scan sa pamamagitan ng iyong fax machine at ipinadala sa iyong mga sulat sa fax machine.Halimbawa, maaari kang magpadala ng isang fax sa isang malaking kumpanya, kung saan ang isang bilang ng mga empleyado ay maaaring magbahagi ng parehong fax machine sa opisina.Ang fax cover sheet ay napakahalaga, samakatuwid, sa pagdedetalye kung sino ang dapat makatanggap ng fax at pagbubuod ng mga nilalaman ng fax.Tinitiyak nito na ang fax ay ipinamamahagi sa naaangkop na partido sa pagtanggap.Gayunpaman, ang isang propesyonal na fax cover sheet, gayunpaman, ay gumagamit ng isang makinilya o ang processor ng Word Word upang mag-type ng isang maayos at organisadong takip na takip.Ang impormasyon ay dapat na maikli at tumpak na may kaunti o walang mga imahe o extraneous graphics na maantala ang oras ng paghahatid.Ang tuktok ng takip ng sulat sa ilalim mula sa karaniwang sinasabi ng impormasyon ng nagpadala, tulad ng pangalan, address, email address, numero ng telepono at numero ng fax.Ang data na ito ay lilitaw tulad ng pagbabalik address sa isang sobre, na nakasalansan gamit ang pangalan ng nagpadala sa unang linya, ang address sa pangalawa at pangatlong linya, at iba pa.

Sa ibaba ng mula sa impormasyon ay ang data na nagpapakita ng impormasyon ng mga tatanggap ng fax, na karaniwang nakalista bilang o bilang tatanggap.Katulad sa mula sa impormasyon, ang impormasyon ng tatanggap ay dapat isama ang mga tatanggap na buong pangalan, address, email address, telepono at fax number pati na rin ang anumang iba pang nauugnay na impormasyon sa pakikipag -ugnay.Mahalagang isama ang buong pangalan ng mga tatanggap at, kung maaari, iba pang pagkilala ng impormasyon, tulad ng departamento ng opisina o extension.Iniiwasan nito ang pagkalito sa pagtatapos ng mga tatanggap kung ang kumpanya ay, halimbawa, tatlong John Browns na nagtatrabaho sa parehong tanggapan.Kasama ang departamento ng tanggapan at iba pang pagkilala ng impormasyon ay tumutulong sa opisina na mas tumpak na matukoy ang tatanggap at tumutulong upang matiyak na ang iyong fax ay natanggap ng tamang tao nang walang mga pagkaantala.

Panghuli, ang sulat ng takip ng fax ay dapat maglaman ng isang maikling maikling buod ng mga nauugnay na detalye na kasama sa katawan ng fax.Kung ang fax ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang elektronikong pagkakasunud -sunod ng mga bahagi ng serbisyo para sa isang lawn mower, ang fax cover letter ay dapat na magkakasamang sabihin na sa layunin ng fax at ang pangkalahatang impormasyon.Karamihan sa mga sheet ng takip ng fax at mga template ay nagbibigay -daan sa isang puwang para sa impormasyong ito, sa ilalim ng mga detalye o mensahe.Ang impormasyon sa seksyong ito ay karaniwang limitado sa isa o dalawang pangungusap at dapat na maging malubha hangga't maaari.

Kapag nai -type ang fax cover sheet, i -print ang sheet sa computer printer.Ang mga sheet ng fax ay pagkatapos ay nakakaugnay sa fax cover sheet sa itaas.Kapag oras na upang magpadala ng isang fax, ipadala muna ang fax cover letter at ang detalyadong mga sheet ng fax upang sumunod sa pagsunod sa cover sheet.