Qu'est-ce qu'une proposition d'appel d'offres?
Le terme proposition d'appel d'offres est utilisé dans le domaine des achats pour décrire la réponse des fournisseurs potentiels à une demande de proposition (DP).Il y a trois aspects à chaque proposition d'appel d'offres: l'aperçu de l'entreprise, la réponse aux spécifications et les prix.Les propositions d'appel d'offres sont des réponses juridiquement liant à un processus d'approvisionnement.Il y a beaucoup de droit des affaires concernant les contrats, les DP, les propositions d'appel d'offres et les conditions d'acceptation.Prenez le temps de vous assurer que votre réponse est exacte et présente une solution qui peut être terminée rentable.
Le format d'une proposition d'appel d'offres varie considérablement selon l'industrie, mais tous ont les mêmes exigences de base.La partie la plus importante de toute réponse d'appel d'offres est les délais.Tous les RFP ont une date d'échéance et une heure clairement spécifiées sur le document.Toutes les réponses reçues après cette date ne peuvent pas être acceptées ou incluses dans le processus d'examen.Le droit des contrats est très clair sur cette question, et de nombreuses entreprises ont été traduites en justice pour accorder des contrats à des entreprises qui ont soumis leur proposition d'appel d'offres après la date limite.Les juges décident invariablement en faveur du demandeur qui a soumis la proposition d'appel d'offres à temps, et peut accorder des dommages-intérêts en plus des frais juridiques.
La première section de chaque proposition d'appel d'offres est un aperçu de l'entreprise qui répond à la DP.En règle générale, l'entreprise doit inclure des antécédents dans l'industrie, mettant en évidence des projets réussis de taille similaire ou plus, pour indiquer une capacité à répondre aux exigences de l'entreprise.Si l'entreprise est cotée en bourse, cela devrait être inclus dans la section des antécédents, ainsi que des liens vers les communiqués de presse, le site Web de l'entreprise et une liste d'administrateurs.
La section de réponse recevra le plus d'attention du client.En conséquence, il devrait être axé sur la satisfaction du point des exigences pour le point.De nombreuses entreprises utilisent la structure de la DP pour formater leur réponse, en corrélant chaque section pour faciliter la comparaison pour le client.La documentation de support supplémentaire requise dans la réponse doit être répertoriée sous forme de documents d'annexe et correctement indexée.De nombreuses entreprises incluent la présentation de la réponse en tant qu'élément marqué dans la matrice d'évaluation, ce qui en vaut la peine pour l'entreprise répondante.
Le prix est généralement une section distincte de la proposition d'appel d'offres.S'il y a plusieurs options de tarification fournies, la réponse doit indiquer clairement la valeur primaire, ainsi que le prix des différentes solutions alternatives.De nombreux contrats d'achat comprennent des frais récurrents, tels que les licences ou la maintenance annuelle.Cette valeur doit être fournie dans cette section, avec une indication claire de la durée du terme.
Toute restriction entourant l'acceptation de la proposition d'appel d'offres doit être incluse dans la réponse.Cela comprend des délais pour accepter l'offre, la planification pour le début du travail, la flexibilité des ressources et d'autres problèmes.Les conditions de paiement sont généralement indiquées dans la réponse, afin que le processus de négociation puisse commencer.