Hogyan írhatok egy javaslat levelet?

Sok szempontból a javaslati levél írása olyan, mint bármely más típusú üzleti írás.A világos, tömör, pontos írás fontos minden üzleti dokumentumhoz.Az üzleti javaslatok azonban speciális összetevőket igényelnek, például a javaslat kísérőlevelét.A javaslat levél, akárcsak az önéletrajz kísérőlevél, udvarias bevezetésként szolgál egy adott javaslathoz.Az aktív hang használata, az elfogadott üzleti írás etikettje után, és az olvasó korlátozott időtartamának megbecsülése kiemelkedő fontosságú a sikeres válasz szempontjából.

Gyakran, amikor a nagy szervezetek több projekt iránti kérelmet tesznek közzé, a javaslat kísérőlevele azt szolgálja, hogy tájékoztassa az olvasót, hogy mely javaslat -kérelem (RFP) válaszol a dokumentumra.Ha nincs létező kapcsolat a szakemberek vagy a vállalatok között, akkor a javaslati levél bevezetésként és lehetőségként szolgál a jó első benyomás kidolgozására.Amikor egy kapcsolat már létezik, a kísérőlevél lehetőséget kínálhat bókolásra, kifejezésre, vagy meghosszabbíthatja a mindkét fél közötti folyamatos jó akaratot.-Például a dokumentumot megfelelő címsorokkal, ügyes margókkal és standard betűtípussal vagy betűtípussal kell formázni.Várható a levél megfelelő kapcsolatfelvételi és az ügyfelek kultúrájához elfogadható professzionális üdvözlet felhasználása.A helytelen elérhetőségi információk vagy a túl informális üdvözlet megváltoztathatja a javaslati levelet olvasás vagy elvetés abban, hogy a megfelelő etikett mellett a javaslat levél hangja is fontos.A formális, mégis személyre szabott megközelítések általában a legjobban működnek a nyugati kultúrákban, néhány üzleti kapcsolat lehetővé teszi az informális hangot.A keleti kultúrák általában, bár nem mindig, a formális, szakmai megközelítést részesítik előnyben.Ha kétség merül fel a megfelelő hangon, akkor a formális és a szakmai megközelítés a legjobb.Ne használjon két vagy három szót, ha az egyik elegendő.A rövid, egyszerű mondatok jobbak, mint a hosszú, összetett bekezdések.Az aktív hang ábrázolja a tisztaságot és a bizalmat, ezért kerülje az írásban az igéket.Kerülje az olyan kifejezéseket, mint például a „ha szeretné” vagy „előnyben részesítheti”.Ehelyett az erős cselekvési igék és a közvetlen cselekvési felhívások esetén válassza.Az egyik gyakori hiba, amelyet a szakemberek a borító javaslatának írásában követnek el, a kísérő dokumentumokban szereplő információk újbóli újrafogalmazása vagy összefoglalása.Ne feledje, hogy a legtöbb üzleti szakember időben korlátozott.Tartsa tiszteletben az olvasó idejét, és ne pusztítsa el egyszerűen a javaslat tartalmát.Ehelyett írja be a levelét szem előtt tartva, szem előtt tartva: mit mondana, vagy hogyan mutatja be magát személyesen, mielőtt átadja egy javaslati dokumentumot?