Làm cách nào để viết một lá thư đề xuất?

Trong nhiều khía cạnh, viết một lá thư đề xuất giống như bất kỳ loại văn bản kinh doanh nào khác.Rõ ràng, ngắn gọn, viết chính xác là quan trọng cho bất kỳ tài liệu kinh doanh.Tuy nhiên, các đề xuất kinh doanh yêu cầu các thành phần cụ thể, chẳng hạn như thư xin việc đề xuất.Thư đề xuất, giống như một thư xin việc sơ yếu lý lịch, đóng vai trò giới thiệu lịch sự về một đề xuất nhất định.Sử dụng giọng nói tích cực, theo nghi thức viết kinh doanh được chấp nhận và thể hiện sự đánh giá cao về thời gian giới hạn của độc giả là điều tối quan trọng đối với một phản ứng thành công.Thông thường, khi các tổ chức lớn đăng yêu cầu nhiều dự án, thư xin việc đề xuất phục vụ để thông báo cho người đọc yêu cầu đề xuất (RFP) mà tài liệu trả lời.Nếu không có mối quan hệ hiện có giữa các chuyên gia hoặc công ty, một lá thư đề xuất hoạt động như cả phần giới thiệu và cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên tốt.Khi một mối quan hệ đã tồn tại, thư xin việc có thể đóng vai trò là cơ hội để khen ngợi, bày tỏ sự đánh giá cao hoặc mở rộng ý chí tiếp tục giữa cả hai bên. Cho dù mối quan hệ có tồn tại giữa các bên hay không, mỗi thư đề xuất nên tuân theo nghi thức viết kinh doanh thích hợp.Ví dụ, tài liệu nên được định dạng với các tiêu đề thích hợp, lề gọn gàng và kiểu chữ hoặc phông chữ tiêu chuẩn.Giải quyết thư đến liên hệ thích hợp và sử dụng lời chào chuyên nghiệp được chấp nhận cho văn hóa khách hàng được mong đợi.Thông tin liên hệ không chính xác hoặc một lời chào quá không chính thức có thể tạo ra sự khác biệt trong việc một lá thư đề xuất được đọc hay loại bỏ.

Bên cạnh nghi thức thích hợp, giai điệu của một lá thư đề xuất cũng rất quan trọng.Phương pháp tiếp cận chính thức nhưng được cá nhân hóa thường hoạt động tốt nhất trong các nền văn hóa phương Tây, với một số mối quan hệ kinh doanh cho phép một giai điệu không chính thức.Các nền văn hóa phương Đông thông thường, mặc dù không phải lúc nào cũng, thích một cách tiếp cận chính thức, chuyên nghiệp.Nếu có nghi ngờ về giai điệu thích hợp, cách tiếp cận chính thức và chuyên nghiệp là tốt nhất. Trong khi không có thư đề xuất nào đảm bảo sự chấp nhận, sử dụng giọng nói tích cực và viết ngắn gọn sẽ cải thiện tỷ lệ cược.Không sử dụng hai hoặc ba từ, khi một từ sẽ đủ.Các câu ngắn, đơn giản tốt hơn các đoạn dài, phức tạp.Giọng nói tích cực miêu tả sự rõ ràng và tự tin, vì vậy hãy tránh để trở thành động từ của bạn trong bài viết của bạn.Tránh các cụm từ như là nếu bạn muốn, bạn có thể thích.Thay vào đó, chọn cho các động từ hành động mạnh mẽ và các cuộc gọi hành động trực tiếp.

Nội dung cụ thể cho một thư đề xuất sẽ khác nhau cho từng mối quan hệ dự án và kinh doanh.Một sai lầm phổ biến các chuyên gia mắc phải bằng văn bản thư đề xuất bìa là sửa lại hoặc tóm tắt thông tin có trong các tài liệu đi kèm.Hãy nhớ rằng, hầu hết các chuyên gia kinh doanh đều bị giới hạn về thời gian.Tôn trọng thời gian của độc giả và không chỉ đơn giản là khôi phục nội dung đề xuất của bạn.Thay vào đó, hãy viết thư của bạn với một phần giới thiệu trực tiếp trong tâm trí: những gì bạn sẽ nói hoặc làm thế nào bạn sẽ trình bày trực tiếp trước khi bàn giao một tài liệu đề xuất?