Bagaimana cara menulis surat proposal?

Dalam banyak aspek, menulis surat proposal seperti jenis penulisan bisnis lainnya.Tulisan yang jelas, ringkas, akurat penting untuk dokumen bisnis apa pun.Proposal bisnis, bagaimanapun, memang membutuhkan komponen spesifik, seperti surat lamaran proposal.Surat proposal, seperti surat lamaran resume, berfungsi sebagai pengantar yang sopan untuk proposal yang diberikan.Menggunakan suara aktif, mengikuti etiket penulisan bisnis yang diterima, dan menunjukkan apresiasi untuk pembaca waktu terbatas sangat penting untuk respons yang berhasil.

Seringkali, ketika organisasi besar memposting permintaan untuk beberapa proyek, surat pengantar proposal berfungsi untuk memberi tahu pembaca yang meminta proposal (RFP) yang ditanggapi dokumen tersebut.Jika tidak ada hubungan yang ada antara profesional atau perusahaan, surat proposal bertindak sebagai pengantar dan peluang untuk membuat kesan pertama yang baik.Ketika suatu hubungan sudah ada, surat pengantar dapat berfungsi sebagai kesempatan untuk memuji, menyatakan apresiasi, atau memperluas niat baik yang berkelanjutan antara kedua belah pihak.

Apakah ada hubungan antara para pihak atau tidak, setiap surat proposal harus mengikuti etiket penulisan bisnis yang tepat.Misalnya, dokumen harus diformat dengan judul yang tepat, margin yang rapi, dan jenis huruf atau font standar.Mengatasi surat itu ke kontak yang tepat dan menggunakan salam profesional yang dapat diterima untuk budaya klien diharapkan.Informasi kontak yang salah atau salam yang terlalu informal dapat membuat perbedaan dalam apakah surat proposal dibaca atau dibuang.

Selain dari etiket yang tepat, nada surat proposal juga penting.Pendekatan formal, namun personal biasanya bekerja paling baik dalam budaya Barat, dengan beberapa hubungan bisnis memungkinkan untuk nada informal.Budaya Timur biasanya, meskipun tidak selalu, lebih suka pendekatan formal dan profesional.Jika ada keraguan mengenai nada yang tepat, pendekatan formal dan profesional adalah yang terbaik.

Meskipun tidak ada surat proposal yang akan menjamin penerimaan, menggunakan suara aktif dan penulisan ringkas meningkatkan peluang.Jangan gunakan dua atau tiga kata, ketika satu akan cukup.Kalimat pendek dan sederhana lebih baik dari paragraf yang panjang dan kompleks.Suara aktif menggambarkan kejelasan dan kepercayaan diri, jadi hindari kata kerja "menjadi" dalam tulisan Anda.Hindari frasa seperti "jika Anda ingin" atau "Anda mungkin lebih suka."Memilih sebagai gantinya untuk kata kerja tindakan yang kuat dan panggilan langsung untuk bertindak.

Konten spesifik untuk surat proposal akan bervariasi untuk setiap proyek dan hubungan bisnis.Salah satu kesalahan umum yang dibuat oleh para profesional dalam menulis surat proposal sampul adalah untuk mengulang atau merangkum informasi yang terkandung dalam dokumen yang menyertainya.Perlu diingat, sebagian besar profesional bisnis terbatas tepat waktu.Hormati waktu pembaca Anda dan jangan hanya menyatakan kembali isi proposal Anda.Sebaliknya, tulis surat Anda dengan perkenalan tatap muka: Apa yang akan Anda katakan atau bagaimana Anda akan menampilkan diri secara langsung sebelum menyerahkan dokumen proposal?