Mi az utazási titkár?

Egy utazási titkár adminisztratív minőségben dolgozik egy ügynökségben vagy társaságban.Őt utazási iroda asszisztensnek is nevezhetik.Az utazási titkárok koordinálják az ügyfelek utazási terveit egy ügynök felügyelete alatt, és gyakran válaszolnak a telefonokra, és kiszolgálják az ügyfeleket.Ha egy titkár kirándulásokat rendez a vállalati vezetők számára, akkor általában az utazási útvonalakat vagy ütemterveket is készíti.

Egy utazási irodában a titkárok gyakran felelősek az engedélyezési követelményekkel és az üzleti élet fenntartásához szükséges egyéb papírmunkákkal.Noha az utazási titkár válaszolhat a telefonra és terjesztheti a leveleket, tanácsot ad az ügyfeleknek, és meg kell értenie az idegenforgalmi ipar minden szempontját.Ez az alapos tudás segít megoldani a járatok és a szállodák összehangolására próbálkozó emberek problémáit.Egyes utazási titkárok segítenek információs brosúrák létrehozásában az ügyfélhasználathoz.

Ha vállalatoknál dolgoznak, az utazási titkárok gyakran megszervezik a vezetők utazásainak minden részletét.A vállalati utazási titkár kezelheti a kiállítások és az egyezmények tervezését.A legtöbb üzleti utazási titkár számára megfontoljuk a társaság pénzt a foglalás és a közlekedés megtakarítása.

A szakmai iskolák vagy a közösségi főiskolák gyakran vannak olyan programok, amelyek a titkárságú karrier utazási típusával kapcsolatos, bár ezeket a programokat nem lehet olyan gyakran kínálni, mint más típusú titkársági specialitások, például jogi és orvosi.Az iskolai programok tartalmazhatnak egy gyakorlati szekciót, amelyben a hallgatói gyakornokok utazási titkárként.Az utazási titkársági programok online és személyesen is elérhetők.Ezek a programok általában kevesebb, mint egy évet töltenek be, és gyakran tartalmaznak számos vizsgát, amelyeket a tanúsítvány megszerzéséhez kell átadni.

Az utazási foglalási szoftvert a titkároknak kell elsajátítaniuk.Az utazási titkárnak kiváló számítógépes ismeretekkel kell rendelkeznie, és képesnek kell lennie arra, hogy sok részletet összehangoljon.Például, ha egynél több légitársaságra van szükség az ügyfél utazásához, akkor a titkárnak tartalmaznia kell a járatok csatlakoztatására vonatkozó utasításokat.A jó ügyfélszolgálathoz a minimális várakozási idővel rendelkező kapcsolatok tervezésére is szükség van.

Az utazási titkárok, akik teljes vagy részmunkaidőben dolgozhatnak.Időnként, valamint személyes vakációikra utazhatnak üzleti találkozókra.A jó munkakapcsolatok kiépítése másokkal az utazási ágazatban, például a légitársaságok képviselői és az utazásszervezők segíthetnek a titkároknak értékcsomagolt túracsomagok létrehozásában az ügyfelek számára.Ebben az erőfeszítésben segítenek az utazási irodákban abban, hogy ügynökségük a lehető legjobb ajánlatokat és utazási lehetőségeket kínálja az ügyfeleknek.Egyes ügynökségekben az utazási titkár egy területre szakosodhat, például ünnepi túrákra, míg az ügynök más csomagokat is kezelhet.