Apa itu Sekretaris Perjalanan?

Seorang sekretaris perjalanan bekerja dalam kapasitas administrasi di suatu agen atau perusahaan.Ia juga dapat disebut sebagai asisten kantor perjalanan.Sekretaris perjalanan mengoordinasikan rencana perjalanan untuk klien di bawah pengawasan agen, dan sering menjawab telepon dan melayani pelanggan.Jika seorang sekretaris mengatur perjalanan untuk eksekutif perusahaan, ia juga biasanya menyiapkan rencana perjalanan atau jadwal perjalanan.

Di agen perjalanan, sekretaris sering bertanggung jawab untuk mengikuti persyaratan lisensi dan dokumen lain yang diperlukan untuk mempertahankan bisnis.Meskipun sekretaris perjalanan dapat menjawab telepon dan mendistribusikan surat, ia juga menyarankan klien dan harus memahami semua aspek industri pariwisata.Pengetahuan menyeluruh ini membantu memecahkan masalah bagi orang yang mencoba mengoordinasikan penerbangan dan hotel.Beberapa sekretaris perjalanan membantu membuat brosur informasi untuk digunakan klien.

Jika mereka bekerja untuk perusahaan, sekretaris perjalanan sering mengatur semua detail perjalanan eksekutif.Seorang sekretaris perjalanan perusahaan dapat menangani perencanaan pameran dagang dan konvensi.Mencoba menghemat uang perusahaan saat pemesanan ruang dan transportasi adalah pertimbangan bagi sebagian besar sekretaris perjalanan bisnis.

Sekolah Kejuruan atau Community College sering memiliki program yang berkaitan dengan tipe perjalanan karier sekretaris, meskipun program-program ini mungkin tidak ditawarkan sesering jenis spesialisasi kesekretariatan lainnya seperti hukum dan medis.Program sekolah dapat mencakup bagian praktikum di mana magang siswa sebagai sekretaris perjalanan.Program Sekretarium Perjalanan tersedia secara online maupun secara langsung.Program -program ini biasanya kurang dari setahun untuk menyelesaikan dan sering mencakup beberapa ujian yang harus disahkan untuk menerima sertifikat.

Perangkat lunak pemesanan perjalanan harus dikuasai oleh sekretaris.Seorang sekretaris perjalanan harus memiliki keterampilan komputer yang sangat baik dan dapat mengoordinasikan banyak detail.Misalnya, jika lebih dari satu maskapai diperlukan untuk perjalanan klien, sekretaris harus menyertakan instruksi untuk menghubungkan penerbangan.Perencanaan koneksi dengan waktu tunggu minimal juga diperlukan untuk layanan pelanggan yang baik.

Orang -orang yang merupakan sekretaris perjalanan dapat bekerja penuh atau paruh waktu.Mereka dapat melakukan perjalanan untuk pertemuan bisnis sesekali serta untuk liburan pribadi mereka.Membangun hubungan kerja yang baik dengan orang lain di industri perjalanan, seperti perwakilan maskapai dan operator tur, dapat membantu sekretaris membuat paket wisata penuh nilai untuk klien.Dalam upaya itu, mereka membantu agen perjalanan dalam memiliki agensi mereka menawarkan kepada pelanggan penawaran terbaik dan opsi perjalanan yang mungkin.Di beberapa lembaga, seorang sekretaris perjalanan dapat berspesialisasi dalam satu area, seperti tur liburan, sementara agen dapat menangani paket lain.