Thư ký du lịch là gì?

Một thư ký du lịch làm việc trong một năng lực hành chính trong một cơ quan hoặc công ty.Anh ấy hoặc cô ấy cũng có thể được gọi là trợ lý văn phòng du lịch.Thư ký du lịch phối hợp các kế hoạch chuyến đi cho khách hàng dưới sự giám sát của một đại lý và thường trả lời điện thoại và phục vụ khách hàng.Nếu một thư ký sắp xếp các chuyến đi cho các giám đốc điều hành của công ty, anh ta hoặc cô ta cũng thường chuẩn bị hành trình du lịch hoặc lịch trình.Trong một công ty du lịch, các thư ký thường chịu trách nhiệm theo kịp các yêu cầu cấp phép và các giấy tờ khác cần thiết để duy trì doanh nghiệp.Mặc dù một thư ký du lịch có thể trả lời điện thoại và phân phối thư, anh ta hoặc cô ta cũng tư vấn cho khách hàng và nên hiểu tất cả các khía cạnh của ngành du lịch.Kiến thức kỹ lưỡng này giúp giải quyết các vấn đề cho những người cố gắng phối hợp các chuyến bay và khách sạn.Một số thư ký du lịch giúp tạo tài liệu quảng cáo thông tin cho khách hàng sử dụng.Nếu họ làm việc cho các tập đoàn, các thư ký du lịch thường tổ chức tất cả các chi tiết của các chuyến đi của giám đốc điều hành.Một thư ký du lịch của công ty có thể xử lý các kế hoạch cho các triển lãm và hội nghị thương mại.Cố gắng tiết kiệm tiền của công ty trong khi đặt phòng và vận chuyển là một sự cân nhắc cho hầu hết các thư ký du lịch kinh doanh.Các trường dạy nghề hoặc trường cao đẳng cộng đồng thường có các chương trình liên quan đến các loại thư ký du lịch, mặc dù các chương trình này có thể không được cung cấp thường xuyên như các loại đặc sản thư ký khác như pháp lý và y tế.Các chương trình trường học có thể bao gồm một phần thực hành trong đó một sinh viên thực tập như một thư ký du lịch.Các chương trình thư ký du lịch có sẵn trực tuyến cũng như trực tiếp.Các chương trình này thường ít hơn một năm để hoàn thành và thường bao gồm một số bài kiểm tra phải được thông qua để nhận được chứng chỉ.Phần mềm đặt phòng du lịch phải được thư ký làm chủ.Một thư ký du lịch phải có kỹ năng máy tính tuyệt vời và có thể phối hợp nhiều chi tiết.Ví dụ: nếu cần nhiều hơn một hãng hàng không cho chuyến đi của khách hàng, thư ký phải bao gồm các hướng dẫn để kết nối các chuyến bay.Lập kế hoạch kết nối với thời gian chờ tối thiểu cũng là cần thiết cho dịch vụ khách hàng tốt.Những người là thư ký du lịch có thể làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian.Họ có thể đi du lịch cho các cuộc họp kinh doanh đôi khi cũng như cho kỳ nghỉ cá nhân của họ.Xây dựng mối quan hệ làm việc tốt với những người khác trong ngành du lịch, chẳng hạn như đại diện hàng không và các nhà điều hành tour du lịch, có thể giúp các thư ký tạo ra các gói tour được đóng gói giá trị cho khách hàng.Trong nỗ lực đó, họ hỗ trợ các đại lý du lịch trong việc có cơ quan của họ cung cấp cho khách hàng những ưu đãi tốt nhất và các tùy chọn chuyến đi có thể.Trong một số cơ quan, một thư ký du lịch có thể chuyên về một khu vực, chẳng hạn như các chuyến tham quan ngày lễ, trong khi một đại lý có thể xử lý các gói khác.