Apa itu asisten administrasi profesional?

Peran asisten administrasi profesional adalah yang vital dalam operasi banyak bisnis.Meskipun asisten administrasi profesional cenderung memiliki tugas yang sama dengan asisten administrasi, ia biasanya memiliki lebih banyak pengalaman bertahun -tahun dan/atau gelar sarjana, dan akan sering bekerja dengan eksekutif di perusahaan dan juga dapat berfungsi sebagai manajer kantor.Tanggung jawab pekerjaan asisten administrasi bervariasi, tetapi seringkali bersifat klerikal.Setiap asisten administrasi akan membutuhkan kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan orang lain, memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik, dan mahir dalam mengetik dan bekerja di komputer.

Menurut Departemen Tenaga Kerja A.S.Baik dalam kapasitas administratif atau klerikal, memastikan bahwa bisnis berjalan secara efektif dan efisien.Beberapa tugas mereka mungkin termasuk mengelola komunikasi antara bisnis, pelanggannya, dan karyawannya, seperti melalui surat, telepon, atau email;rapat penjadwalan;menetapkan janji temu;menyimpan catatan pengarsipan yang cermat, atau mengembangkan sistem pengarsipan;membantu karyawan lain dengan proyek atau penelitian;dan membuat pengaturan perjalanan.Sebagian besar asisten administrasi profesional melakukan semua tugas ini dan banyak lagi.

Beberapa tanggung jawab tambahan mungkin termasuk merekrut dan melatih karyawan baru, membantu pelanggan atau klien yang datang ke kantor, dan memelihara persediaan kantor.Ini mungkin berarti mengambil inventaris persediaan dan memesan apa yang dibutuhkan, serta menyimpan catatan pembukuan yang cermat.Asisten administrasi profesional perlu terbiasa dengan peralatan teknologi di kantor dan dapat melakukan perbaikan kecil atau memutuskan kapan harus memanggil seseorang untuk memperbaiki peralatan.

Asisten administrasi profesional membutuhkan kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan membuat keputusan.Dia perlu memutuskan informasi mana yang perlu diteruskan ke bos, serta apa yang bisa ditangani secara mandiri.Asisten administrasi yang berfungsi dalam peran manajer kantor perlu memastikan bahwa kebijakan kantor dipertahankan, yang mungkin terkait dengan masalah seperti kode pakaian atau waktu istirahat yang diminta.Penting juga untuk memastikan bahwa rantai komando sedang diikuti, jika kantor adalah lingkungan yang lebih formal.

Beberapa asisten administrasi profesional berlatih untuk bekerja di bidang tertentu, seperti bidang hukum atau medis.Area -area ini umumnya membutuhkan pelatihan tambahan untuk mempelajari terminologi dan metodologi lingkungan yang spesifik di mana mereka akan bekerja.Asisten di bidang ini sering dibayar upah lebih tinggi daripada di lingkungan kantor standar.

Ada banyak program sertifikat dan kelas individu yang tersedia untuk melatih asisten administrasi.Jenis pelatihan dan sertifikasi ini dapat terlihat sangat baik pada resume, dan meningkatkan kemungkinan dipekerjakan.Namun, banyak asisten administrasi hanya mempelajari keterampilan berharga mereka di tempat kerja, dan mendapatkan kenaikan gaji dan promosi selama bertahun -tahun layanan yang dapat diandalkan.