Trợ lý hành chính chuyên nghiệp là gì?

Vai trò của một trợ lý hành chính chuyên nghiệp là một vai trò quan trọng trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp.Mặc dù một trợ lý hành chính chuyên nghiệp có xu hướng có nhiệm vụ tương tự với bất kỳ trợ lý hành chính nào, anh ta hoặc cô ta thường có nhiều năm kinh nghiệm và/hoặc bằng đại học, và thường sẽ làm việc với các giám đốc điều hành trong công ty và cũng có thể hoạt động như một người quản lý văn phòng.Trách nhiệm công việc của các trợ lý hành chính rất đa dạng, nhưng thường là văn thư trong tự nhiên.Mỗi trợ lý hành chính sẽ cần khả năng làm việc tốt với người khác, có kỹ năng tổ chức tuyệt vời và thành thạo việc gõ và làm việc trên máy tính. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ, một trợ lý hành chính chuyên nghiệp có thể làm việc trong văn phòngHoặc trong một khả năng hành chính hoặc văn thư, đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hiệu quả.Một số nhiệm vụ của họ có thể bao gồm quản lý thông tin liên lạc giữa doanh nghiệp, khách hàng và nhân viên của mình, chẳng hạn như qua thư, điện thoại hoặc email;Lập kế hoạch các cuộc họp;thiết lập các cuộc hẹn;giữ hồ sơ nộp đơn cẩn thận, hoặc phát triển một hệ thống nộp đơn;hỗ trợ các nhân viên khác với các dự án hoặc nghiên cứu;và sắp xếp du lịch.Hầu hết các trợ lý hành chính chuyên nghiệp thực hiện tất cả các nhiệm vụ này và hơn thế nữa. Một số trách nhiệm bổ sung có thể bao gồm tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, hỗ trợ khách hàng hoặc khách hàng đến văn phòng và duy trì nguồn cung cấp của văn phòng.Điều này có thể có nghĩa là kiểm kê nguồn cung cấp và đặt hàng những gì cần thiết, cũng như lưu giữ hồ sơ sổ sách cẩn thận.Một trợ lý hành chính chuyên nghiệp cần phải làm quen với thiết bị công nghệ trong văn phòng và có thể thực hiện sửa chữa nhỏ hoặc quyết định khi nào nên gọi ai đó để sửa chữa một thiết bị. Một trợ lý hành chính chuyên nghiệp cần khả năng làm việc độc lập và đưa ra quyết định.Anh ấy hoặc cô ấy sẽ cần phải quyết định những mẩu thông tin nào cần được chuyển tiếp cho ông chủ, cũng như những gì có thể được xử lý độc lập.Một trợ lý hành chính hoạt động trong vai trò quản lý văn phòng sẽ cần đảm bảo rằng các chính sách văn phòng đang được duy trì, điều này có thể liên quan đến các vấn đề như mã trang phục hoặc thời gian nghỉ yêu cầu.Điều quan trọng nữa là phải chắc chắn rằng chuỗi chỉ huy đang được tuân thủ, nếu văn phòng là một môi trường chính thức hơn. Một số trợ lý hành chính chuyên nghiệp đào tạo để làm việc trong các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như lĩnh vực pháp lý hoặc y tế.Những lĩnh vực này thường yêu cầu đào tạo bổ sung để tìm hiểu thuật ngữ và phương pháp cụ thể của môi trường mà họ sẽ làm việc.Trợ lý trong các lĩnh vực này thường được trả lương cao hơn trong môi trường văn phòng tiêu chuẩn. Có nhiều chương trình chứng chỉ và các lớp riêng lẻ có sẵn để đào tạo trợ lý hành chính.Những loại hình đào tạo và chứng nhận này có thể trông tuyệt vời trong sơ yếu lý lịch, và cải thiện cơ hội được thuê.Tuy nhiên, nhiều trợ lý hành chính chỉ đơn giản là học các kỹ năng có giá trị của họ trong công việc, và kiếm được tăng lương và khuyến mãi qua nhiều năm phục vụ đáng tin cậy.