Apa yang dilakukan petugas pasokan?
Panitera pasokan adalah individu yang didakwa dengan tanggung jawab mengelola area penawaran perusahaan dengan cara yang memastikan bahwa semua persediaan penting yang diperlukan untuk kelanjutan operasi bisnis tersedia dalam jumlah yang cukup.Biasanya, petugas pasokan akan bekerja bersama dengan pengawas departemen dan agen pembelian untuk menentukan jumlah item yang berbeda untuk disimpan dan mengembangkan kriteria untuk pemesanan ulang berdasarkan pola penggunaan sebagai cara menjaga inventaris pasokan dalam batas yang masuk akal.Untuk mencapai hal ini, petugas pasokan akan mengelola proses yang digunakan untuk mencairkan barang -barang dari inventaris ruang pasokan, melakukan rekonsiliasi inventaris berkala untuk memastikan keakuratan catatan ruang pasokan, dan memulai permintaan untuk membeli agen yang secara giliran ditugaskan dalam pesanan pembelian pembelian,nomor dan ditempatkan dengan vendor untuk pemenuhan pesanan.
Salah satu tugas utama petugas pasokan adalah untuk menyimpan catatan akurat dari jenis dan jumlah barang yang ditempatkan di ruang pasokan.Dalam beberapa dekade terakhir, ini sering dikelola dengan beberapa jenis sistem pengarsipan manual yang memungkinkan untuk dengan cepat memposting tanda terima barang yang baru -baru ini diterima sementara juga memposting pencairan barang ke departemen yang berbeda.Sebagai bagian dari proses, orang -orang yang berwenang dari departemen tersebut akan mengisi permintaan sederhana untuk bagian -bagian tertentu atau barang -barang lainnya, mencatat departemen yang akan menerima barang -barang tersebut.Petugas pasokan akan menggunakan permintaan untuk menarik barang dan jumlah dari inventaris dan mengirimkan barang -barang itu ke perwakilan departemen tersebut.Pada titik itu, formulir permintaan akan diperbarui dengan tanggal dan waktu pencairan, ditandatangani oleh perwakilan departemen, dan kemudian digunakan oleh petugas pasokan untuk mengurangi jumlah dan jenis barang tersebut dari catatan inventaris.
Petugas pasokan juga akan menggunakan salinan tagihan lading dan daftar pengepakan untuk menerima barang masuk dan menambahkannya ke inventaris.Biasanya, barang akan diperiksa sebelum penerimaan kemudian ditandatangani dan ditugaskan lokasi tertentu di dalam ruang pasokan untuk penyimpanan.Penugasan lokasi tertentu membuatnya lebih mudah untuk mengambil barang kapan dan sesuai kebutuhan oleh departemen yang berbeda, dan juga meminimalkan peluang untuk kesalahan dalam jumlah unit.
Hari ini, teknologi memungkinkan petugas pasokan untuk dengan cepat memasukkan pembaruan ke inventaris pasokan melalui database komputer.Basis data dapat diprogram untuk mengidentifikasi item apa pun yang berada di dekat unit minimum untuk tetap ada, memberikan petugas dengan kemampuan untuk dengan cepat menyiapkan dan mengirimkan permintaan untuk pemesanan ulang.Penggunaan database pasokan juga membantu dalam tugas berkelanjutan yang umum untuk banyak sistem pasokan, yang dikenal sebagai jumlah siklus.Pada dasarnya, jumlah siklus adalah jumlah fisik periodik dari semua item dalam inventaris, dan digunakan untuk merekonsiliasi setiap perbedaan yang mungkin ada antara catatan pasokan dan jumlah aktual unit dari setiap item yang ditemukan dalam inventaris.Tugas ini memungkinkan untuk memungkinkan perbedaan apa pun yang mungkin terjadi karena kesalahan dalam penghitungan atau suku cadang dan peralatan lain yang dapat dinyatakan usang, dan AIDS dalam memastikan pasokan penting selalu tersedia saat dibutuhkan.