Thư ký cung cấp làm gì?

Cung cấp Thư ký là những cá nhân chịu trách nhiệm quản lý các lĩnh vực cung cấp của các công ty theo cách đảm bảo rằng tất cả các nguồn cung cấp cần thiết cần thiết cho hoạt động liên tục của doanh nghiệp có sẵn với số lượng đủ.Thông thường, thư ký cung cấp sẽ làm việc song song với các giám sát viên và đại lý mua hàng để xác định số lượng các mặt hàng khác nhau cần giữ trong tay và phát triển các tiêu chí để sắp xếp lại dựa trên các mẫu sử dụng như một phương tiện để giữ hàng tồn kho cung cấp trong giới hạn hợp lý.Để thực hiện điều này, một nhân viên cung cấp sẽ quản lý các quy trình được sử dụng để giải ngân các mặt hàng từ kho lưu trữ phòng cung cấp, tiến hành đối chiếu hàng tồn kho định kỳ để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ phòng cung cấp và bắt đầu các yêu cầu cho các đại lý mua được giaosố lượng và đặt với các nhà cung cấp để thực hiện đơn hàng.Một trong những nhiệm vụ chính của nhân viên cung cấp là duy trì các hồ sơ chính xác về cả loại và số lượng các mặt hàng được đặt trong phòng cung cấp.Trong nhiều thập kỷ qua, điều này thường được quản lý với một số loại hệ thống nộp đơn thủ công cho phép nhanh chóng đăng biên lai của hàng hóa nhận được gần đây trong khi cũng đăng các khoản tiền giải ngân cho các bộ phận khác nhau.Là một phần của quy trình, các cá nhân được ủy quyền từ các bộ phận đó sẽ điền vào một yêu cầu đơn giản cho một số bộ phận hoặc các mặt hàng khác, lưu ý bộ phận sẽ nhận được những hàng hóa đó.Thư ký cung cấp sẽ sử dụng yêu cầu để lấy mặt hàng và số lượng từ hàng tồn kho và giao các mặt hàng đó cho đại diện của bộ phận đó.Tại thời điểm đó, mẫu yêu cầu sẽ được cập nhật với ngày và thời gian giải ngân, được ký bởi đại diện của Bộ, và sau đó được nhân viên cung cấp sử dụng để trừ đi số lượng và loại hàng hóa từ hồ sơ hàng tồn kho.Một nhân viên cung cấp cũng sẽ sử dụng các bản sao của các hóa đơn thanh kiếm và đóng gói để nhận hàng hóa trong nước và thêm chúng vào kho.Thông thường, hàng hóa sẽ được kiểm tra trước khi chấp nhận sau đó đã ký và chỉ định một địa điểm cụ thể trong phòng cung cấp để lưu trữ.Việc gán các vị trí cụ thể giúp dễ dàng lấy hàng hóa khi và khi cần thiết bởi các bộ phận khác nhau, và cũng giảm thiểu cơ hội cho các lỗi trong số lượng đơn vị.Hôm nay, công nghệ cho phép nhân viên cung cấp nhanh chóng nhập các bản cập nhật vào kho cung cấp thông qua cơ sở dữ liệu máy tính.Cơ sở dữ liệu có thể được lập trình để xác định bất kỳ mục nào ở gần các đơn vị tối thiểu để giữ trong tay, cung cấp cho nhân viên bán hàng nhanh chóng chuẩn bị và gửi yêu cầu để sắp xếp lại.Việc sử dụng cơ sở dữ liệu cung cấp cũng hỗ trợ trong một nhiệm vụ liên tục phổ biến cho nhiều hệ thống cung ứng, được gọi là số lượng chu kỳ.Về cơ bản, số lượng chu kỳ là số lượng vật lý định kỳ của tất cả các mặt hàng trong kho và được sử dụng để điều hòa bất kỳ sự khác biệt nào có thể tồn tại giữa các hồ sơ cung cấp và số lượng đơn vị thực tế của mỗi mặt hàng được tìm thấy trong kho.Nhiệm vụ này có thể cho phép bất kỳ sự khác biệt nào có thể xảy ra do lỗi trong việc đếm hoặc các bộ phận và các thiết bị khác có thể được tuyên bố lỗi thời và AIDS đảm bảo các nguồn cung cấp thiết yếu luôn có sẵn khi cần thiết.