Làm cách nào để tạo một quy trình công việc đơn giản?

Một quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động đã được nghĩ ra một cách chu đáo để làm cho một công việc dễ dàng và hiệu quả.Một quy trình làm việc có thể liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất hoặc là một chuỗi được sử dụng bởi một cá nhân.Một quy trình công việc đơn giản thường sẽ là quy trình công việc được sử dụng bởi một cá nhân cho một nhiệm vụ hạn chế hoặc quy trình làm việc của một dự án rất chứa trong đó một số người có liên quan.Mặc dù một số quy trình công việc đơn giản được thiết kế để sử dụng công nghệ, những người khác được những người không có máy tính hoặc các thiết bị khác sử dụng.Khi thiết kế một quy trình công việc đơn giản, có một số cân nhắc cơ bản để phản ánh. Một trong những quyết định chính về quy trình công việc đơn giản là liệu sử dụng hoạt động song song hay hoạt động tuyến tính.Ví dụ, giả sử bạn có một doanh nghiệp nhỏ với năm nhân viên và gửi thư để ra ngoài và không có thiết bị lạ mắt.Bạn có thể có một quy trình tuyến tính trong đó nhân viên đầu tiên nhét phong bì, nhân viên thứ hai niêm phong nó, thứ ba gắn nhãn địa chỉ, thứ tư áp dụng một con tem và thứ năm xếp nó trong khay gửi thư phù hợp.Trong quá trình này, mỗi người làm việc được sắp xếp hợp lý bởi vì anh ta hoặc cô ta chỉ phải nghĩ về một điều, tuy nhiên mỗi mẩu thư được xử lý bởi năm người khác nhau.Trong một quy trình song song, tất cả năm nhân viên sẽ đồng thời thực hiện trình tự mdash;Nhồi, niêm phong, dán nhãn, dập và xếp chồng, nhưng mỗi mảnh thư sẽ được xử lý chỉ bởi một người.Đôi khi, thực hiện một số bước hơi phức tạp có thể góp phần tạo ra một quy trình công việc đơn giản.Ví dụ, macro là một hướng dẫn máy tính duy nhất kích hoạt một chuỗi các sự kiện.Bằng cách dành thời gian để thiết lập một macro, một chuỗi phức tạp phải được lặp lại có thể được đơn giản hóa rất nhiều.Sử dụng trình chỉnh sửa bố cục để thay đổi ánh xạ cho thiết bị nhập máy tính mdash;cho dù chuột, bàn phím, máy tính bảng, hoặc stylus mdash;là một khả năng khác để xem xét trong việc tạo ra một quy trình công việc đơn giản.Ví dụ, người ta có thể tạm thời thay đổi các nút trên chuột để ánh xạ chúng đến các phím tắt cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, khiến việc đi lại từ bàn phím đến chuột sang chuột đến chuột.Ngoài ra, người ta có thể tạo các phím tắt bàn phím mới cho phép người ta kiểm soát mọi hành động từ bàn phím và tránh chuột cho một nhiệm vụ cụ thể.