Các bước để đối chiếu thanh toán là gì?

Một doanh nghiệp liên quan đến bán hàng cho công chúng, đặc biệt là những người chỉ trực tuyến, có thể được hưởng lợi từ việc đối chiếu thanh toán.Các bước để đối chiếu thanh toán có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và các loại thanh toán hoặc số dư do.Một công ty tìm kiếm các khoản thanh toán từ người tiêu dùng có thể sử dụng các chiến thuật hơi khác so với thanh toán kinh doanh.Các bước như vậy có thể bao gồm dữ liệu hóa đơn phù hợp với thu nhập để tìm sự khác biệt, liên hệ với những người nợ thanh toán hoặc thậm chí đối chiếu lỗi với các tổ chức tài chính. Nhiều công ty điều hòa thủ công tất cả các khoản thanh toán đến từ khách hàng hoặc các nguồn khác.Điều này đôi khi có thể dẫn đến các khoản thanh toán hoặc dữ liệu bị thiếu, nhưng vẫn được ưa thích bởi những người không muốn đầu tư vào phần mềm hòa giải.Các bước đối chiếu thanh toán điện tử được thiết kế để hệ thống có thể tự động thu thập và so sánh tất cả các báo cáo có liên quan và gửi kết quả cho đơn vị quản lý thích hợp.Một khi dữ liệu được thu thập, các bước đối chiếu thanh toán tiếp theo liên quan đến phần mềm máy tính hoặc phân loại nhân sự và gán tất cả dữ liệu.Điều này có thể được thực hiện bởi sản phẩm hoặc ngành nghề kinh doanh hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác được xác định bởi các chủ doanh nghiệp nên dữ liệu liên quan được giữ lại với nhau.Sau đó, mỗi phần hoặc bộ sưu tập dữ liệu có thể được gán cho nhân viên có liên quan đến dữ liệu đó.Các bước tiếp theo thường bao gồm chuyển, với phần mềm hoặc thủ công, tất cả dữ liệu này vào bảng tính hoặc hệ thống khác để xem xét tất cả các khoản tiền gửi và tính phí.Quy trình đối chiếu thanh toán của doanh nghiệp.Điều này bao gồm các giao dịch và tên, số điện thoại và địa chỉ của khách hàng.Điều quan trọng đối với hầu hết các công ty là có phần mềm hoặc lưu trữ của bên thứ ba có thể giải quyết vấn đề này để xử lý đúng các khoản thanh toán và nắm bắt thông tin thẻ tín dụng.Sau đó, hệ thống có thể quyết định cho công ty liệu có nên viết ra các khoản thanh toán không được nhận hay trình bày lại chúng. Một vài bước cuối cùng sẽ cần một số tương tác của con người hoàn toàn để đánh giá thông tin mà chương trình đối chiếu thanh toán đã tạo ra.Thông thường, các nhân viên thường không được yêu cầu nghiên cứu bất cứ điều gì và chỉ phải hành động theo thông tin đã được cung cấp.Những hành động này có thể bao gồm liên hệ với người được trả tiền hoặc nộp dữ liệu để đánh giá hàng quý.Nếu các khoản thanh toán không thể được hòa giải, chúng được coi là xuất sắc và, ở hầu hết các công ty, họ trở nên ưu tiên cao và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quan hệ kinh doanh và khách hàng.Điều quan trọng là các công ty phải điều hòa tất cả các khoản thanh toán có thể, nhưng hầu hết đều có biên độ cho các khoản nợ chưa trả được xây dựng trong ngân sách của họ.